Обзор форума "Внутренний и внешний электронный документооборот" CFO-Russia

26-27 мая 2016 года состоялся третий форум «Внутренний и внешний электронный документооборот», организованный порталом CFO-Russia.ru и Клубом финансовых директоров.

Доклады участников – представителей крупных компаний и холдингов являлись описанием кейсов по успешному внедрению внутреннего и внешнего ЭДО. Это и позволило достигнуть главной цели конференции – получение best practices. А участие представителей ФНС России дало много ценной информации в области применения электронной подписи и формализации электронных документов.

Взгляд ФНС на формализацию документов

В рамках панельной дискуссии обсуждался вопрос об обеспечении юридической значимости неформализованных документов и путей их формализации. Советник государственной гражданской службы 2 класса Ольга Лапина, обсуждая возможность формализации различных видов документов, в том числе и договорных в рамках осуществления проверок ФНС, предложила мысленное разделение всех видов документов на базообразующие и поясняющие. К базобразующим документам мы можем отнести счета-фактуры и все первичные документы по хозяйственным операциям имеющие налоговые последствия. Именно их и будет обрабатывать ФНС при представлении документов в первую очередь, и этот процесс должен быть максимально автоматизирован. Это означает, что новые документы на пути к формализации – это первичные документы. В частности, в рамках дискуссии назывались Акт об установленном расхождении ТОРГ-2 и бухгалтерская справка как первые кандидаты для формализации.

Формализация документов – первоочередная задача для обеспечения оперативной обработки документов на стороне участников обмена и контролирующих органов, но никак не для обеспечения дополнительной юр. значимости.

Задача поясняющих документов, к которым участники панельной дискуссии отнесли все неформализованные документы, в том числе и договоры – отобразить нужную информацию в понятном, «читабельном» виде, а для этого достаточно использовать любой распространённый формат для чтения документов. Поэтому, вопрос о формализации договоров в обозримом будущем стоять не будет – такое было мнение участников форума.

Применение простой ЭП и риски при облачной ЭП

Интересной частью дискуссии было обсуждение применения разных видов ЭП и отношению ФНС к подписанным документам при проверке в случае подписания документов неквалифицированной или простой ЭП. Такие документы ФНС принимает и признает их легитимность – тут и добавить нечего при соблюдении условий, определенных законодательством, в данном случае это Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) "Об электронной подписи". Однако, для проверки обеспеченности выполнения условий по 63-ФЗ, при применении неквалифицированной и простой подписи, ФНС может потребовать проведения дополнительных мероприятий. Такими мероприятиями могут быть подтверждение исполнения условий 63-ФЗ в части наличий соглашений между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, и порядок проверки электронной подписи.

Момент – простая ЭП не гарантирует неизменность документа после его подписания. Поэтому, в диалоге представителей бизнеса и ФНС обсуждалась возможность исключения простой ЭП из разряда подписи, при использовании которой подписанный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Начальник Управления информационных технологий ФНС России Татьяна Матвеева выразила опасения коллег из контролирующих органов об использовании облачной ЭП. По мнению регуляторов, есть много рисков, связанных с возможностью кражи целых облаков, где хранятся закрытые части ключей ЭП. Аналитика по этому вопросу уже запущена, и как вариант развития событий – когда-то мы можем прийти к однозначному запрету использования облачной ЭП со стороны контролирующих органов.

Кадровый ЭДО и мобильный офис

Новая тенденция в ЭДО – перевод кадрового документооборота в электронный вид. Об успешных примерах говорили докладчики и участники форума. Но, говорили и о рисках из-за отсутствия у судов практики рассмотрения трудовых споров при использовании электронного документооборота в трудовых взаимоотношениях и незначительного количества экспертов, которые могут участвовать в судебном процессе по вопросам кадрового электронного документооборота.

Все больше плюсов находят работодатели при организации дистанционной работы с сотрудниками и рассматривают облачный офис как инструмент повышения эффективности.

* * *

Не будет преувеличением сказать, что это была одна из самых насыщенных по содержательной части конференций за последнее время. Надеемся увидеть и услышать о положительных результатах проектов внедрения в организациях участников на следующих конференциях!