«Электронные грузоперевозки»: как избавиться от бумаги в пути?

Константин Тасмаев, бизнес-аналитик Synerdocs

По данным Росстата, в июле 2018 года автомобильным транспортом было доставлено 518 648,2 тысяч тонн груза. Можно предположить, какой внушительный поток бумажных документов сопровождал процессы грузоперевозок. Давайте вместе выясним, почему в транспортно-логистических компаниях (далее – ТЛК) документооборот достигает таких объемов, и заглянем в его возможное «электронное» будущее.

Для начала предлагаю рассчитать примерное количество транспортных накладных, сформированных за месяц по грузоперевозкам.

Число неточное, но оно позволяет представить весь масштаб документооборота. Более того, оно увеличится, если принять во внимание, что зачастую в кузове одного автомобиля перевозится несколько партий груза для разных получателей, и на каждую партию формируется отдельная накладная.

Традиционная схема: долго, зато надёжно?

Рассмотрим, как сейчас протекает работа с бумажной транспортной накладной (далее – ТрН) в большинстве транспортно-логистических компаний:

Чаще всего ТрН формируют в момент приемки товара водителем – перед погрузкой в автомобиль. Согласно Постановлению Правительства РФ от 15.04.2011 №272 документ составляется в трех экземплярах – для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Но распространены случаи, когда создается и большее количество ТрН.

1.   Несмотря на то, что подписание и обмен транспортными накладными происходит традиционно на бумаге, документы формируются с использованием информационных и технических средств, например, в интерфейсе WMS- или TMS-системы предприятия. Большинство разделов заполняются автоматически. Сотрудники распечатывают документ и вручную вносят данные в оставшиеся поля.

2.   На следующем этапе уполномоченный сотрудник грузоотправителя и водитель подписывают документ.

3.   После доставки товара грузополучатель вносит в накладную данные о фактической дате и времени прибытия автомобиля на выгрузку, проставляет отметки о состоянии груза. Ответственный сотрудник грузополучателя и водитель подписывают документ.

4.   Казалось бы, теперь ТрН подписана всеми сторонами грузоперевозки, и цепочка документооборота закрыта. Но это не так: подписанный экземпляр может еще долгое время колесить в пути от грузополучателя к грузоотправителю, задерживая тем самым оплату транспортных услуг.

Как сделать так, чтобы владелец груза получал готовый документ уже через несколько минут после подписания? Легко. В следующей главе я подробно расскажу о том, как ускорить возврат накладной и минимизировать риск потери.  

Как перейти от «бумажной» реальности в цифровое будущее с электронной транспортной накладной?

Все участники цепочки поставки (грузоотправитель, грузополучатель и транспортная компания) сегодня могут использовать ЭТрН в сервисе электронного обмена документами Synerdocs. На схеме представлена последовательность подписания документа в сервисе Synerdocs:

1.   Ответственный сотрудник грузоотправителя создает и подписывает транспортную накладную в своей учетной системе.

2.   Водитель принимает груз и оставляет подпись в документе, используя наиболее приоритетный инструмент мобильного подписания:

3.   Водитель поставляет товар. Вместо бумажного носителя у него есть печатная форма транспортной накладной, с которой он может ознакомиться прямо в смартфоне – в интерфейсе чат-бота.

4.   Грузополучатель оставляет подпись в документе в момент приемки материальных ценностей, подтверждая, что груз прибыл в пункт назначения.

5.   Во время сдачи груза водитель повторно использует чат-бот или СМС-подписание.

6.   Последней документ подписывает транспортно-логистическая компания. При этом накладная будет доступна перевозчику с самого момента ее отправки грузополучателем.

Заметили, что порядок подписания электронной транспортной накладной не сильно отличается от традиционного на бумаге? Это действительно так, и бизнесу не составит труда перейти на документооборот в электронном виде.

Выбираем приоритетный путь работы

Решая перевести транспортные накладные в электронный вид, компания-заказчик ищет наиболее подходящий вариант работы. Специалисты сервиса предлагают следующие:

Выгоды использования ЭТрН для всех участников грузоперевозок:

●    На подписание документа уходит минимум времени.

Традиционный документооборот в рамках одного города длится не менее суток. Если же речь идет о междугородних перевозках, то время работы с транспортной накладной увеличивается пропорционально расстоянию маршрута и может достигать нескольких недель. С переводом работы в электронный вид перевозчик получает накладную сразу после подписания последним участником.

●    Документы больше не теряются.

Напомню, что бумажные ТрН «путешествуют» бок о бок с водителем, преодолевают вместе с ним тысячи километров. В пути бумага испытывает на себе трудности кочевой жизни, отчего часто теряет первоначальный вид. Нередки и случаи утери документов.

А теперь представьте, как удобна электронная транспортная накладная. Она спокойно «лежит» в сервисе, ей не страшны никакие погодные условия и потери.

●    Исчезает проблема с хранением накладной и ведением объемных архивов.

Первичные документы по умолчанию находятся в сервисе обмена Synerdocs. Условия и сроки хранения документов обсуждаются индивидуально.

Еще больше о том, почему полезно переходить на ЭТрН, написала моя коллега бизнес-аналитик Алиса Муратова в статье «И у меня на это 5 причин» © Или для чего использовать электронную транспортную накладную?». Рекомендую к прочтению.

Хотелось бы ознакомиться и с вашими рассуждениями, какие выгоды или вред вы видите в том, чтобы прямо сейчас отказаться от бумажных документов в грузоперевозках в пользу электронных. Делитесь своим мнением в комментарии.

Источник: Synerdocs