Эффективная работа с регламентирующими документами: проблемы, решения, инструменты

С регламентирующими документами (РД) — внутренними нормативными актами, которые описывают бизнес-процессы организации, сталкивается практически каждый сотрудник компании. Одни специалисты их составляют, другие ознакомляются и используют в ежедневной работе. От качества этих документов зависит, насколько быстро сотрудники выполняют задачи и одинаково ли понимают процессы.

На практике работа с этими документами часто вызывает трудности. Подготовка занимает недели: процессы согласования затягиваются, версии теряются, а сами тексты нередко оказываются сложными для восприятия. В результате сотрудники тратят время на поиск актуальной информации и по-разному трактуют требования и правила.

В статье разберем, почему возникают эти проблемы и какие инструменты помогают выстроить понятную и эффективную работу с регламентирующими документами.

Что такое регламентирующие документы

В компаниях регламентирующие документы называют по-разному: РД, ЛНА, ВНД или ЛНД — строго закрепленной терминологии нет. Их можно разделить на три уровня:

Документы верхнего уровня (концепция, стратегия, политика, кодекс) определяют общие принципы и направление работы организации.

Документы операционного уровня (порядки, положения, регламенты, инструкции) — содержат правила деятельности в рамках рабочих процессов.

Документы технологического уровня (методика, стандарт, методические рекомендации) — вспомогательные документы, которые уточняют, дополняют и описывают операционные.

Регламентирующие документы — это внутренние нормативные акты компании, которые определяют единые требования и правила для работников конкретной организации в разных сферах деятельности. Они официальные, потому что подписаны руководителем или уполномоченным лицом и включены в регистрационную систему компании. Это документы многократного применения, поскольку они описывают бизнес-процессы, в которых сотрудники участвуют ежедневно. Работодатель должен ознакомить сотрудников с такими документами под подпись, чтобы работники понимали установленные правила и применяли их.

Среди РД есть обязательные — их наличие регламентируется законодательством (например, инструкции, положения по охране труда, ПВТР, положение о защите ПДн). За отсутствие этих документов или неправильную работу с ними контролирующие органы (например, Федеральная служба по труду и занятости) могут вынести предупреждение, наложить взыскание или штраф, организация может проиграть суд или ее деятельность может быть приостановлена.

Также существуют необязательные регламентирующие документы. Они описывают правила работы и лучшие практики выполнения процессов внутри компании. Например, положение о структурных подразделениях не относится к обязательным документам, однако помогает разрешать спорные и неоднозначные ситуации при взаимодействии подразделений.

Независимо от того, относятся РД к обязательным или нет, они одинаково важны для компании.

Жизненный цикл РД

Жизненный цикл регламентирующих документов сложнее, чем у большинства обычных документов. В процессе работы над РД есть дополнительные этапы, а отдельные шаги часто оказываются длительными и трудоемкими.

Например, принятие решения о регламентации требует предварительного обследования, анализа регулирующей среды и оценки рисков, связанных с отказом от разработки. На этом этапе важно определить, к каким последствиям для компании может привести отсутствие такого документа. Если решение о принято, необходимо определить границы процесса и его участников. Для этого требуется глубокое погружение в процесс, который предстоит описать и формализовать.

Трудоемким может быть и сам этап разработки документа. Достаточно сравнить подготовку исходящего письма и положения о закупках — разница между ними колоссальна. Однако при понимании принципов и правил разработки этот процесс идет быстрее.

Важный этап — архивное хранение. Задуматься о нем важно уже сейчас, так как большинство РД имеют постоянный срок хранения. Если компания переводит эти документы в электронный вид, то для их полноценного и юридически значимого хранения необходима специальная система.

Другие «болезненные» этапы — согласование, ознакомление, управление изменениями — рассмотрим далее более подробно.

Результаты опроса о самом сложном этапе работы с РД

Я провела опрос среди специалистов крупных компаний, которые отвечают за работу с внутренними нормативными документами. В опросе приняли участие 112 человек. Вот такие проблемы были отмечены:

Что самое сложное в работе с РД?

Давайте разберем каждый сложный этап и посмотрим, как эффективно выстроить работу.

Долгое согласование

Какие основные сложности можно выделить:

«Бесконечное» согласование с отсутствием четких маршрутов и сроков приводит к тому, что документы теряются в почте или на столе, а сроки затягиваются. Знаю компании, где согласования длятся месяцами. Например, положение о закупках на три недели застряло в финансовом отделе, это привело к срывам сроков и проведению закупочных процедур по устаревшим правилам.

Непрозрачность процесса без возможности отследить, где документ, сколько времени он там находится, какие замечания внесены. Пример: руководитель запрашивает статус согласования инструкции по информационной безопасности. Получает ответ: «Документ находится у юристов». Выясняется, что он передавался между тремя юристами, двое внесли правки, но не зафиксировали их в системе, а отправили в мессенджер. При проверке невозможно будет доказать, что инструкция была согласована с учетом требований 152-ФЗ, а это может привести к штрафу за отсутствие утвержденного документа.

Потеря актуальности — изменения законодательства или бизнес-модели происходят быстрее, чем завершается согласование. Например, в феврале 2024 года в организации начали согласование регламента по обработке персональных данных по новым требованиям Роскомнадзора. К июню документ наконец утвержден, но за это время вышло новое постановление Правительства № 472 от 15.04.2024, изменившее сроки хранения ПДн. Регламент пришлось опять актуализировать.

Регламент согласования, когда согласующие лица обходят этапы (или согласовывают «устно»), используют параллельные каналы (мессенджеры). Пример: руководитель подразделения срочно вносит изменения в регламент складских операций и рассылает его по почте с пометкой «согласовано устно с логистикой». Через месяц выясняется, что начальник логистической службы не был ознакомлен с изменениями — его подпись в документе отсутствует. При внутреннем аудите документ признается недействительным, а действия сотрудников склада, выполненные по этому регламенту, квалифицируются как самовольные, и за них они могут понести дисциплинарную ответственность.

Что поможет

1. Закрепить в ЛНА правило: перечень согласующих лиц определяет автор документа. Это помогает избежать споров, поскольку именно он понимает, какие подразделения и процессы затрагивает документ.
   Чтобы разработчику документа было легче определять участников согласования и зоны ответственности, в организации следует ежегодно утверждать приказ о распределении обязанностей. Такой документ фиксирует, какие подразделения и должностные лица отвечают за конкретные процессы и функции.
2. Фиксировать количество циклов согласования для повышения эффективности. Так документ будут смотреть внимательно уже с первого раза, нагрузка на согласующих снизится.
3. Регламентировать сроки согласования на каждом цикле. Если говорить о практике согласования, то для большинства документов достаточно 1-2 дней на один круг. Для объемных документов срок может увеличиваться до 5 дней. Все зависит от объема текста, который надо посмотреть.
4. Соблюдать правила согласования:
5. Обследовать и мониторить работы, которые включают в себя поиск проблемных мест, сбор статистики: на каком этапе документ задерживается, почему добавляются дополнительные согласующие, кого в следующий раз стоит сразу включать в список и т. д. На начальных этапах это может требовать значительных временных затрат, но после выстраивания процесса трудоемкость снижается.

Почему сложно искать документы?

РД часто создаются и хранятся разрозненно. Одни вводятся в действие приказом руководителя и хранятся в качестве приложения к нему. Другие — вводятся грифом «УТВЕРЖДЕНО» и хранятся как отдельные документы. Сотрудникам бывает сложно понять, где именно находится нужный документ и как он называется.

Например, сотрудник ищет инструкцию по работе с жалобами клиентов, но не может ее найти, поскольку документ зарегистрирован под другим названием — «Положение о порядке рассмотрения претензий потребителей». В результате клиентская жалоба рассмотрена с нарушением сроков, а при проверке это грозит штрафом, равным проценту от цены товара.

Что поможет

1. Создайте единый реестр РД, это может быть таблица в Excel или автоматизированное решение по работе с регламентирующими документами.
2. Формируйте полноценный реестр документов. Для этого необходимо правильно фиксировать названия. Например, не просто приказ «О введении Положения», а приказ «О введении в действие Положения о хранении документов организации».
3. Вводите единые правила учета ЛНА. Все документы создаются и регистрируются как самостоятельные. Если для введения в действие требуется принять меры организационного, финансового или иного характера, то в тексте приказа необходимо указывать номер регламентирующего документа.

Долгое и дорогое ознакомление

Если у компании много территориально удаленных подразделений, процедура ознакомления с документами становится серьезной проблемой для сотрудников, отвечающих за этот процесс. Например, в компании 2,5 тыс. сотрудников, листы ознакомления с новым регламентом по информационной безопасности разослали по подразделениям. Сбор подписей занял 37 дней. За это время часть сотрудников уволилась, несколько человек перевели в другие подразделения, а часть ушла в отпуск. В результате с документом успели ознакомить только 68% целевой аудитории.

Отсутствие четко выстроенных процессов ознакомления приводит к тому, что сотрудники работают по устаревшим документам. Например, в январе люди ознакомились с регламентом по командировкам, в марте регламент обновили (изменили порядок авансирования), а повторное ознакомление уже не было проведено. В июне сотрудник подал авансовый отчет по старым правилам — бухгалтерия отказалась принимать документы. Это привело к конфликту, задержке закрытия аванса и нарушению сроков налогового учета.

Что поможет

Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя знакомить работников под подпись с РД:

• при приеме на работу;
• при введении в действие нового РД или его новой редакции.

Обязанность по ознакомлению с ЛНА лежит на работодателе, но эта задача может быть возложена на определенного сотрудника или должность одноразово (например, в инструкции по делопроизводству) или указываться в том приказе, который вводит документ в действие.

Важно регламентировать процедуру ознакомления внутренними нормативными актами. С отдельными документами, хранящимися непосредственно в структурных подразделениях, работников знакомят их руководители. Для этого в организации должен быть издан приказ о возложении обязанности по контролю за ознакомлением работников с РД.

Способ ознакомления может быть традиционным бумажным (когда сотрудник подтверждает, что прочитал документ, проставляя «живую» подпись») или электронным. Организация может применять один способ для всех работников либо использовать разные подходы для отдельных подразделений, категорий сотрудников или видов документов. Выбранный порядок ознакомления рекомендуется закрепить во внутренних нормативных документах, например, в ПВТР или инструкции по делопроизводству.

Варианты ознакомления с документом на бумаге: на отдельном листе ознакомления, который подшивается вместе с регламентирующим документом, на листе ознакомления с перечнем документов конкретного сотрудника (например, при приеме на работу) или в журнале ознакомления. Важно помнить, что сотрудников необходимо знакомить и со всеми последующими изменениями.

В электронном виде необходимо закрепить вид электронной подписи, используемой для подтверждения ознакомления. При работе с эл. документами, связанными с трудовыми отношениями, важно учитывать требования законодательства так как не со всеми локальными нормативными актами работников можно знакомить в безбумажном виде.

В системе необходимо закрепить порядок ознакомления с документами: с каких адресов электронной почты и на какие адреса они направляются, где размещаются и каким способом подтверждается факт.

Также рекомендуется определить сроки ознакомления с документами и порядок действий в случаях, когда работник находится в отпуске или на больничном.

Сложности актуализации

После ввода в действие документ требует постоянного контроля. В крупных организациях могут действовать сотни РД, созданных в разное время и имеющих разные сроки актуализации. Из-за этого легко пропустить пересмотр документа, и сотрудники продолжат работать по устаревшим правилам.

Управление изменениями включает мониторинг применения, учет нововведений законодательства и рассмотрение предложений по актуализации. По результатам такой работы документ может быть изменен или отменен, если его требования утратили актуальность.

Что поможет

Автоматизация работы с РД снизит риск использования устаревших документов. Система сможет контролировать сроки актуализации и заранее уведомит ответственных сотрудников о необходимости пересмотра.

В крупных организациях нормативная база включает сотни документов, созданных в разное время. Ответственность за их сопровождение часто распределена между разными подразделениями и сотрудниками. Из-за этого возникают вопросы: кто должен инициировать пересмотр, согласовать изменения или принять решение об отмене. Пока ответственность остается неочевидной, актуализация откладывается, а люди продолжают работать по устаревшим требованиям.

Цифровое решение поможет закрепить ответственных и контролировать выполнение задач по пересмотру. Все этапы актуализации будут фиксироваться, поэтому процесс будет оставаться прозрачным.

Система также учитывает связи между документами, так как изменение одного РД нередко требует пересмотра связанных с ним инструкций, положений, шаблонов документов и приказов, которыми они были введены в действие. Без централизованного контроля такие зависимости легко пропустить, и часть нормативной базы постоянно будет оставаться в неактуальном состоянии.

История изменений будет храниться вместе с документом. В любой момент можно определить, какая редакция действовала на конкретную дату, какие изменения вносились и на основании каких решений они были утверждены. Это упрощает контроль нормативной базы и снижает риск работы по устаревшим требованиям.

Проблема потери времени

Потери времени возникают на каждом этапе работы с РД. Если процесс не регламентирован, не определены ответственные или отсутствуют инструменты для их быстрого поиска, сложности начинаются уже на этапе инициирования. Сотрудникам приходится выяснять, к кому обращаться по вопросам разработки.

Если в компании не установлены единые правила работы с РД, то и разработка документа становится более трудоемкой. Необходимо найти подходящий образец, определить структуру документа, понять, какую информацию и в каких разделах следует отразить.

Согласование, ознакомление и поиск мы рассмотрели выше.

Основные причины потерь времени при работе с РД — это отсутствие автоматизации рутинных операций и недостаток знаний о методологии работы с локальными нормативными актами.

Для решения подобных задач необходим комплексный подход. С одной стороны, автоматизация помогает сократить трудозатраты на выполнение типовых операций, а с другой — обучение дает возможность сформировать единые правила и практики работы с регламентирующими документами.

Компания Directum предлагает оба инструмента: решение для автоматизации процессов работы с РД и курс по методологии взаимодействия с ними.

Итоги

Эффективная работа с регламентирующими документами требует системного подхода и использования современных технологий. Внедрив лучшие практики и специализированные решения, компания может:

• сократить сроки согласования на 30–50%;
• исключить потери и дублирование документов;
• обеспечить своевременное ознакомление всех сотрудников (включая удаленные филиалы);
• оперативно вносить необходимые изменения без полного перезапуска процессов;
• снизить риски нарушений ознакомления и использования РД;
• повысить прозрачность и контроль над системой регламентации.

Решение Directum «Регламентирующие документы» объединяет эти преимущества в единой платформе, делая управление документами быстрым, надежным и удобным для всех участников процесса. В результате компания получает эффективный инструмент управления, который будет помогать достигать бизнес-целей.