ECM-система - это не только управление контентом, но и процессами

Большинство компаний, независимо от размера и сферы деятельности, постоянно ищут точки повышения эффективности своих процессов. И это правильно, потому что всю деятельность необходимо организовать так, чтобы при минимальных затратах получался желаемый результат.

Мало автоматизировать процессы, ими надо грамотно управлять. В первую очередь, в помощь себе компании присматривают систему управления бизнес-процессами (BPMS). Да, BPM – это концепция процессного управления, которая рассматривает бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям. Но стоит рассмотреть вопрос с другой стороны.

Практически любой рабочий процесс сопровождается каким-то контентом: запись справочника, оформленное обращение, комментарий, документ и др. Потоком данных также нужно управлять, информация является неотъемлемой частью процесса. Недостаточно наладить передачу информации (workflow) между его участниками, надо принимать во внимание все составляющие бизнес-процесса.  

Например, любой бизнес на рынке В2В строится на договорных отношениях. Скорость согласования договора внутри компании, своевременность оплаты услуг и контроль исполнения условий договора влияют на репутацию и качество отношений с партнерами. Оптимальный состав согласующих и четкая последовательность этапов не гарантируют оперативность выполнения задачи. Важно обеспечить доступ к сопровождающим материалам (договору, заказу, заявке на финансирование и т.д.), предоставить рецензентам удобные инструменты и интерфейс работы.

Некоторые BPM-системы имеют дополнительные модули для управления контентом, в то время как для ECM и управление контентом, и управление процессами – типовая функциональность. Заказчики об этом часто забывают или вовсе не знают, потому что воспринимают ECM как синоним СЭД или подменяют понятия – используют простую аббревиатуру СУД (система управления документами). Часто ЕСМ путают с системами автоматизации учетных функций делопроизводителя и хранения электронных образов документов.

ECM шире, чем просто система электронного документооборота, задача которой – работа с контентом. Согласно определению Gartner, ECM-системы – это программные решения, реализующие следующие ключевые компоненты:

●   управление документами — экспорт, импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов;

●   управление образами документов (англ. document imaging) — захват, преобразование бумажных документов и управление ими;

●   управление записями — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;

●   управление потоками работ (workflow) — поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита;

●   управление веб-контентом (WCM) — автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;

●   управление мультимедиаконтентом (DAM) — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами;

●   управление знаниями (knowledge management) — поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации;

●   документоориентированное взаимодействие (collaboration) — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

То есть управление процессами и взаимодействием уже вложены в концепцию ECM. Хотя, и правда, процессы не являются здесь центральным звеном:

●   ЕСМ-системы позволяют настраивать и корректировать маршруты движения документов (менять и упрощать, убирать и строить заново). Однако ЕСМ не предусматривает версионность и вложенность процессов, которые предлагают BPM.

●   Для поддержки деятельности бизнес-аналитиков чаще всего настраивается интеграция ECM с системами описания бизнес-процессов (Business Studio, Microsoft Visio). Разработанные модели оргструктуры и бизнес-процессов легко переносятся в среду исполнения. Также поддерживается возможность анализа данных, собираемых в ходе исполнения процессов.

●   Маркетинговая фишка ВРМ-систем – моделирование без программирования – зачастую применима только к простым процессам. Эту возможность ЕСМ-системы поддерживают, предоставляя аналитикам удобные графические инструменты. Но есть процессы, которые проще спрограммировать. И это не зависит от используемой системы.

Для современной компании важно одновременно управлять и контентом, и процессами. Грамотно выстроенное взаимодействие и удобные инструменты работы – необходимые условия для эффективной деятельности сотрудников. 

Источник: Аналитика DIRECTUM