Что легче изменить

В качестве одной из выгод внедрения СЭД часто называют более легкое внедрение изменений бизнес-процессов. Безусловно, в наше время, когда изменения требуются очень часто, умение быстро перестроить работу может стать серьезным конкурентным преимуществом.

Но действительно ли автоматизированный процесс изменить проще? Давайте сравним. Причем в качестве сравнения рассмотрим регламентированный ручной процесс и не регламентированный.

Автоматизированный процесс, как правило, означает, что имеются регламенты, которые поддерживаются СЭД или другой системой (ERP, BPM и т.д.). Люди работают по регламентам, и отойти от них достаточно сложно (система не позволит). В этом случае для внесения изменений необходимо:

●     разработать новые регламенты работы;

●     разработать проект внесения изменений в систему (с учетом связей данного процесса с другими);

●     настроить/модифицировать систему;

●     довести новые регламенты и правила работы до людей (провести обучение);

●     установить изменения в системе.

Ручной (не автоматизированный) регламентированный процесс означает, что имеются регламенты, люди работают по регламентам, но при желании могут отойти от них (жесткого контроля нет). В этом случае внесение изменений в процесс потребует:

●     разработать новые регламенты работы;

●     довести новые регламенты и правила работы до людей (провести обучение).

Ручной не регламентированный процесс означает, что люди работают, как понимают, выбирая в каждом случае оптимальный на их взгляд метод выполнения. В этом случае, чтобы что-то изменить, потребуется:

●     понять, как люди работают;

●     разработать новые регламенты работы (если есть цель регламентировать);

●     обучить людей работать по-новому (возможно, каждого в отдельности).

Не регламентированный процесс исключим из сравнения – там налицо масса неопределенностей, не известно сколько, займет его изменение и изменится ли он.

Ну и что получается? По числу действий неавтоматизированный процесс поменять вроде значительно проще. Но не надо забывать, что дальше начинается реальная работа, в которой люди пытаются применять новые регламенты. Ошибок при неавтоматизированном варианте будет явно больше, а значит реально работающий по-новому процесс мы получим гораздо позже. В общем как в моем любимом мультике: «лучше день потерять, потом за пять минут долететь».