Как качественная интеграция систем упрощает жизнь кадровика

Задачи отдела кадров

Кадровая служба играет ключевую роль в любой организации, поскольку отвечает за управление человеческими ресурсами и обеспечение эффективной работы персонала. Основные задачи кадровиков:

• своевременное и правильное оформление кадровых документов;
• внесение изменений в документы при необходимости;
• проверка документов на соответствие актуальному законодательству;
• ведение личных дел сотрудников;
• составление отчетов и их передача в контролирующие органы;
• выдача справок и помощь с переоформлением документов (например, в случае смены фамилии).

С развитием цифровых технологий компании стали активно использовать специализированные системы для управления персоналом. Поэтому кадровикам необходимо осваивать навыки работы с офисными программами, базами данных и другими инструментами.

Популярные системы управления персоналом

Подобное программное обеспечение помогает организациям эффективно распределять человеческие ресурсы, повышать производительность труда, снижать издержки и создавать благоприятные условия для развития сотрудников и бизнеса в целом. Среди популярных систем можно выделить:

1. 1С: ЗУП — наиболее распространенная программа для контроля за персоналом.
2. БОСС-Кадровик — еще одна популярная система, используемая бизнесом.
3. СБИС: Управление персоналом — следующий вариант системы, который часто выбирают компании.
4. MAS Project — менее известная, но также используемая система.

Профильные решения забирают на себя часть задач, но некоторые работы всё еще приходится выполнять вручную. Например, чтобы организовать подписание документа, кадровику приходится распечатывать его, идти к руководителю за подписью, связываться с сотрудником, договариваться о времени и ждать работника для очной встречи и заверения вручную.

Как отправить в отпуск 50 тысяч человек: изучаем систему КЭДО под нагрузкой С появлением кадрового электронного документооборота (КЭДО) закрывать эти задачи стало гораздо проще. Теперь специалист по кадрам может отправить сотруднику документ, который тот может подписать электронной подписью в любое удобное время. Когда всё готово, кадровик автоматически получает ответ в системе.

Именно поэтому компании активно изучают возможность внедрения систем КЭДО в корпоративный ИТ-ландшафт.

Зачем нужна интеграция систем

Когда в компании множество систем и данных, а также большое количество сотрудников, которые к ним обращаются, эффективная организация работы становится сложной задачей. Навести порядок в бизнес-процессах намного проще, если различные системы интегрированы между собой и могут автоматически обмениваться данными.

Настроенная интеграция дает ряд преимуществ:

• экономятся время и усилия, поскольку пользователям не нужно вручную переносить информацию из одной системы в другую;
• повышается точность и снижается риск ошибок при ручных передаче или вводе данных;
• уменьшается вероятность потери сведений благодаря периодической автоматической синхронизации данных в фоновом режиме.

Рассмотрим, как может быть выстроено взаимодействие ПО, на примере системы для КЭДО с личным кабинетом сотрудника — Directum HR Pro. Она интегрируется с учетными и системами управления персоналом, тем самым избавляет кадровых специалистов от необходимости вводить информацию вручную. Менеджеры по работе с персоналом могут продолжать использовать привычные решения, в то время как Directum HR Pro обеспечивает полную цифровизацию обмена кадровыми документами между работодателем и сотрудниками.

Для настройки синхронизации необходимо иметь две составляющие, которые «прикрепляются» к каждой системе и дают возможность обмениваться данными: «Коннектор к учетным системам» и «Расширение для 1С: ЗУП». Коннектор устанавливается с системой КЭДО, а для связи с 1С: ЗУП требуется установить в учетную систему готовое интеграционное решение «HR Pro. Расширение для 1С: ЗУП». После этого в привычном интерфейсе «1С: Зарплата и управление персоналом» можно использовать преимущества Directum HR Pro для организации кадровых процессов:

• ознакомления с кадровыми документами и их подписания в электронном виде;
• трудоустройства новых сотрудников;
• управления отпусками: составления графика отпусков и оформления по заявлению.

Как это работает

Directum HR Pro взаимодействует с типовыми системами «1С: Предприятие», конфигурация «1C: Зарплата и управление персоналом» или «1C: Зарплата и управление персоналом КОРП».

Перед началом работы с решением администратор системы проводит установку и настройку, определяет права доступа и запускает процесс первичной синхронизации организационной структуры компании. Для этого используется мастер синхронизации, который сопоставляет справочники системы 1С: ЗУП с Directum HR Pro. Если в Directum есть соответствующие записи справочников, они создаются автоматически. В дальнейшем синхронизация данных также происходит без участия человека.

В процессе работы могут возникать ошибки, связанные с синхронизацией. Для их мониторинга и отладки доступны справочники и регистры сведений.

Отдых без хлопот: как решения для КЭДО помогают управлять отпусками Решение передает данные об организационной структуре компании (записи регистров 1С: ЗУП Физические лица, Организации, Подразделения, Должности и Сотрудники), о кадровых документах, статусе их подписания и ознакомления с ними, а также об отпусках сотрудников:

• при первичной синхронизации данных об отпусках;
• при подготовке к годовому планированию;
• при согласовании заявления на отпуск в Directum HR Pro;
• при изменении продолжительности отпуска в 1С: ЗУП;
• при изменении остатков отпуска в 1С: ЗУП;
• в течение года по мере накопления сотрудником заработанных прав на отпуск, если накапливаемые отпуска не разрешено начислять авансом.

Существует возможность настроить прием на работу, документов по отпускам, отправку приказов и регламентных заданий — всё это в автоматическом режиме.

Если в конфигурацию 1С внесены изменения, затрагивающие типовую функциональность (например, появился новый реквизит, скорректированы табличная часть или регистр сведений), потребуется адаптация расширения.

Также в Directum HR Pro можно работать с внешними печатными формами, реализованными с помощью механизмов «1C: Библиотека стандартных подсистем».

Для компаний, использующих другие учетные системы, например, БОСС-Кадровик, взаимодействие будет осуществляться через коннектор. В этом случае программист, ответственный за доработку, самостоятельно реализует обмен данными с Directum HR Pro на основе программного интерфейса (API). Для этого используются HTTP-запросы с различными методами. Информация о сущностях системы (например, организациях, сотрудниках, документах) передается в структурированном виде, основанном на моделях данных.

Для эффективного решения разнообразных бизнес-задач компании могут применять целый набор систем. Их объединение в единую экосистему становится следующим логичным шагом. Правильно настроенные интеграции помогают оптимизировать процессы и облегчают работу сотрудников.

Изображение на обложке от Freepik