Сколько ещё ждать закона о цифровых дубликатах?

Немного предыстории

Многострадальный законопроект N 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон „Об информации, информационных технологиях и о защите информации“ и отдельные законодательные акты» можно найти на портале официальной информации Госдумы.

Ранее мы уже рассказывали о нем в статьях. Еще в 2020-м году он выглядел логичным продолжением реформ документооборота. В 2022-м с учетом пандемийного прорыва в безбумажных технологиях, казалось, мы на пороге новой волны оцифровки архивов.

Напомним про основные термины, которых касается документ.

Конвертация — это преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры и содержания.

Электронный дубликат документа — это представленная в форме электронного документа копия документа на бумажном носителе.

Законопроект направлен на совершенствование правового регулирования в области электронных документов. Благодаря закону можно будет сократить срок хранения бумажных оригиналов, заменив их «электронными дубликатами». И далее использовать на протяжении всего срока их хранения в электронных архивах, в том числе при переходе на новые форматы.

Вроде бы актуальность перехода на электронный документооборот высокая, и этот фактор должен влиять на сроки вступления в силу законопроекта. Почему же тогда он уже почти год находится в стадии доработки?

Вот как прокомментировал ситуацию замначальника отдела Департамента развития цифровой экономики Минэкономразвития Александр Яльцев в ноябре 2022 г.: «С учетом того, что остались дискуссионные вопросы, к обсуждению которых привлекается и бизнес, второе и третье чтение закона в Госдуме стоит ожидать весной».

Что не так с законопроектом

У сообщества достаточно много претензий к закону. Эксперт по управлению документацией, руководитель научно-методического центра и образовательных программ DMC, Елена Скрипко на вебинаре Directum «Электронные архивы: легитимность и порядок» высказала ряд замечаний по разным направлениям.

Несоответствие терминологии, используемой в законопроекте, уже принятой терминологии.

• Термин «конвертирование» уже используется законодательством, но в других значениях, например, конвертация займов, валют. Возможно, в рассматриваемом законопроекте необходимо будет использовать другой термин.
• Термин «обладатель документа» применяется в других нормативно-правовых актах. В области законодательства, связанной именно с управлением документами, понятие «обладатель документа» отсутствует, используется — «автор документа».
• Термин «электронный документ, законченный делопроизводством» используется в Федеральном законе от 22.10.2004 N125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», применительно к архивным документам. В рассматриваемом законопроекте подразумеваются все электронные документы, не только архивные. В этом случае корректнее применять термин «исполненный документ».

Отсутствие механизмов защиты документов.

• Не определены требования безопасности к проведению процедуры конвертации и хранению электронных документов, если в них содержатся персональные данные.
• При допуске уничтожения материальных оригиналов конвертированных документов и электронных дубликатов возможна фальсификация документов в будущем.

Противоречия уже принятым законам.

• Пункт «возможность предоставления третьим лицам» не может быть условием обеспечения юридической значимости. Документом либо прямо предусмотрена возможность передачи третьим лицам, либо присутствует юридически значимое волеизъявление автора документа.
• Пункт про необходимость переподписания после истечения срока сертификата проверки электронной подписи не может быть принят, так как уже введено понятие метки доверенного времени.

В отношении последнего пункта есть не только предписанная норма, но и работающие ИТ-решения, которые доказывают работоспособность технологии. Так в решении Directum «Долговременный архив» для поддержания юридической значимости электронных документов соблюдается процедура «перештамповки» с добавлением метки времени.

Какие предложения поступили от бизнеса

У определенных отраслей, таких как банки, страховые, телеком-операторы, большие ожидания от законотворческих инициатив по возможностям оцифровки накопленных бумажных документов с последующим уничтожением оригиналов — переводом в «цифровые дубликаты». При этом есть понимание, что закон должен помогать, а не мешать процессу цифровизации.

Так в ноябре 2022 года на III Всероссийском Форуме ЭДО бизнес-сообщество высказало следующие предложения:

1. Разрешить банкам получать соответствующую лицензию и самостоятельно проводить конвертацию документов или передавать на аутсорсинг дочерней организации или доверенной третьей стороне.
2. Упростить закон, перенеся техническую часть в подзаконные акты, и совершенствовать нормативную базу уже после вступления в силу.
3. Оставить в законопроекте пункты, связанные только с электронными дубликатами и конвертированными документами, а в области хранения электронных документов придерживаться требований, которые уже существуют.
4. Определить организацию-регулятора, которая, по примеру РОСЭУ, будет регламентировать требования, форматы, протоколы. Поставить задачу: разработать дорожную карту по передаче документов в архив.

Сформулированные экспертами и бизнес-сообществом замечания и предложения переданы законотворцам на обсуждение.

Что же в итоге

Хотя законопроект и прошел первое чтение в апреле 2022 года, но внести правки так быстро, очевидно, не представлялось возможным. Слишком много вопросов он вызвал и у экспертов в области архивного хранения, и у представителей бизнеса. Поэтому продолжение следует, а мы регулярно мониторим изменения и будем держать вас в курсе событий.

Иллюстрация freepick