Цифровизация коллегиальных органов управления. Опыт банка «Открытие»

Об уровне ИТ-развития банков обычно судят по тому, как выстроено взаимодействие с клиентами – есть ли удобное мобильное приложение, умный чат-бот и т.д. Но далеко не всегда понятно, как ИТ-решения применяются в организации внутренних процессов. Используют ли в банках современные технологии для узких и специфичных задач, в работе наблюдательных советов, собраний акционеров и иных коллегиальных органов управления? На вопрос ECM-Journal отвечает Денис Гузовский, старший вице-президент, директор департамента ИТ-эксплуатации банка «Открытие».

– Денис, как в вашем банке выстроена работа коллегиальных органов? Какие процессы проходят в электронном виде?

– Работа коллегиальных органов банка частично автоматизирована с помощью офисных приложений – большего не потребовалось, и эффективность от усиления автоматизации нам не была вполне очевидна.

Однако мы полностью цифровизировали заседания Наблюдательного совета, чтобы упростить членам совета доступ к материалам и результатам работы банка для ознакомления и оперативного принятия решений. Кроме того, нам было важно настроить возможность удалённого участия в заседаниях с помощью медиа-трансляции и онлайн-чата, оцифровать потоки данных и ускорить информационный обмен.

– Используются ли в этих процессах мобильные технологии?

– Да. Мобильный доступ как на очных, так и на заочных заседаниях позволяет оперативно изучать повестку и другие материалы Наблюдательного совета, проводить электронное голосование. Появилась возможность дистанционной работы из любой точки мира с удобной коммуникацией и безопасным чатом для обсуждения стратегических вопросов. Кроме того, настроен быстрый доступ к архиву заседаний.

Мы усилили электронный документооборот, перевели работу коллегиальных органов в формат видео-конференц-связи, внедрили согласование по электронной почте. Фактически технология как раз «поспела» вовремя – пандемия и переход в онлайн никак не повлияли на принятие решений Наблюдательного совета.

– Какое ПО для автоматизации процессов используете? На что опирались при его выборе, что было важно?

– Мы использовали программное обеспечение BoardMaps от «Дэшборд Системс». При выборе обращали внимание на опыт внедрения и работы именно на российском рынке. Система предоставляет многоязычный интерфейс, встроенный модуль синхронной презентации, возможности подключения мобильного устройства с использованием многофакторной аутентификации Mobile Iron, дифференцированный механизм ролевой модели и интеграции с СЭД и корпоративной почтой.

– Какие документы коллегиального органа управления переведены в электронный вид? Как организовано их хранение?

– В электронный вид переведены все документы с электронной подписью – это электронные оригиналы, не дубликаты бумажных документов. Для их хранения мы используем специальную защищённую область сети банка и пока ориентируемся на вечное хранение. Периодически (нечасто) выгружаем документы для проверок контролирующих органов и аудиторов.

Единственная преграда на пути к полной автоматизации работы коллегиальных органов, на мой взгляд, – текущее законодательство. По этой причине сегодня некоторые документы приходится распечатывать и подписывать собственноручной подписью.

– Каких инициатив от бизнеса или государства в России ждёте для упрощения работы коллегиальных органов? Что было бы удобно, но сейчас кажется чем-то из области фантастики?

– Ждём использования полного комплекта электронных документов, возможно, некого единого авторизованного центра государства по их контролю и хранению.

Фантастическим пока кажется принятие законов, обеспечивающих полное отсутствие бумажных документов, принятие электронных документов всеми органами государства, а также внедрение на государственном уровне технологий, обеспечивающих сохранность целостности таких документов.