Цифровая трансформация и тренды электронного документооборота в бизнесе. Как выбрать систему

Непредсказуемый 2020-й заставил ИТ-руководителей пересмотреть свои стратегии. Многим пришлось заново оценить системы, внедрённые на предприятиях, и заняться поиском новых, более актуальных решений. В том числе для управления документооборотом, бизнес-процессами и контентом. Как правильно выбрать систему и какие тренды нужно учесть, рассказывает директор департамента консалтинга и внедрения компании Directum Елена Истомина.

— Как меняются традиционные СЭД? Какая функциональность систем будет наиболее востребована в будущем?

— Первый тренд — стираются границы между классами систем (СЭД, ECM, BPM, CSP). Это идёт от потребностей заказчиков — нужно максимально эффективно закрыть задачи минимальным количеством систем. При этом не так важен их класс. А задачи заказчики ставят комплексные. Если это управление HR-процессами, то оно включает всё — от формирования приказа кадровиком и его согласования, ознакомления всеми сотрудниками с документами до заявки на кандидата или увольнение сотрудника. Если речь об управлении командировками, то в него входят их согласование, синхронизация с билетными сервисами, формирование авансового отчёта и его приём в бухгалтерии.

Второй тренд — интеллектуальность. Максимальное встраивание ИИ во все процессы: от уже элементарной классификации и выделения реквизитов документов до юридических проверок, автореферирования, автоматической подстановки ответственного и выбора маршрута согласования.

И третий тренд — полная цифровизация процесса до «последней мили». Если раньше обязательно использовали бумажные договоры с синей печатью, архивы хранились на материальных носителях, сотрудники подписывали кадровые документы авторучкой, то сейчас всё это переходит в полностью цифровой вид. И бумажный контент из него нужно убирать. Для этого в системах развиваются электронный обмен документами с контрагентами, инструменты для удалённой работы сотрудника — мобильные приложения, чат-боты, простые подписи, а также юридически значимое долговременное хранение документов.

— Чем отличаются современные системы ECM и BPM?

— Границы между ними стираются, и эта тенденция продолжится. Бизнес-процессы и документы неотделимы друг от друга, соответственно, уже сложно представить BPM-систему без управления документами, а ECM — без управления процессами.

Мы ушли от терминов (ECM и BPM — прим.ред.) и определяем Directum RX как интеллектуальную систему управления процессами и документами. Такая связка указывает на закрытие широкого спектра задач заказчика. Для нас важно наличие готового набора проработанных решений под расширяющиеся задачи. Поэтому в нашем портфеле регулярно появляются новые решения: для HR-процессов, ОЦО, а также личный кабинет сотрудника, управление проектами и т. д.

При этом «правильная» система должна быстро настраиваться и развиваться. И здесь речь необязательно про low-code. Клиентам в целом нужны простые и доступные инструменты настройки и быстрой разработки. Directum RX отвечает этим требованиям.

— Ваш совет для CDTO. Как правильно внедрять электронный документооборот? Каких ошибок нужно избежать?

— Ключевой момент текущих подходов к автоматизации — не «обрезать» процесс. Сразу оценивать документооборот и переводить в цифру от начала до конца, чтобы он стартовал и заканчивался в электронном виде, не прерывался на бумажный формат. А чтобы всё работало стабильно и удобно, как с бумагой, нужно хорошо продумывать интерфейсы и инфраструктуру для разных классов пользователей. Может быть, где-то отказываться от лишних этапов и ненужного контроля. Да, придётся менять привычки и методики. Нужно быть смелым, опережать законодательство или идти параллельно с его инициативами. Пример — эксперимент Минтруда по электронному кадровому документообороту, в котором сейчас участвуют наши клиенты.

— Действия CDTO после внедрения СЭД: о чём важно не забыть и как трансформироваться дальше?

— После проекта внедрения важно выстроить непрерывность поддержки и развития системы.

При полной цифровизации критичность работоспособности ПО для бизнеса существенно повышается. Простой даже в 15 минут может обернуться огромными потерями для компании, поэтому требования по безопасности и отказоустойчивости системы становятся очень высокими. Необходимо продумать всё в плане инфраструктуры и сотрудников, которые её обслуживают. Должны быть свои службы и связь со второй линией более глубокой поддержки (для крупных корпораций — вплоть до вендора).

Небольшим компаниям, которые не уверены в своих силах или не могут самостоятельно обеспечить такую поддержку, рекомендуем переходить на облака. В этом случае стабильность на 99,9% обеспечивает уже поставщик системы. Поддержка — вроде бы, очевидный момент, но всё-таки про него не нужно забывать.

Другой ключевой момент — развитие. Бизнес не стоит на месте, и система должна успевать за его изменениями, не тормозить его, давать новые возможности. Нужна команда специалистов, ориентированная на развитие системы — центр компетенций. В ней должны быть аналитики, которые знают досконально возможности отдельных систем, способны оценить и понять изменения бизнеса и то, как они будут отражаться на ПО.

Цифровая экосистема: модный термин или новая реальность? Иногда в компаниях забывают, что важен «владелец системы» верхнего уровня. Директор по цифровой трансформации должен быть тем, кто знает и сам бизнес, и как обеспечить поддержу его потребностей со стороны ИТ. Ему предстоит взвешенно принимать решение, в какой из систем реализовывать задачи или использовать внешние сервисы.

— Как рассчитать и обосновать экономический эффект от внедрения ECM-системы?

— Сколько лет компании занимаются автоматизацией, столько лет звучит этот вопрос.

Деньги на внедрение системы выделяются немаленькие. Считать, сколько бумаги мы сэкономим и сколько людей уволим, бессмысленно. Сейчас нет вопроса нужна ли система, проводить ли цифровую трансформацию процессов. Без таких изменений компаниям выжить уже невозможно.

Критерии оценки эффективности системы во многом качественные, их сложно оценить в деньгах. Важно выбрать ту, в которой больше готовых решений. Правильная система лучше вписывается в инфраструктуру, имеет задел на будущее. Как мы говорили выше, важны факторы поддержки: специалисты по системе, лучшие условия помощи, доверительные отношения с партнёром или вендором.

Расчёт эффекта от цифровой трансформации в лоб не всегда имеет смысл. Конечно, посчитать экономию рабочего времени, например, при использовании ИИ, можно. Но важнее оказывается не то, что вы можете сократить сотрудников, а высвободившееся время. Например, можно расширить услуги или присутствие на рынке, не увеличивая штат.

Кроме того, эффект не только в том, что сокращаются затраты времени. Становится меньше рутины, работа сотрудников будет более интеллектуальной. Сейчас сложно найти людей на трудоёмкие и рутинные задачи.

Таким образом, экономический эффект нужно считать по-другому — в расчёте на возможность бизнеса развиваться и конкурировать на рынках продукции и труда. Именно поэтому директору по цифровой трансформации нужно быть на связи с бизнесом, ориентироваться на стратегические показатели совокупно, а не только на уменьшение затрат бумаги, человеко-часов или чернил для принтера.