Экспедиторские документы. Выход из бумажного лабиринта. Часть 1

Константин Тасмаев, бизнес-аналитик Synerdocs

Многие компании, занимающиеся транспортно-экспедиционной деятельностью (далее – ТЭД), интересуются, возможно ли перевести межкорпоративный документооборот в цифровой вид? Как построить работу с электронной транспортной накладной? Как наладить обмен другими специфичными документами? Я собрал информацию, которая поможет разобраться в бумажном лабиринте ТЭД.

Поскольку материала получилось много, он разделен на две статьи. В первой части расскажу про классификацию логистического сервиса и то, какое место занимает транспортная накладная в экспедиторской схеме. Во второй статье опишу остальные документы ТЭД, а также уделю внимание их переводу в электронный вид.

В чем отличие перевозок от транспортно-экспедиционных услуг?

В международной логистической практике принято разделять организации, участвующие в цепочке поставок, на несколько категорий: 1PL, 2PL, 3PL, 4PL и 5PL.

Уровни логистического сервиса

В чем же различие ТЭД и услуги перевозки

Транспортно-экспедиционная деятельность – понятие более широкое, нежели просто транспортировка груза. Кроме доставки материальных ценностей от одной точки до другой, ТЭД подразумевает организацию перевозки. В перечень транспортно-экспедиторских услуг могут входить:

●    разработка маршрута поставки;

●    заключение договоров с другими экспедиторами, перевозчиками и участниками логистического процесса для фрахтования морских и речных судов, самолетов, вагонов и автомобилей;

●    оформление транспортных накладных, коносаментов и других документов, необходимых для доставки грузов по назначению;

●    оплата тарифов на перевозку и других платежей, и сборов;

●    страхование грузов;

●    выполнение обязанностей таможенного брокера при перевозке экспортно-импортного товара;

●    информирование отправителей о продвижении грузов и их розыск в случае потери;

●    организация переадресовки в пути следования;

●    получение разрешений и оформление документов на перевозку опасных, крупногабаритных и тяжеловесных грузов;

●    другие услуги по поручению клиентов.

Представим, что ваша компания занимается производством ваты и вам необходимо доставлять продукцию – из фабрики до точек продаж. Воспользовавшись услугами 2-PL провайдера или транспортной организации, управлять цепочкой поставки придется собственными силами. Перевозчик лишь доставит груз из одного места в другое. В случае, если вы наймете экспедиторскую компанию, организация перевозки ляжет на ее плечи.

Оформление документов

ТЭД регламентируется Федеральным законом № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» (далее – ФЗ-№ 87). Согласно ст. 2 при выполнении услуг обязательно составлять три документа:

●    поручение экспедитору,

●    экспедиторскую расписку,

●    складскую расписку.

Так обстоят дела в теории. На деле же компаниям не запрещается применять свои формы документов. Кроме документов, указанных выше, можно встретить МХ-1, МХ-3, отчеты экспедитора, не редки случаи применения произвольных формы, разработанных логистическими компаниями.

Также согласно письмам Управления ФНС РФ по г. Москве от 01.11.2011 N 16-15_105695@ «О порядке оформления документов» и Управления ФНС РФ по г. Москве от 17.10.2011 N 16-15_100092@ «О порядке оформления перевозки» к данному списку можно добавить транспортную накладную (далее – ТрН).

Электронная ТрН в помощь экспедитору

Транспортная накладная – документ, готовый для обмена в электронном виде. Про нюансы работы с ним читайте статью «Электронные грузоперевозки»: как избавиться от бумаги в пути?».

Как построить взаимодействие с цифровым документом, если вы оказываете транспортно-экспедиционные услуги? Существует два варианта заполнения накладной:

●   когда экспедитор для перевозки привлекает транспортную компанию;

●   когда экспедитор заключает с транспортной компанией договор перевозки от имени клиента.

Рассмотрим подробнее.

Экспедитор для перевозки привлекает транспортную компанию

В этом случае грузоотправителем в ТрН будет значиться экспедитор.

После создания электронного документа в сервисе обмена у экспедитора есть возможность не только отправить ЭТрН основным участникам документооборота, но и переслать ее в адрес грузовладельца для отслеживания статуса перевозки.

Схема 1. Договор с перевозчиком от лица экспедитора

Экспедитор заключает с транспортной компанией договор перевозки от имени клиента на основании выданной доверенности.

Тогда в пункте «Грузоотправитель» (первый раздел ТрН) должны быть указаны данные клиента (собственника груза). А к этой накладной необходимо приложить доверенность, выданную экспедитору клиентом (статья 801 ГК РФ, п. 4 ст. 4 ФЗ-№ 87).

В такой ситуации экспедитор должен самостоятельно передать груз перевозчику. Для этого он может направить своего сотрудника на склад, где производится погрузка.

●    Сотрудник экспедитора ставит свою подпись в п. 6 транспортной накладной.

●    В п. 9 ТрН перевозчик указывает данные о заказе от экспедитора.

●    В п. 10 транспортной накладной необходимо прописать данные о компании, которая фактически перевозит товары. Данные экспедитора могут указываться только если он сам перевозит товары, не привлекая к этому третьих лиц.

●    В п. 15 нужно указать стоимость услуг перевозчика, выставленных экспедитору.

●    Подписи в ТрН будут принадлежать грузоотправителю (экспедитору) и перевозчику.

Схема 2. Договор с перевозчиком от лица грузовладельца

Свет в конце туннеля или в чем преимущества электронной ТрН

Процесс обмена накладными в электронном виде почти не отличается от бумажного. Переход на современное решение будет не таким сложным, а применение ЭТрН принесет много плюсов вашей организации:

Более подробно о том, как решить проблемы перевозчиков с бумажными документами, рассказывает в статье «Электронная транспортная накладная против проблем в грузоперевозках» моя коллега бизнес-аналитик Synerdocs Алиса Муратова.

В следующей части я расскажу о способах перевода в электронный вид остальных документов, участвующих в экспедиторской деятельности.

Источник: Аналитика Synerdocs. ЭДО в транспорте и логистике