Минимальное внедрение системы: как занятия с личным тренером

Меня зовут Наталья Шутова, я работаю в Directum и помогаю среднему и малому бизнесу выбирать подходящую информационную систему.

В прошлой статье мы изучили «Самостоятельный» вариант внедрения без закрепленной команды от вендора, с дополнительными услугами на ваше усмотрение.

В этой статье разберем другой способ — «Минимальное внедрение».

Что такое минимальное внедрение

Минимальное внедрение — это когда вы включены в работу, но проект ведет команда наших специалистов. Например, вы собираете рабочую группу, а мы обучаем их и помогаем настроить базовую функциональность системы Directum Lite без сложных модификаций.

Кому подойдёт

Этот формат идеален, если:

• у вас от 50 до 500 сотрудников и множество рабочих процессов;
• вы приобрели несколько функциональных модулей системы;
• не готовы самостоятельно управлять внедрением;
• готовы выделить бюджет от 850 тысяч рублей;
• вам сложно уложиться в конкретные сроки;
• не внедряли ИС или был неудачный опыт в прошлом.

Этапы реализации проекта

1. Инициация проекта

На первом этапе мы собираем команду, проводим встречу и определяем ответственных. Это как планирование маршрута путешествия — все должны понять, куда и как мы идём. От нас будут выделены руководитель проекта, консультант и системный инженер. От вас — рабочая группа, а которую входят до 10 специалистов компании.

2. Установка ПО на сервер

Наши специалисты сделают основную работу: дистанционно установят программу, настроят серверы. Вам нужно обратить внимание на ОС и СУБД, которые описаны в требованиях. Бюджет на покупку и установку этих компонентов должна заложить ваша компания.

3. Наполнение справочников организационной структуры

Внесем сведения о компании, добавим сотрудников и настроим справочники. Можно делать это вручную или использовать специальную «Утилиту импорта данных». Во втором случае информация будет переноситься с помощью файлов Excel, которые должны предоставить ваши специалисты.

Лайфхак от разработчика: как безопасно сэкономить при покупке ПО  Если вы хотите настроить интеграцию со своей системой — можете рассчитывать на поддержку специалистов Directum. Ваша команда настраивает, наша — консультирует. Тогда как при самостоятельной установке такая функция не предусмотрена.

4. Функциональная настройка системы

Для первичной настройки важно заранее заполнить анкету. Это таблица, которую отправит наш менеджер, в ней нужно указать: юридические лица, сотрудников, подразделения, роли и процессы согласования.

При этом стоимость и время внедрения могут поменяться. Почему? Обычно в первом коммерческом предложении мы пишем стандартные параметры настройки: одна организация, типовое количество видов документов и т. д. Если ваши данные изменятся уже после того, как было отправлено КП — мы пересчитаем стоимость проекта и укажем новые сроки исполнения.

Подэтап: настройка «Быстрого старта» обмена документами с контрагентами

Всё делается дистанционно. Для «Быстрого старта» от вас потребуется только:

• заполнить короткий чек-лист;
• предоставить нашим специалистам удалённый доступ к сервису ЭДО;
• оплатить использование интеграционного API «Диадок» компании «СКБ Контур».

После настройки вы сможете обмениваться как минимум двумя типами документов с одним контрагентом.

Есть нюанс: если у вас несколько юрлиц (например, три компании в группе), то приобретается только один модуль интеграции с сервисом ЭДО, а услуги «Быстрый старт» и «API Диадок» — по количеству юрлиц, то есть три.

5. Обучение администратора и рабочей группы

Когда система установлена, важно, чтобы команда умела с ней взаимодействовать. Мы помогаем подготовить к работе в системе одного администратора + рабочую группу.

Обучение администратора

Администратор проходит пятидневный онлайн-курс по настройке системы. Занятия проходят с 09:00 до 15:00 мск. Если нужно обучить нескольких специалистов — просто сообщите менеджеру, он пересчитает стоимость. Запись курса не предоставляется.

Обучение рабочей группы до 10 человек

Обучение длится около 2,5 часов, проходит онлайн. После окончания вы получаете запись занятия.

Самостоятельное внедрение информационной системы: за что платить? При минимальном внедрении рабочая группа до 10 человек учится на примерах вашей компании. Тогда как при самостоятельном — группа до 20 человек знакомится с системой на демостенде с помощью стандартных кейсов учебного курса.

6. Тестовая эксплуатация

Когда всё настроено и команда готова, мы инициируем запуск. Предоставляем чек-листы и инструкции для проверки, а вы тестируете систему в реальных сценариях.

Через некоторое время собираемся на встречу: обсуждаем вопросы, что можно улучшить. На этом этапе мы предоставляем всю необходимую документацию и консультируем вашу рабочую группу. Далее она самостоятельно обучает остальных сотрудников.

7. Опытно-промышленная эксплуатация

Финальный этап. Внедрение завершается, после чего мы вас только сопровождаем. Теперь обученный администратор сам подключает сотрудников и решает текущие задачи, а свои вопросы адресует техподдержке.

А что если возникнут сложности?

У нас есть «Расширенный пакет консультаций». В него включена поддержка в режиме реального времени. Наши специалисты подключатся, помогут с вопросами и, при необходимости, донастроят систему.

Пакеты бывают на 3, 5 и 10 часов в месяц, и приобретаются минимум на квартал.

Минимальное внедрение — как личный тренер в бизнесе. Он подстрахует, объяснит сложные моменты и поможет дойти до результата. Тогда внедрение пройдёт без сбоев и неприятных сюрпризов.