Диалоги о КЭДО. Что хотят цифровизировать заказчики?

Эксперты делятся опытом в рамках спецпроекта Диалоги о КЭДО.

Для тех, кому удобнее читать, расшифровали подкаст. В этой статье разобрались, какие запросы в топе у бизнеса и почему базового кадрового ЭДО уже мало.

Спикеры

Айрат Сибгатуллин

директор продукта Directum HR Pro

Алексей Доронин

владелец продукта Directum HR Pro

Айрат Сибгатуллин: Алексей, ты знаешь про Directum HR Pro и цифровизацию кадров практически всё. Начнем с вопроса для тех, кто только знакомится с темой автоматизации КЭДО. Что это такое?

Алексей Доронин: КЭДО — это набор базовых функциональных блоков, которые реализуют фундамент подписания документов в электронном виде. Плюс небольшой набор обслуживающих процессов служебного характера, например выпуск сертификата [электронной подписи]. Результатом становится документ, который подписан в электронном виде.

Посмотрим на примере приказа: он создается в учетной системе, затем утверждается работодателем, после чего попадает на ознакомление к сотруднику. На этом процесс КЭДО заканчивается. С заявлением подобная история — подписали, согласовали, на этом всё.

— Дублирование кадровых бумажных документов в электронном виде — это всё, на что способен КЭДО?

— Такая картина сложилась на рынке. По сути подобные решения предоставляют заказчикам «электронную ручку». Она тоже дает хороший эффект, потому что мы уже победили все расстояния, документы уже хранятся в одном месте, процессы уже частично перешли в электронный вид.

Но в этом подходе есть и недостатки, ведь процессы кадрового делопроизводства шире. Подписать и ознакомить с приказом — слишком примитивно.

Айрат Сибгатуллин, Directum: Базового КЭДО уже мало Для примера возьмем процесс перевода сотрудника — в действительности он довольно большой и начинается не с приказа. На старте работник устно договорился с руководителями. Теперь это нужно запустить в системе. Появляется или служебная записка, или заявление сотрудника, которое затем проходит все стадии согласования. Но самое главное — в ходе процесса появляются дополнительные параметры, которые нужны будут учетной системе для корректного отображения всех «проводок», — ставка, на какую категорию переводится человек, нужно ли обучение. Эта информация попадает в учетную систему. «Проводки» могут быть созданы уже чуть ли не в автоматическом режиме. Это еще один шаг в сторону автоматизации и освобождения кадровиков от рутины. После этого в учетной системе появляется кадровый документ и стартует маленький базовый процесс КЭДО — ознакомление с приказом.

После подписания продолжаются следующие этапы: подготовка рабочего места, выдача СИЗ и так далее. Это уже пост-процесс.

Все на борт: цифровые кадровые процессы в «ЮТэйр» — То есть КЭДО — это только верхушка айсберга, которая должна быть «обвязана» какими-то процессами. Алексей, расскажи про заказчиков. Какие процессы наиболее востребованы сейчас вокруг КЭДО?

— Примеров таких процессов довольно много, один из них — прием на работу. Казалось бы, что проще — трудовой договор, приказ подписали, и всё, вперед. На самом деле процесс не такой простой, как на бумаге. Когда начинаешь переводить документы в электронный вид, есть определенные нюансы нашего законодательства. Например, трудовой договор нельзя подписывать до обязательных локальных нормативных актов.

— А на бумаге обычно как бывает: подписываю пачку бумаг, как хочу, и сдаю.

— Да, пришёл — пачку своих документов на стол. Через час возвращаешься и подписываешь скопом все документы, и никто не понимает, с чем и когда ты ознакомился. Главное, что все подписи есть.

В информационной системе такое уже невозможно. Надо всё правильно выстроить для того, чтобы процесс был юридически значимым и легитимным.

Отдых без хлопот: как решения для КЭДО помогают управлять отпусками — Алексей, ты рассказал о нюансах приема на работу. А какие выгоды для предприятия и специалиста кадровой службы принесет автоматизация управления отпускам, их планирования?

— В отпусках процессы тоже достаточно сложные. Они завязаны на пересечении разных параметров, учете видов отпусков, обязательных продолжительностей, механизме отзыва и так далее. Когда процесс на бумаге — надо постоянно за этим смотреть, проверять. Часть этих проверок в учетной системе реализована, но большая составляющая остается «в головах» у кадровиков. Про это надо помнить постоянно. Хорошего специалиста нужно еще найти с учетом текущего кадрового голода. Накладываются определенные требования к компетенциям таких сотрудников.

Если мы всё автоматизировали, делопроизводство налажено, методологи, юристы подключились, людям, которые обслуживают систему, уже не нужно думать про это. Думает система, в ней описаны все варианты ветвления процессов. От кадровиков уже не требуются такие высокие компетенции. Остается практически только секретарская работа.

— Тут появляются выгоды для предприятий: мы не увольняем людей, а направляем их способности на более квалифицированные задачи.

— Да, когда у нас люди освободились, мы можем ориентировать их деятельность на развитие сотрудников. Или другой кейс: когда компания интенсивно растет, она может нанимать кадровиков уже не в таких масштабах. Производительность повышается, цифры достаточно серьезные, экономия хорошая.

Кроме того, что к компетенциям кадровика уже не нужны такие высокие требования, они теперь не обязаны быть рядом с сотрудниками — могут быть вообще в другом городе. КЭДО дает большие выгоды и хорошие результаты для общих центров обслуживания и крупных предприятий.

— Что еще востребовано у наших клиентов?

— Это кадровые переводы, командировки, дисциплинарные взыскания и процессы, которые с этим связаны. Если держать эти вещи в голове — они достаточно сложные. В системе они становятся намного проще и понятнее.

— Я так понимаю, есть требования к информационной системе, которая реализует эти процессы. Какой она должна быть?

— В системе должен быть движок процессов. Когда механика работы сложнее двух-трех шагов, не получится обойтись только разработкой, потому что систему надо будет постоянно адаптировать. А что это такое в коде? Постоянные условия, ветвления, чем их больше, тем сложнее.

Другое дело, когда ты начинаешь собирать процесс из блоков и уже сама система его обрабатывает. В каждом блоке проводится какое-то элементарное действие — подписание документа или ознакомление сотрудника. Мы называем этот подход no-code: когда система способна гибко меняться под требования работодателя. Ее может настраивать уже не разработчик, а аналитик или методолог. Разработчики подключаются, когда требуется создание новых или серьезная переработка старых блоков.

— Что, если организация выбрала «электронную ручку» и внедрила только КЭДО? С чем она столкнется в перспективе?

— Тут возможны разные варианты. Если работодатель хочет развивать систему в сторону кадрового делопроизводства, нужны большие, классные, проработанные процессы — не исключено, что платформу придется менять. Вендору, который систему предоставил, может быть не по пути с этой концепцией.

— То есть там изначально не было вообще предпосылок к автоматизации процессов.

— Да, если возможности не заложены, они могут появиться в программном продукте спустя большое время. Могут пройти годы. Работодатель не может столько ждать. Есть примеры, когда систему меняют именно из-за этого.

— Мы сегодня разобрали важный вопрос. Ключевое при выборе КЭДО: нужно смотреть не только на известность поставщика, но и в будущее. Одного КЭДО мало. Нужны еще и процессы вокруг электронных кадровых документов. В системе эта функциональность должна быть заложена либо в базовой конфигурации, либо в платформе.