Документы и взаимодействие людей

Люди, как социальные существа, постоянно взаимодействуют между собой. Именно эффективное взаимодействие сотрудников компании – один из основных моментов ее успешного роста и процветания.

Результатом, а также часто и двигателем, стимулом взаимодействия, выступают документы – бумажные и (или) электронные.

Можно выделить следующие виды взаимодействия сотрудников (критерием будет степень автоматизации процесса), в каждом из которых документы выступают в различном качестве:

●     Неавтоматизированное взаимодействие. Сюда относится личное общение сотрудников между собой, всевозможные совещания, «летучки»,  общефирменные мероприятия, конференции, обучение новых сотрудников и т.п.  Как правило, большинство документов здесь – бумажные (рукописные или печатные).

●     Полуавтоматизированное взаимодействие. Сюда относится использование всевозможных чатов (ICQ, mail-агенты, интранет-чаты), электронной почты и файлообменных механизмов.  Здесь документ выступает уже большей частью как электронный. Однако это самостоятельная, самодостаточная сущность (например, вложение в письмо), которая почти не требует никакой дополнительной информации.

●     Автоматизированное взаимодействие.  Сюда относится использование автоматизированных систем взаимодействия, систем электронного документооборота (СЭД), механизмов workflow, отдельные области обсуждения (например, области осуждения документов в портале SharePoint). Здесь электронный документ «обрастает» всевозможной дополнительной информацией и даже может уже выступать не как главный результат взаимодействия, а как лишь некоторое его дополнение.

Может сложиться впечатление, что роль документа с ростом автоматизации взаимодействия падает. Однако данное деление не следует рассматривать как «эволюцию» документа. Все типы взаимодействий равнозначны и равновозможны – просто они призваны решать различные задачи.

Правда, практика показывает, что полуавтоматизированное взаимодействие все-таки эффективно только для небольших компаний (и то спорно!), для средних и крупных фирм такое взаимодействие оказывает резкий негативный эффект.