Как подготовиться к внедрению КЭДО

Спикеры:

Айрат Сибгатуллин

директор продукта Directum HR Pro

Алексей Доронин

владелец продукта Directum HR Pro

Руслан Нуриев

аналитик-методолог компании Directum

Айрат Сибгатуллин: Рядовое предприятие решило внедрять КЭДО. Наняли поставщика, заплатили и ждут, что через 2–3 месяца у них появится работающая система кадрового электронного документооборота. Может ли быть такое?

Алексей Доронин: Исходя из нашей практики — скорее всего нет. Потому что внедрение системы, которая подразумевает изменение процессов предприятия, само по себе невозможно без заказчика. Отдать и сказать: «делайте, должно работать», не получится. Требуется привлечь внутренних специалистов для того, чтобы всё запустилось. Подразумевается, что некоторые процессы будут также подстроены под новую реальность.

Айрат Сибгатуллин: Хорошо, тогда с чего стоит начать? Что есть «основа основ»?

Руслан Нуриев: Начать стоит с формирования команды, которая будет заниматься непосредственно внедрением, работать с процессами и улучшать их.

Онлайн-тест на 5 минут: КЭДО 2024. Правда или ложь? Основной заказчик КЭДО — это кадровая служба. Поэтому требуется обязательное участие кадровиков. Они владеют процессами и знают, как сделать лучше в соответствии с законодательством.

Вторые, но не менее важные [при внедрении КЭДО] — это IT-специалисты. Потому что кадровый электронный документооборот — это инфраструктура предприятия. Требуется интеграция с учетной системой, требуется выделить мощности и другие ресурсы. Поэтому без IT здесь не обойтись.

Также важны сотрудники информационной безопасности. Их обязательно надо подключить [к проекту], если они есть на предприятии. Потому что обработка, передача персональных данных требует знания нюансов.

Других специалистов, например юристов, бухгалтеров, тоже можно подключать в команду. Но полного погружения от них требовать не стоит.

Айрат Сибгатуллин: Допустим, людей мы нашли и решили по мере необходимости их точечно, эпизодически подключать. Такой вариант жизнеспособен?

Алексей Доронин: Ответ тоже будет нет. Важно понимать, что это нельзя делать мимоходом. Необходимо достаточно серьезное, хорошее погружение специалистов, которых назвал Руслан, в проект внедрения. И это не час-два. Иногда нужны десятки часов для качественной проработки всех процессов.

Эти функции явно нельзя совместить с текущей работой. Будет достаточно серьезное отвлечение — надо договариваться со специалистами, которые будут привлечены. Процессы нужно фиксировать на уровне руководства компании, чтобы было понимание, какие задачи придется передвинуть или перетасовать в графике.

Айрат Сибгатуллин: То есть действенным вариантом будет закрепить в документе, например приказе, эти процессы. Чтобы у людей появилась какая-то внутренняя свобода, понимание, что они могут в течение рабочего дня выделять время на проект по внедрению. Хорошо. Что следует учесть, чтобы у нас всё заработало?

Руслан Нуриев: Сначала нужно зафиксировать процесс, как он есть. Описать все нюансы, подводные камни и проблемы, не пытаясь скрыть или приукрасить.

Далее обязательно подключить специалистов и понять, как мы хотим. Они могут рассказать, что улучшить, что не работает и почему. Возможно, где-то потребуется поменять сотрудника, где-то просто исключить документ. Получив обратную связь от всех участников процесса и зафиксировав, как есть, можно идти во внедрение.

Айрат Сибгатуллин: Предположим, как есть — описали. Как будет— описали. Настроили систему, запускаем. Всё сделали по лучшим канонам — не взлетает. Бывают ли такие случаи и в чём причина?

Алексей Доронин: Надо помнить про ещё один важный фактор. Если мы говорим про КЭДО — это в первую очередь система для сотрудников и о сотрудниках. Очень важно то, как мы их привлекли к работе. Невозможно просто взять и сказать: «Ребята, теперь работайте, почитайте инструкцию, и всё у вас будет хорошо». Это абсолютно неработоспособная история.

У вас будет КЭДО! Как убедить коллектив перейти на кадровый электронный документооборот Необходимо провести разъяснительную работу. Потому что перевод в электронный вид иногда вызывает отторжение. У людей есть какие-то вопросы, возражения, с ними надо поработать. И тогда сам запуск продукта на предприятии пойдет намного лучше.

Как это [разъяснительную работу] можно организовать? Самое простое — когда кадровая служба размещает в местах скопления сотрудников красиво оформленные листовки. На них освещается переход на КЭДО и есть ответы на вопросы, про которые я говорил. Плюс есть контакты тех людей, которые отвечают за процесс, чтобы можно было связаться, переговорить и лично узнать.

И еще один важный момент. Самое главное — описать то, что будет выгодой от внедрения конкретно для сотрудника.

Айрат Сибгатуллин: То есть сначала нужно убедить людей. Где-то поговорить лично с определенным количеством лиц — 100–200 человек. А если на предприятии тысячи, десятки тысяч сотрудников. Эти приемы на практике жизнеспособны?

Алексей Доронин: Да, они жизнеспособны, если их развить и «докрутить». Скорее всего у компании есть внутренние каналы коммуникации: внутренний сайт, портал, доски объявлений, канал в Телеграм. Необходимо продумать внутренний маркетинг и задействовать все ресурсы.

«Лента» управляет кадровыми документами в Directum HR Pro Я знаю примеры, когда работодатели размещали мини-страничку у себя на внутреннем ресурсе. Там в картинках и красках описывали всё и начинали именно с выгод для сотрудников.

Есть еще один интересный подход. Когда мы говорим про большое, территориально распределенное предприятие, можно использовать тактику ранних последователей.

Каждое подразделение — это «мир в себе». Нужно найти в командах лояльных к работодателю людей и подключить их. Они хорошо общаются с кадровой службой и готовы к чему-то новому. Пусть они попробуют и позадают свои вопросы. Таким образом в каждом подразделении мы получаем людей, которые уже начали работать с системой. Во-первых, они могут дать адекватную обратную связь проекту внедрения. Во-вторых, являются «амбассадорами» КЭДО внутри своего подразделения — «система работает, я пробовал, мне всё нравится».

Айрат Сибгатуллин: Вопрос внутреннего маркетинга, агитации является очень существенной частью всего проекта внедрения. Чем раньше мы про это задумаемся, тем будет лучше. Так или иначе, КЭДО у нас необязателен для сотрудника. Останется какой-то процент работников »в бумаге». Что делать с ними после завершения проекта КЭДО?

Руслан Нуриев: На первом этапе внедрения КЭДО будет процент сотрудников, которые еще не поняли, что это такое. До них либо не донесли информацию, либо они просто не доверяют, потому что не понимают. Но сработает сарафанное радио, когда те самые амбассадоры продемонстрируют положительный опыт. Для ознакомления с приказом они никуда не ходят: просто достают телефон, нажимают две кнопки и всё. А ты должен встать, пойти в отдел кадров. Хорошо, если он рядом. А если в другом конце большого предприятия — это другой разговор. Если ты в другом городе, то нужно придумать, как направить документ на ознакомление. Ты как работник начинаешь задумываться, а почему бы не пойти в КЭДО.

Процент людей, которые отказались, будет всё время уменьшаться. Возможно, на определенном этапе будет даже «в ноль». У нас есть такие заказчики.

Алексей Доронин: Есть еще один важный момент. Мы не относимся к КЭДО просто как к переводу «бумаги» в электронный вид. Первичное — это перевод в цифру кадровых процессов. То есть механика работы для отказавшихся сотрудников должна выглядеть точно так же. Это важно для кадровиков, для тех, кто работает в системах, и для их руководителей. В какой-то момент для тех, кто отказался от КЭДО, должна появляться бумага.

Айрат Сибгатуллин: Получается, что изначально весь проект должен быть построен вокруг процессов перевода документов в цифровой вид. И бумага должна остаться только на выходе как частный случай цифрового процесса. Только тогда это заработает.

Часто заказчик хочет решить вопрос на корню, хочет всё и сразу. Но КЭДО — это не только подписание, но и процессы. Что мы можем предложить, если заказчик либо не знает, чего хочет, либо хочет очень многого?

Руслан Нуриев: Есть заказчики, которые, подключаясь к КЭДО, хотят автоматизировать сразу все процессы. Поэтому у проектов внедрения есть два подхода. Один — это когда мы полностью исследуем все бизнес-процессы, учитываем каждый нюанс, каждый «чих», каждую бумажку. Надо понимать, что это большие затраты, исследования, большое количество трудоемкости. Поэтому и соответствующие расходы на внедрение.

А есть «коробочный подход» — когда мы можем предложить какие-то базовые функции и с этого стартового набора компания может начинать.

Три четвертых наших заказчиков уже взяли «коробку». Кому-то она подошла. Они начали с нее и впоследствии оставили. Другие стартовали с базовой функциональности и в процессе стали масштабировать. Когда хочешь начать, но не знаешь с чего, коробочное решение как старт процесса — это замечательная идея.

Айрат Сибгатуллин: То есть «коробка» — это всегда выигрышный вариант. Либо как первый шаг для знакомства с системой и формулировки требований для дальнейшего развития. Либо «коробка» хороша уже на долговременное пользование — быстро внедрили, начали использовать и получили эффект.