Что важно знать о новом формате кадрового электронного документа уже сегодня

Цифровизация трудовых процессов и отношений идет полным ходом. Не последнюю роль играет государство, которое работает над совершенствованием законодательной базы и создает новые полезные инструменты — портал «Работа России», мобильное приложение Госключ и другие.

В ноябре 2021 года вышел 377-ФЗ, который закрепил право использовать электронный формат кадровых документов. Теперь работодатели могут отказаться от бумаги и обрабатывать, передавать и хранить данные в цифре. Согласно ТК РФ, обмен возможен со всеми сотрудниками, если они согласятся на КЭДО — кадровый электронный документооборот.

Каждая организация может подключиться к КЭДО или продолжить вести дела на бумаге — это ее право. В то же время те, кто выбрал цифру, с весны 2023 года обязаны работать с кадровыми документами по-новому и учитывать положения приказа Минтруда от 20.09.2022 № 578н «О единых требованиях к электронным документам, оформляемым без дублирования на бумажном носителе». При этом неважно, где настроен КЭДО — в корпоративной информационной системе (ИС) или, например, на площадке «Работа России».

До появления правового акта структура цифровых кадровых документов не была законодательно урегулирована, и организации могли использовать для их оформления любые форматы, например, PDF, DOC, XLSX и прочие. Сейчас законодатель четко определил формат и структуру кадрового ЭД, а значит, организациям, которые уже используют или присматриваются к КЭДО, стоит внимательно изучить правовой акт или прочитать эту статью.

Обновленная структура кадрового документа

В соответствии с приказом в структуру кадрового ЭД входит ряд элементов.

Вся необходимая информация об элементах описания ЭД опубликована на сайте Минтруда:

Здесь же публикуются сведения о формате описания ЭД (XML-схема). Когда они меняются, на сайте размещается актуальная версия. Старый вариант действует еще год. Этот срок дается организациям и разработчикам корпоративных систем для адаптации внутренних решений для КЭДО.

Приказом также определен перечень документов и сведений, связанных с работой, которые можно оформлять без дублирования на бумаге. Список состоит из 123 наименований, каждому из которых присвоен код для отображения нужной информации в описании документа.

На документы, оформленные до вступления приказа № 578н в силу, его нормы не распространяются. По этому и другим актуальным вопросам Минтруд дал разъяснения на официальном сайте.

Какие задачи решает новый стандарт?

Формализованные документы необходимы государству для автоматизации и ускорения проверок: информационным системам будет проще обрабатывать сведения, если они будут поступать в одном формате, в разы увеличится скорость и повысится качество.

Рядовому специалисту нововведения тоже упрощают жизнь: теперь он может предоставить в любую организацию полный спектр трудовых документов, не опасаясь, что данные окажутся нечитабельны в какой-то отдельной ИС.

Цель Минтруда — мониторить нарушения законодательства и принимать превентивные меры. Единые форматы помогут решить и эту задачу.

Что будет, если работать по старинке?

Прямых санкций за нарушение норм приказа пока нет.

Вероятно, государственные органы и системы — Госуслуги, «Работа России» — в перспективе просто не будут принимать некорректно оформленные документы. Также можно предположить, что ошибки будут караться такими же штрафами, которые сейчас распространяются на бумажные экземпляры. Например, за оплошности при оформлении трудового соглашения сегодня можно лишиться от 30 000 до 200 000 руб. в зависимости от размера компании-нарушителя.

Что изменилось в Directum HR Pro?

Компания Directum активно участвует во всех инициативах Минтруда по переходу на КЭДО, а значит, всегда в курсе последних изменений и тенденций.

В системе управления кадровыми процессами, документами и сервисами Directum HR Pro еще до вступления в силу нового приказа документы создавались в корректных форматах, поэтому значительных доработок не потребовалось: дополнительно в пакет включили лишь XML-схему.

В системе можно формировать все урегулированные приказом составные части цифрового документа. XML-описание генерируется автоматически.

Все документы, сгенерированные в Directum HR Pro, выгружаются в утвержденных форматах, что гарантирует их юридическую значимость и легитимность при передаче в проверяющие органы или выгрузке по требованию работника.

Компания Directum внимательно отслеживает изменения в законодательстве РФ и оперативно меняет программные продукты для соответствия нормам. Команды технической и методической поддержки всегда готовы помочь работодателю разобраться в особенностях законодательства и новинках системы.