Место ВPMS при работе с ERP и ECM-системами

Агафонова Наталья, аналитик, DIRECTUM.

Business Process Management (BPM) как методика или концепция управления эффективностью бизнеса строится на основополагающих элементах таких как анализ, проектирование, внедрение, управление и непрерывное совершенствование процессов. Основы данной методологии могут быть применимы как к единичным процессам небольших предприятии, так и к сквозным процессам крупных корпораций.

Но как известно методика отвечает на вопрос что делать, но не отвечает на вопрос как делать. Поэтому поиск решении о том, как и с помощью каких инструментов будет выстраиваться методология зависит от целей и возможностей компании.

Согласно результатам исследования российского рынка BPM 2015-2016 одними из основных целей описания бизнес-процессов в современных компаниях является их автоматизация, оптимизация и стандартизация. При этом лидирующее место среди систем, которые используются для автоматизации процессов занимают ERP и ECM системы. Также за 2015-2016 годы отмечается рост использования систем класса BPMS, которые позиционируются как технологическая составляющая BPM, созданная специально для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

На основании выше приведенных данных очевидно, что ERP и ECM-системы все также чаще всего используются без ВPMS. И ответ на вопрос «почему?» стоит начать искать с задач, которые позволяет решать автоматизация: повышение качества управления и эффективности взаимодействия подразделений, сокращение времени и издержек. Все эти показатели чаще всего критичны в основных и сложных процессах таких как отгрузка продукции покупателям, оплата поставщикам и т.п. Поэтому описанию и автоматизации подвергаются ключевые бизнес-процессы, которые так или иначе относятся к планово-учетным или документоориентированным бизнес-процессам. На работу с такими процессами как раз и ориентированы ERP и ECM-системы.

В данной статье хотелось бы рассмотреть, какое же место может занимать ВPMS в информационной системе компании.

Моделирование процессов

В первую очередь, стоит начать с того, что ERP и ECM системы ориентированы на автоматизацию процессов, а не на выстраивание и описание. Конечно, в рамках внедрения данных систем проходят исследования, анализ, описываются процессы, возможна визуализация процесса в виде блок-схем. Но насколько проще бы было начинать автоматизацию, когда уже есть выстроенный процесс, когда участники процесса понимают, чего хотят. И на этом этапе возможности ВPMS как нельзя лучше могут подготовить процессы к автоматизации.

В типичной ВPMS есть графический дизайнер, в котором, используя базовый набор интуитивно понятных элементов BPMN можно составлять схемы бизнес-процессов без участия программиста. Наглядность моделей процессов в ВPMS обеспечивает возможность выявления ключевых точек распределения потоков информации и работ процесса, что можно использовать на этапе исследования при автоматизации.

Мониторинг и оптимизация

ERP и ECM-системы обеспечивают автоматизацию процесса согласно регламента и зачастую имеют возможность визуализации схем бизнес-процессов. Поэтому для начала работы с процессами только этих систем бывает достаточно. Однако, просто поставить процесс недостаточно, так как современный рынок постоянно меняется и требует гибкости бизнеса. Рано или поздно встает вопрос оптимизации.

В ERP и ECM-системах можно получить исходные данные для мониторинга автоматизированных процессов: статистику по работе с процессом, узкие места, замечания к работе процесса. Для сбора статистики используются отчеты, которые позволяют собирать данные о работе с документами, с задачами и заданиями. Например, по данным отчета о просроченных задачам участников процесса, можно проводит анализ узких мест процесса, причин и вырабатывать корректирующие действия.

Есть инструменты для сбора данных, но при этом оптимизации процесса не происходит. Важно вовремя поймать тот момент, когда возникают серьезные проблемы: задержка сроков, увеличение издержек. В таких ситуациях встает вопрос оптимизации процесса, чтобы он продолжал работать эффективно, а не стал в тягость.

Для анализа и моделирования изменений процессов опять пригодится ВPMS. Не стоит забывать, что зачастую окончание процесса является началом другого. И изменения одного процесса могут потребовать не только изменений в ключевом процессе, но и во всей связке процессов в целом.

Сквозные процессы

С развитием рынка информационных систем увеличивается количество систем, ориентированных на разные направления работы компании. Например, межкорпоративный документооборот, может включать в себя работу в ERP, ECM-системах и сервисах обмена. Для того чтобы цепочка процесса в разных системах оставалась управляемой и прозрачной не только для участников, но и для руководства важно иметь единый интегратор работы всех процессов в компании.

BPMS, ориентированная на работы со сквозными процессами, может выступить в качестве такого интегратора. Это позволит обеспечить связь процессов в единую структуру для одновременной работы со всеми процессами в компании и дальнейшую их оптимизацию.

Таким образом, оставаясь лидером на рынке информационных систем по автоматизации процессов, ERP и ECM-системы являются важным, но не единственным элементом выстраивания процессов в современных компаниях в рамках методики BPM. Для единой интеграции автоматизированных процессов, прекрасно подходят набирающие обороты BPMS. В перспективе данные системы могут стать надежной основой, на которой ERP и ECM-системы могут раскрывать больше свой потенциал. А также не только удовлетворять потребности компаний, но и предвосхищать их.

Читайте также: Workfolw-движок ECM-системы вместо BPMS.