Цифровизация HR: тренд или необходимость?

Хорошо ли вы знаете КЭДО? Проверьте себя! «Первый эксперимент в 2018 году выявил проблемы, препятствующие цифровизации кадровых документов и сформировал предложения по внесению изменений в законодательство РФ для возможности ведения КЭДО. В связи с этим, например, в декабре 2019 г. был подписан закон об электронных трудовых книжках.
Во втором эксперименте Минтруда 2020–2021 гг. участие приняли 381 компания, для сравнения — в 2018 г. участников было 13. Каждый работодатель самостоятельно определял конкретный перечень кадровых документов, в отношении которых проводился эксперимент. Второй эксперимент по ведению КЭДО, особенностью которого стал перевод кадровых документов полностью в электронный вид без дублирования на бумажном носителе, привел к изменениям уже в конце 2020 г., а именно изменениям в ТК РФ о регулировании дистанционной (удаленной) работы. Уже осенью изменений станет еще больше, и цифровизация HR-процессов будет необходимостью».

КЭДО, или Почему все перейдут на HR-процессы без бумаг Электронное кадровое делопроизводство помогает бизнесу не только решать ряд HR-вопросов, но и оптимизировать работу кадровой службы. К тому же, кадровый электронный документооборот (КЭДО) значительно упрощает взаимодействие с дистанционными сотрудниками, а в последнее время это становится все более актуальным. Повышение цифровой зрелости и в секторе бизнеса, и на уровне государства — это еще и цифровые риски. Поэтому защита данных и информационных систем — немаловажная и одна из приоритетных задач IT-отрасли.

В 2021 году TANAiS совместно с Московской Конфедерацией промышленников и предпринимателей (работодателей) провели вебинар на тему цифровой трансформации HR-процессов. На нем были затронуты темы изменений в трудовом законодательстве РФ, трендов в управлении HR-процессами, проблематики на пути цифровизации, ИТ-решений. В статье мы опираемся на материалы вебинара, мнения экспертов и актуальную информацию Минтруда.

Тенденции управления HR-процессами

О тенденции цифрового управления HR-процессами в России можно увереннее говорить с тех пор, как Минтруд РФ начал проводить уже второй эксперимент по переводу кадровых документов в электронный вид.

Елена Скрипко,

эксперт по управлению документацией DocManagement Consult LLC, член международной некоммерческой профессиональной ассоциации ARMA International

Что изменил Федеральный закон о дистанционной работе?

Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях».

С 1 января 2021 года дистанционная работа официально делится на временную и постоянную. Изменения коснулись взаимодействия кадровой службы с постоянными дистанционными работниками.

Например, теперь работодатель не обязан отправлять бумажный вариант трудового договора удаленному сотруднику, если сам сотрудник не обратится с таким заявлением. Дистанционный работник может использовать как усиленную квалифицированную (УКЭП), так и усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП). Для таких документов, как трудовой договор, дополнительное соглашение, договор о материальной ответственности, ученический договор работодатель всегда использует только УКЭП. Работнику предоставлено право выбора.

Для других документов подходит любая электронная подпись, которая предусмотрена правовыми или организационными документами работодателя. Каждая из сторон обязана направлять подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определяемый локальными нормативными актами. Так, дистанционный сотрудник может ознакомиться с кадровыми документами под подпись по почте, через корпоративный портал, в мессенджерах.

Если у компании есть дистанционные работники, то уже сейчас можно их полностью переводить на КЭДО.

Каждая из сторон обязана направлять подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный ЛНА.

УКЭП и УНЭП — в чем разница?

Электронные документы, подписанные УКЭП, всегда признаются равнозначными документами, подписанными собственноручно, и могут применяться в любых правоотношениях. Документы, подписанные простой электронной подписью или УНЭП, признаются равнозначными документами на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством или соглашением между сторонами. Такое соглашение должно содержать: порядок проверки электронной подписи; правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его подписи; обязанность лица соблюдать конфиденциальность ключа электронной подписи.

Как подготовиться к цифровизации HR-процессов?

Внедрить и освоить информационную систему недостаточно, нужно разработать правовую основу кадрового электронного документооборота, и это целый комплекс документов. Положение о делопроизводстве должно содержать раздел «Особенности электронного документооборота». Необходимо установить порядок использования УКЭП и приказ о работе в СЭД, который устанавливает правовое поле для работы с электронными документами и приравнивает действия сотрудников в СЭД к действиям, совершаемым в рамках бумажного документооборота.

По аналогии разрабатывается раздел «Особенности кадрового электронного документооборота» в Положении о кадровом делопроизводстве. Это потребует:

• Письменное согласие (заявление) сотрудника о присоединении к регламенту электронного взаимодействия;
• Положение о порядке обмена электронными документами;
• Положение об Удостоверяющем Центре (при применении УНЭП).

ЭДО сегодня: законопроект в Госдуме

Сейчас в Госдуме на рассмотрении находится законопроект о внесении изменений в ТК РФ (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений).

Что это означает?

Елена Скрипко, эксперт по управлению документацией DocManagement Consult LLC: «Законопроект распространяется на документы, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под подпись работника предусмотрено законодательством РФ — это порядка 30 видов кадровых документов.

Для перехода на КЭДО работодатель вправе использовать:

• Свою информационную систему, которая должна обеспечивать:
  • Подписание электронных документов;
  • Хранение электронных документов в течение сроков, установленных для бумажных документов;
  • Фиксацию факта получения электронного документа сторонами;
  • Защиту персональных данных работников и электронных документов от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации.
• Единую цифровую платформу «Работа в России» (при условии регистрации работодателя на портале). Хранение документов, созданных с применением портала «Работа в России», обеспечивается ее оператором.

При подписании электронных документов работником используются все виды электронных подписей:

• усиленная квалифицированная ЭП — без дополнительных условий;
• усиленная неквалифицированная ЭП — при условии, что сертификат ключа проверки создан и используется в инфраструктуре информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме;
• простая ЭП — при условии, что ключ получен в соответствии с правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Это означает, что в собственной информационной системе работодателя используются только усиленные квалифицированные подписи для работника и работодателя.

Будут разработаны состав и форматы электронных кадровых документов, применяемых в информационных системах работодателей. Для платформы «Работа в России» будут утверждены формы и форматы для всех электронных документов, которые будут носить рекомендательный характер для применения в информационных системах работодателей».

Цифровая трансформация HR-процессов. 7 шагов к кадровому электронному документообороту

Два подхода к цифровизации HR

При численности компании до 300 сотрудников затраты на бумажный КЭДО могут составлять до 1 млн. рублей в год. Особенно такие затраты ощутимы для компаний, в которых подразделения или предприятия находятся на отдалении друг от друга. В этом случае передача или пересылка бумажных документов занимает много времени и финансовых ресурсов.

Рассмотрим два подхода к цифровизации HR на базе Directum RX:

• Легкий кадровый ЭДО (подписание кадровых документов и перевод их в электронный вид);
• Комплексная цифровизация для решения различных HR-задач.

Внедрение первого варианта КЭДО позволяет осуществлять подписание документов электронной подписью, работать в личном кабинете, иметь доступ с веб- и мобильного интерфейса. Легкий КЭДО — это интеграция с популярными конфигурациями ERP и «Работой в России», поддержка облачной ЭП для сотрудника, второй фактор в виде смс, автоматическая выдача и замена электронной подписи.

Так выглядит работа с документами в личном кабинете сотрудника в веб-интерфейсе:

Легкий КЭДО: веб-интерфейс

Так выглядит работа с документами в личном кабинете сотрудника в мобильном интерфейсе:

Легкий КЭДО: мобильный интерфейс

Что представляет собой комплексная цифровизация HR?

В этом случае решение компании Directum — продукт HR Pro, нацеленный на полную автоматизацию бизнес-процессов. Для сокращения ежедневной рутины здесь встроены контроли и проверки документов, а также интеграция между корпоративными информационными системами, которые «подтягивают» нужные данные.

Directum HR Pro — это не только легитимный обмен электронными кадровыми документами между работодателем и сотрудниками, но и полная автоматизация бизнес-процессов. Продукт решает такие HR-задачи, как подбор кандидатов, ознакомление с локальными нормативными актами, прием сотрудника, перевод на другую должность, увольнение. Здесь также есть опция управления командировками и авансовыми отчетами при помощи встроенного интеллекта по распознаванию и формированию документов. Задача по хранению кадровых документов (50-75 лет) реализуется с помощью долговременного архива. Это прием документов с проверкой целостности и юридической значимости, размещение и их учет, доступ, перештамповка, контроль сроков хранения и гарантированное уничтожение.

Еще одна опция — личный кабинет сотрудника. Этот инструмент доступа к процессам и документам особенно актуален для сотрудников, у которых нет постоянного выделенного рабочего места. В личном кабинете отображены все данные сотрудника, а также информация по заработной плате, отпускам, командировкам и т. д.

Создание единого информационного пространства через системы электронного документооборота (СЭД) — на сегодняшний день, скорее необходимость для современных компаний. В частности, переход HR-процессов в цифровую среду делает работу кадровой службы более эффективной за счет оптимизации ресурсов, как временных, так и финансовых. И учитывая задачи национальной программы по цифровой трансформации, эксперименты Минтруда и тренды цифрового управления — для перехода на КЭДО сейчас есть все предпосылки.

Источник: сайт TANAiS