Что дает длительное использование BPM-систем

Эффект от внедрения систем управления бизнес-процессами (BPM) и систем электронного документооборота появляется сразу после перевода системы в продуктивную эксплуатацию. Речь идет как об эффектах чисто экономических, таких как сокращение затрат на обработку одного документа, сокращения общей длительности и трудоемкости бизнес-процессов, так и об эффектах инфраструктурных – строго соблюдения внутренних регламентов, повышения контролируемости выдаваемых поручений и сокращения вероятности наступления управленческих и финансовых рисков.

Естественно, чем дольше на предприятии используется система управления бизнес-процессами, тем значительнее становятся эти эффекты. Но стоит понимать, что для поддержания уровня этих эффектов система должна полноценно сопровождаться, а для их увеличения – развиваться, охватывать все новые и новые аспекты бизнес-процессов предприятия.

Итак, при длительном использовании системы, все больше сотрудников вовлекается в работу в системе, все больше руководителей меняет свой стиль обработки документов, начинает использовать систему для быстрого вынесения резолюций и их контроля. И естественно, новые сотрудники, только начинающие работать на предприятии, гораздо легче осваивают процессы, автоматизированные с помощью системы.

При должном подходе к внедрению, правильной подготовке пользовательской и эксплуатационной документации, новые пользователи могут подготавливать письма, согласовывать приказы, отправлять служебные записки без длительного и изучения регламентов и особенностей делопроизводства их нового места работы. При этом, руководитель может быть уверен, что система с большой долей вероятности просто не даст новичку нарушить регламенты и совершить ненужных ошибок.

Да и сотрудники, которые застали процесс внедрения системы через некоторое время перестают представлять работу с документами в бумажном виде. То, что раньше казалось чем-то новым и необычным, становиться повседневным. Кажется, что работать с документами по-другому и нельзя, что это просто «прошлый век». Достаточно часто такое отношение проскакивает в разговорах партнеров: «Как, вы все еще работает е в бумаге? Но как же так, система управления бизнес-процессами и документооборотом это же просто «must have».

Повышение прозрачности автоматизированных процессов, появление новых инструментов контроля при длительной эксплуатации систем управления бизнес-процессами создает новые привычки, такие как привычки к высокой личной эффективности. Развитые инструменты контроля и отчетности зачастую позволяют отследить как ключевые показатели деятельности структурных подразделений, так и ключевые показатели личной эффективности. При должном подходе к мотивации сотрудников это дает ощутимые результаты.

Длительное использование систем управления бизнес-процессами способствует приходу новой корпоративной культуры и появлению нового стиля управления. Система становится одним из основных инструментов как вертикальных, так и горизонтальных коммуникаций. Это позволяет делать эти коммуникации устойчивыми и гибкими, исключать из процессов «точки потерь», и в конченом итоге делает организацию более устойчивой к внешним влияниям и позволяет гораздо легче приспосабливаться к изменяющимся экономическим условиям.

Источник: Журнал "Современные технлогии делопроизводства и документооборота".