Эксперимент Минтруда всё. Какие изменения утвердили в Трудовом кодексе

Сначала о грустном: приказ (распоряжение) об увольнении работника и акт о несчастном случае на производстве по установленной форме остаются в бумаге.

А вот документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, хоть и не упоминаются в новом 377-ФЗ, все равно могут быть цифровыми. Федеральный закон 311-ФЗ уже с 1 марта 2022 года даёт работодателям право «вести электронный документооборот в области охраны труда».

ЛНА о КЭДО

Хорошо ли вы знаете КЭДО? Проверьте себя! В локальном нормативном акте (он же ЛНА) о кадровом ЭДО, который работодатель должен заключить с работником, помимо прочего, появились пункты:

• порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
• перечень электронных документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот.

Во втором пункте речь, судя по всему, идёт о некотором смешанном виде электронного обмена между работником и работодателем, когда часть документов остаётся на бумаге или часть сотрудников (те, что отказались) продолжают работать по-старому.

Согласие работника

Переход на взаимодействие с работодателем должно подтверждаться письменным согласием работника. Отсутствие такового трактуется как отказ сотрудника. Но это не беда. Получить согласие с работника можно и позже — аннулировать его отказ.

Документ не потребуется от работников, поступивших (или поступающих?) на работу после 31 декабря 2021 года, и у которых по состоянию на эту дату отсутствует трудовой стаж.

Электронная подпись

Работодатель обязан обеспечить сотрудников электронными подписями и нести расходы, связанные с их использованием. Для подписания документов можно использовать дополнительный вид неквалифицированной электронной подписи правительства, или Госключ.

Предоставление документов работнику

Сотрудники могут запрашивать документы, связанные с работой, или их заверенные копии:

• через информационную систему работодателя;
• по адресу электронной почты работодателя;
• через цифровую платформу «Работа в России».

Работодатель обязан ответить на запрос в течение трёх рабочих дней со дня его поступления.

Пандемия и другие ЧС

Для чрезвычайных ситуаций в законе предусмотрена возможность введения обязательного электронного документооборота с сотрудниками.

Все мы помним весну 2020 года, когда ни компании, ни законодательство не были готовы к разворачивающимся событиям. Законодательство катастрофически отставало от цифровой реальности, существовавшей во всех сферах жизни человека.

В Трудовом кодексе не было даже базовых положений об обмене электронными документами с работниками. Похоже, что объявление нерабочих дней становится привычной практикой — неспроста законодатель предусмотрел в редакции закона эти меры.

В таких случаях документ можно создать из электронного образа (через сканирование или фотографирование с сохранением реквизитов). Однако в последующем их придется дублировать на бумажном носителе.

Хранение документов

Работодатель должен обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле. Это также касается случаев, когда электронный документооборот ведётся в собственной информационной системе работодателя или с использованием цифровой платформы «Работа в России».

Сроки

Обновлённый закон вступил в силу с 22 ноября. Можно этот день официально и со всем заслуженным пафосом ознаменовать прорывом в области кадрового электронного документооборота.

Положения, касающиеся взаимодействия платформы «Работа в России» и информационной системы работодателя, начнут действовать только с 1 сентября 2022 года.

Участники эксперимента могут продолжать обмениваться документами в привычном формате. Однако работодатели обязаны привести свои практики кадрового ЭДО в соответствие с Трудовым кодексом до 1 июля 2022 года — принять или дополнить положениями существующие ЛНА, уведомить об изменениях сотрудников и т. д.

Шаг вперёд

Если вы долго ждали поправок в ТК и никак не могли решиться на электронный обмен документами с сотрудниками — дальше ждать нечего.

Самый подходящий момент настал. А компания Directum и их система Directum HR PRO вам в этом помогут.

Фото: кадр из т/с «Настоящий детектив», реж. К. Фукунага, HBO.