Планируете оптимизировать процессы? Разница BPM- и ECM-систем

 «В будущем будет два вида компаний — быстрые и мертвые».
Давид Вайс, глава международной корпорации Northern Telecom

Будущее наступило и если ваша компания еще существует, то самое время заняться ускорением, особенно, если вы чувствуете, что машина вашего бизнеса постепенно увязает в болоте, давно проложенные маршруты бизнес-процессов больше не помогают, а привычная дорога заросла дебрями законодательства. Перемен требуют уже не только сердца, но и отрицательная динамика показателей финансовой отчетности.

Когда управление традиционными материальными ресурсами исчерпало свой потенциал оптимизации, в качестве «источника жизни» для компании все чаще используется концепция процессного управления (BPM – англ. business process management). Бизнес-процессы рассматриваются как особые нематериальные ресурсы предприятия, которые могут непрерывно адаптироваться к изменениям и обеспечивают перспективы роста при грамотном использовании. Применяя BPM, компания получает ответы на вопросы: какая работа, когда и где выполняется, для чего это нужно и кто несет ответственность.

Для анализа, оптимизации и повышения прозрачности бизнес-процесса рынок информационных технологий предлагает широкий спектр BPM- и ECM-систем. Если применимость BPM-систем для управления бизнес-процессами не вызывает вопросов, то как здесь могут помочь ECM-системы, предназначенные для управления корпоративным контентом?

При чем здесь ECM-системы

Любой бизнес-процесс неразрывно связан с информацией. Её необходимо хранить, анализировать и использовать. Ни одно производство не возможно без своевременных поставок, обеспечиваемых складским учетом. Ни одно управленческое решение не может гарантировать успех организации в будущем, если оно не опирается на данные о текущем состоянии дел и предыдущий опыт.

Бизнесу требуются комплексные решения – системы, сочетающие в себе функциональность для управления контентом и процессами. Современные BPM-системы имеют модули для управления корпоративным контентом, а ECM-системы предоставляют возможности для передачи контента по настроенным маршрутам, управления потоками работ, назначения рабочих задач.

Цель управления бизнес-процессами – это развитие компании в долгосрочной перспективе. Цель одна, но системы разных классов предлагают для ее достижения разные пути.

Для чего моделируются процессы

Цель проектирования бизнес-процессов в BPMS (Business Process Management System) – анализ и улучшение процессов, которое подразумевает проработку разных вариантов реализации работ, организационной структуры и ключевых задач. При этом для формирования полной картины требуется глубокая проработка взаимосвязей всех процессов, возможно включение элементов, которые не затронет автоматизация (действия, которые выполняются за рамками системы, неавтоматизированные пользователи).

Цель проектирования в ECM – управление взаимодействием и повышение прозрачности только тех процессов, которые планируется запускать в работу. Оптимизация и анализ разных вариантов реализации верхнеуровневых процессов осуществляются только на этапе проектирования системы. Когда система введена в промышленную эксплуатацию, возможна оптимизация каждого отдельного процесса за счет сокращения времени на исполнение этапов, объединения или исключения действий.

Визуальное представление

Поскольку BPMS – это, в первую очередь, инструмент аналитика, то бизнес-процессы моделируются в формальных нотациях (BPMN, IDEF0, EPC), чтение которых предполагает наличие соответствующих знаний (пунктирная стрелка означает поток информации, а стрелка с непрерывной линией – поток операций).

Пример моделирования процесса в BPM-системе

ECM-системы, как правило, не поддерживают возможности использования разных нотаций, их инструменты моделирования спроектированы для быстрой настройки бизнес-процесса и его наглядного отображения, понятного исполнителям и руководителям.

Пример моделирования процесса в ECM-системе (СЭД)

Для кого

На предприятии полноценное использование BPM-систем необходимо узкому кругу специалистов: тем, кто управляет процессом в комплексе, владельцам процессов и руководителям проектов.

ECM-системы позволяют ставить задачи, оперативно отслеживать их исполнение. Это удобно для рядовых сотрудников, которым необходимо выполнять свои функции и не требуется видение картины в целом. Это сравнимо с тем, что водителю грузовика, перевозящему груз, не нужно понимать сложные логистические цепочки, обеспечивающие своевременную поставку, ему нужно довезти груз до указанного места.

Какие процессы

BPMS позволяет моделировать сложные верхнеуровневые процессы, например, производство продукции, организация закупок.

ЕСМ-инструменты используются, в первую очередь, для процессов, привязанных к документам. Например, заключение и исполнение договора, проведение совещаний и исполнение работ по протоколу обработка корреспонденции и внутренних документов.

***

Выбор класса системы определяется задачами оптимизации, но какую систему вы бы не выбрали, при правильном использовании она принесет вам конкурентное преимущество в виде ускорения процесса, повышения его управляемости и более качественного обслуживания клиентов. Выбирайте комплексные меры: используйте функциональность BPMS для построения оптимального маршрута, а ЕСМ – для наполнения бизнес-процессов топливом информации.

Источник: E-xecutive