Экологический подход в бизнесе. На пути к безбумажному офису.

Этот материал подготовлен на основе данных компании PFU Fujitsu.

Любая компания — независимо от ее размера — может сделать свой вклад в решение мировых экологических проблем. Все, что для этого нужно, — это грамотные и ответственные бизнес-решения! Отказ от бумажных носителей — это отличная возможность сэкономить и помочь защитить окружающую среду.

Это не так сложно, как кажется!

Экономия бумаги — вот отличный пример того, как можно внести свой вклад в решение мировых экологических проблем. Провозвестники «цифровой революции» обещали нам освобождение от «бумажных оков», однако до сих пор тонны бумаг копятся в офисах по всему миру. Общемировое потребление бумаги не растет, однако остается очень и очень высоким. Опубликованный в 2011 году отчет о положении дел в сфере бумажного производства содержит вывод о том, что «улучшения в сфере использования и переработки бумаги могут оказать огромное влияние на экологическую обстановку в мире. Прогресс в этой отрасли может помочь решить целый ряд острых экологических проблем: уменьшение площади лесов, климатические изменения, исчезновение природной среды обитания животных, загрязнение воздуха и воды токсичными химикатами, например ртутью и диоксинами, выделение метана при гниении бумажных отходов на свалках и прочее». Сознательное сокращение потребления бумаги поможет сохранить леса, снизить потребление водных ресурсов и энергии, а также очистить нашу планету от опасных загрязнителей. Один из самых простых способов снизить потребление бумаги — это перевести информацию на бумажных носителях в цифровую форму. Цифровые документы не наносят вреда экологии, а также более удобны в хранении и использовании.

«Безбумажные» бизнес-процессы — это возможность сэкономить, ускорить ведение бизнеса и обеспечить соответствие нормативным требованиям. Иными словами, сокращение использования бумаги — это как одно из тех мудрых бизнес-решений, которых мир ждет от бизнеса сегодня.

Задача

Бумага всегда играла важную роль в нашей повседневной жизни. Неудивительно, что и бизнес до последнего времени не мог обойтись без нее. Архивные записи, картотеки, юридическая и нормативная документация, — все эти документы традиционно хранились в бумажном виде. Многие ключевые бизнес-процессы «запускаются» бумажными документами и приводят к созданию все новых и новых кип бумаг. Для многих компаний концепция «офиса без бумаги» до сих пор остается, так сказать, на бумаге.

Потребление бумаги — краткая статистика

■ Каждый офисный работник использует в среднем до 10 000 листов бумаги в год (Xerox)

■ 45% документов отправляются в корзину в течение 24 часов после создания (Xerox)

■ Основными потребителями бумаги в расчете на одного человека являются США и страны

Западной Европы (Environmental Paper Network)

■ Наибольший рост потребления бумаги наблюдается в Китае; в других регионах мира

потребление бумаги немного снижается (State of the Paper Industry, 2011 г.)

■ В 62% организаций потребление бумаги остается на прежнем уровне или растет (AHM

Document Scanning & Capture, 2011 г.)

Для того чтобы лучше осознать значение отказа от бумажных носителей, необходимо

понять уровень расходов на бумагу в компаниях.

■ В среднем один документ копируется 19 раз, включая фотокопии и распечатки (AIIM /

Coopers & Lybrand)

■ На то, чтобы заполнить стандартное хранилище для документов с четырьмя отделениями, нужно около 20 000€; расходы на поддержку архива составляют 1600€ в год (futurelawoffce.com)

■ Стоимость отправки бумажного документа составляет 16€

■ Расходы на поиск неправильно отправленного документа составляют 98€

■ Расходы на повторное создание утерянного документа составляют 204€ (Inc. Magazine)

■ До 20% документов в компаниях печатаются неправильно (ARMA International)

Для того чтобы представить себе реальный уровень экономии благодаря отказу от бумажных носителей, необходимо учесть расходы на фотокопирование, отправку по факсу, отправку, хранение и утилизацию бумаги.

Факты о бумаге

Знаете ли вы, что…

■ Из одного дерева получается 12 500 листов бумаги. Таким образом, уменьшение потребления бумаги на 12 500 листов, позволяет спасти одно дерево (AIIM / Techsoup).

■ Для производства ежегодного мирового объема бумажной продукции требуется 768 миллионов деревьев (conservatree.com).

■ Среднестатистический офис создает 350 фунтов/160 кг бумажных отходов на каждого сотрудника в год (Natural Defense Council).

■ Фотокопирование одного листа в среднем обходится в 0,02€ (AIIM).

■ Персональный сканер, используемый в деловых целях, сканирует от 12 500 до 62 500 страниц в год (50–250 страниц в день в течение приблизительно 250 рабочих дней) — это бумажные документы, которые не фотокопируются, а переводятся в цифровой формат.

■ Предположим, для каждого существующего бумажного документа требуется сделать одну копию (при стоимости 0,02€ за один лист). В таком случае сканер мог бы помочь сэкономить до 1250€, ежегодно затрачиваемых на обычное копирование (и это без учета расходов на последующую обработку и архивирование, необходимость в которых также отпадает). При этом от вырубки было бы спасено 5 деревьев.

Решение

Хотя полный переход к безбумажному документообороту для многих компаний может быть недостижимой целью, любая организация может сделать два простых шага в этом направлении. Во-первых, избегайте печатать информацию, которая изначально создана в цифровом виде, в том числе содержимое веб-страниц, электронные письма и документы.

По данным Cap Venture, «80% информации по-прежнему находится на бумаге, хотя 80% документов, с которыми мы работаем, уже есть на компьютерах».

Второй шаг — сокращение объемов бумаги, используемой в электронных процессах. Document Imaging, ключевой компонент Enterprise Content Management (ECM), преобразует бумажные документы в цифровые, обеспечивая хранение, управление и распространение только одной копии без печати, копирования и физической доставки получателю. Document Imaging — это совокупность аппаратных и программных средств, позволяющих трансформировать бумажные документы в полностью готовый к использованию контент.

Технологии сканирования в изображение и сканирования в процесс помогают поддержать бизнес-операции, требующие надежного документирования. Они предлагают массу преимуществ с точки зрения защиты окружающей среды и экономичности. Эти меры — уменьшение объемов избыточной печати и экономия бумаги в рамках бизнес-процессов — способны помочь компаниям в конкурентной борьбе.

Выгода

Уменьшение потребности в бумаге может принести пользу и бизнесу, и окружающей среде. Организации получают серьезные экономические преимущества благодаря снижению затрат, росту производительности, оптимизации бизнес-процессов, повышению эффективности совместной работы и коммуникаций. Более доступный и безопасный контент, уменьшение необходимости в хранении бумаг, сокращение расходов на курьерские услуги, соответствие нормативным требованиям и высокий моральный дух сотрудников, — вот далеко не полный перечень преимуществ, которые может дать простой отказ от бумаги.

Окупаемость инвестиций

Внедрение технологий оцифровки обеспечивает экономию средств в среднесрочной и долгосрочной перспективе. По данным аналитиков AIIM, компания из 10 сотрудников окупит вложенные инвестиции всего через 4 месяца после установки сканера, а небольшое изменение процессов позволит дополнительно сэкономить 940€ за 12 месяцев. Эти расчеты учитывают затраты на печать, фотокопирование и распространение документов. Однако необходимо принять во внимание еще несколько факторов:

■ Расходы на печать — оборудование, техническая поддержка и расходные материалы

(приблизительно 14€ на 1000 листов)

■ Расходы на фотокопирование — оборудование, техническая поддержка, расходные материалы и время сотрудников

■ Расходы на факсимильную связь — оборудование, техническая поддержка, расходные материалы, телефонная линия и время сотрудников

■ Распространение — конверты, почтовые и курьерские услуги (примечание: решения Document Imaging зачастую окупают себя сами благодаря сокращению затрат на курьерскую службу, а также помогают сократить выбросы углекислого газа при транспортировке)

■ Хранение

• В офисе — офисное пространство, электроэнергия для освещения и контроля температуры, шкафы, ящики для хранения и расходные материалы

• Вне офиса — офисное пространство, электроэнергия, расходные материалы и транспортировка в офис и из него

■ Утилизация — измельчение бумаги и ее вывоз

Справочные материалы и интернет-ресурсы

При проведении исследования и создании настоящего документа использовались следующие материалы и веб-сайты:

Источник: По информации PFU Fujitsu