Цифровизация с амбициями: рекрутинг + КЭДО под ключ

Посмотрим на типовой бизнес-кейс.

Дано:

• компания 1000+ сотрудников;
• есть потребность в автоматизации процессов КЭДО и подбора сотрудников.

Задача:

получить максимальный эффект для бизнеса от цифровизации двух областей.

Решение

Очевидно, требуются система КЭДО и система подбора — это необходимое, но не достаточное условие. Для достижения максимального эффекта важна качественная интеграция.

Рекрутинг и прием на работу в цифре — козырь в вашем рукаве Обычно под интеграцией понимается автоматический обмен данными между решениями. Завел кандидата в рекрутинговой системе, отметил его как финалиста, он «улетел» в КЭДО. Но действительно ли такая интеграция облегчает жизнь рекрутеров и кадровых специалистов? Повышает ли она эффективность процессов? Может ли «дружба» быть крепче, чем передача данных кандидата из рекрутинговой системы в решение для КЭДО?

Полнота и качество интеграции зависит от количества возможных сценариев, их проработанности с точки зрения методологии, удобства. Рекомендую присмотреться к дополнительным кейсам совместного использования систем, например:

• подача заявки на подбор;
• прохождение проверки кандидата службой безопасности (СБ);
• согласование оффера внутри компании;
• утверждение оффера кандидатом;
• прохождение медосмотра;
• трудоустройство кандидата.

Как будут реализованы эти процессы — дело вкуса. Набор передаваемых данных, последовательность и наличие этапов в каждом из них — это уникальные для каждой компании составляющие, зависящие от регламентов. Хочется остановиться не на конкретных вариантах реализации, а на преимуществах, которые организация может получить благодаря интеграции двух систем.

Исключается повторный «ручной» ввод данных благодаря обмену между системами

Данные от рекрутера переходят специалисту по кадрам автоматически. Например, кандидат откликнулся на вакансию, информация из его резюме попала в рекрутинговую систему, соискатель прошел этапы подбора, в процессе которых информация о нём дополнялась. Специалисту по кадрам повторно заполнять сведения о кандидате не нужно — они передались в систему КЭДО, а на ее основе благодаря интеграции автоматически создалось физлицо, сотрудник и кадровое событие «Прием на работу».

Если кандидат в процессе проверки службой безопасности уже предоставлял, например, скан паспорта, он по той же схеме передается специалисту по кадрам для трудоустройства автоматически, безопасно, в нужный момент времени и по заданному маршруту.

Минимизация количества интерфейсов для участников процесса

Руководители и согласующие работают в привычном интерфейсе — им не нужно заходить в рекрутинговую систему.

Зачастую инициаторы заявок на подбор не имеют доступа к рекрутинговой системе или считают переключение между программами неудобным. Это обоснованно: из-за редких обращений к непрофильной системе осваивать ее приходится каждый раз заново, доступы к ней теряются, а администраторы тратят ресурсы на ее поддержку на рабочих местах руководителей.

Интеграция решает такие проблемы. Процесс может строиться так: инициатор заявки на подбор создает ее в системе электронного документооборота, которой пользуется ежедневно, там она проходит необходимые согласования и «улетает» в рекрутинговую систему, где на основе заявки создается проект вакансии.

То же с согласованием оффера: даже если проект готовится в рекрутинговой системе, его можно передать в систему КЭДО и согласующий увидит документ в привычном интерфейсе «Входящих». По завершении согласования результат передается рекрутеру в систему подбора. Так каждый из участников процесса решает задачи в своей системе.

Кандидат работает в едином окне: на этапах подбора и трудоустройства.

Сквозной и непрерывный процесс от подбора до трудоустройства характеризуется единым окном для кандидата, где он взаимодействует с работодателем. На этапе рассмотрения кандидат уже вовлекается в информационную систему: например, для заполнения анкеты СБ, утверждения оффера или получения направления на медосмотр. После утверждения своей кандидатуры — получает ЭП, подписывает соглашение об электронном взаимодействии и комплект документов для приема. Всё это — в рамках единого интерфейса.

Более того, кандидат продолжит работу в этой же системе, но с расширенными правами, став сотрудником: здесь же будет подписывать документы, оформлять отпуска и создавать заявления. Такой подход возможен в рамках интеграции двух систем и имеет ряд преимуществ: у кандидата на ранних этапах появляется пользовательский опыт работы с системой, его адаптация в компании происходит быстрее.

Оптимизация процессов

Непрерывность и прозрачность. Если согласование кандидата или оффера происходит за рамками системы, для рекрутера это «черный ящик». Чтобы уточнить статус согласования, надо собрать информацию у участников бизнес-процесса. В рамках интеграции рекрутер всегда знает, на ком «застряли» работы, и при необходимости может принять меры. Системы обмениваются ссылками на процессы, в любой момент можно перейти по такой ссылке и узнать статус найма.

Промежуточные статусы также доступны из интерфейса рекрутинговой системы: как только завершается процесс в КЭДО, информация в системе подбора обновляется автоматически, и наоборот — как только кандидат подтвердил намерение о трудоустройстве, статус меняется и инициируется оформление на работу.

Скорость. Благодаря взаимодействию двух систем и быстрому пониманию статуса по процессу скорость найма увеличивается. По данным исследования компании «Поток», сегодня 88% компаний сталкиваются с дефицитом квалифицированных кадров. Как следствие — если кандидат соответствует должности, нанимать нужно быстрее. Прогнозируется активное внедрение в компаниях One Day Offer, а это невозможно без качественной цифровизации.

Полный цикл работы с документами

Передавая документы в систему КЭДО, можно бонусом получить одно из весомых преимуществ этого класса ПО — комплексный подход к работе с документами:

• возможность подписать документ электронной подписью и защитить его от изменений;
• поддержку версионности документа — для удобства согласующих;
• назначение прав доступа — для обеспечения конфиденциальности, например, по указанным в оффере финансовым условиям;
• шифрование документа — актуально для анкеты службы безопасности;
• контроль изменений, произведенных в документе, — сохранение истории изменений для подписанта;
• управление шаблонами — для разных должностей и категорий сотрудников.

Мощный движок для настройки процессов

Чем больше компания, тем сложнее могут быть ее бизнес-процессы. Наём — не исключение. Настраивать линейные согласования можно практически в любой ATS-системе, но для сложных маршрутов требуется инструмент управления процессами. Интеграция обогащает систему подбора такими возможностями, ведь они в полной мере присущи современным системам КЭДО.

Конечно, это должны быть не просто сервисы, ориентированные только на подписание документов, а комплексные HRM-системы с движком настройки процессов, такие как Directum HR Pro. Здесь бизнес-процессы можно создавать и видоизменять на двух уровнях: no-code и low-code.

Легкая no-code-настройка сложных кадровых процессов No-code. Представляет собой инструмент настройки. Маршрут процесса строится «на лету» путем выбора готовых блоков и перемещения их согласно регламентам компании. В блоках задаются значения сущностей: можно выбрать тему задания, исполнителя, необходимость вложения документов, задать инструкцию и условия перехода на следующий блок и многое другое. Справиться с такой задачей может аналитик или администратор компании без привлечения разработчика.

Low-code. Этот инструмент предоставляет возможность адаптировать систему под самую сложную бизнес-логику через создание новых сущностей и модулей с помощью кода. Разработка помогает создавать витиеватые процессы, при этом отвечающие требованиям производительности.

Интеграция дополняет систему подбора. На этапах рекрутинга все процессы физически могут происходить в системе КЭДО, где настроен «сложный» маршрут, а результаты — возвращаться в ATS-систему.

Как видно, смельчаки, которые решаются на сквозную цифровизацию подбора и приема на работу, получают множество преимуществ. Для них на рынке уже есть предложения от опытных вендоров. Одно из них — от компаний Directum и «Поток»: весь процесс найма от публикации вакансии до трудоустройства может идти бесшовно за счет интеграции систем «Поток Рекрутмент» и Directum HR Pro.

Узнайте больше на официальном сайте.

Изображение на обложке от freepik.