Электронные счета-фактуры: опасность или перспектива?

Иван Агапов, Павел Овчинников, Synerdocs

Обмен электронными документами давно уже воспринимается как перспективная практика, повсеместный переход к которой лишь вопрос времени. Тем не менее, мы знаем примеры, когда слишком поспешное внедрение новой технологии приводило к плачевным результатам. Поэтому сейчас мы отвечаем на важный и интересный вопрос: что сегодня представляет обмен электронными счетами-фактурами – опасность или реальную перспективу?

Почему стоит переходить на электронные счета-фактуры?

Формирование потребности перехода на электронные счета-фактуры выходит за рамки потребностей бухгалтерии. Чаще всего наиболее острую форму этот вопрос принимает в подразделениях, занимающихся сбытом, складским учетом, закупками и т.п. От наличия документов и корректного их содержания зависят все бизнес-процессы. Таким подразделениям как раз нужна быстрая доставка документов, оперативное исправление и корректировка счетов-фактур, возможность работать с ними в своей учетной системе и без забот отправлять любое число документов в контролирующие органы. Истории про «газели» со счетами-фактурами некоторым хочется забыть.

Если компания ежемесячно или даже ежедневно формирует множество первичных документов, то ей жизненно необходимо отказываться от бумажных счетов-фактур. Обычно такие организации и не задаются вопросом, стоит или не стоит переходить на ЭДО. Для них однозначно стоит. Некоторые организации даже не представляют, сколько денег в год они тратят на работу с бумагой и доставку документов. Например, в средней торговой компании суммы могут достигать сотен тысяч рублей. Перевод документов в электронный вид может в 5-6 раз сократить издержки и позволит вкладывать освободившийся актив в развитие бизнеса.

С другой стороны, есть небольшие поставщики или подрядчики, чей внешний обмен документами не так велик – до 10 документов в месяц. Для таких компаний электронные счета-фактуры не представляют особого интереса, но даже и они в последнее время подключаются к операторам обмена – с подачи крупных партнеров, которые уже переходят на ЭДО.

Словом, вопрос о переходе на электронные счета-фактуры решается довольно просто: вы либо переходите уже сейчас, понимая, для чего это надо, либо в ближайшем будущем вас «переведет» важный партнер, чей бизнес слишком тесно связан с вашим, чтобы отказываться.

Какие проблемы возникают у тех, кто сейчас переходит на электронные счета-фактуры?

К счастью, огромная часть технических и организационных проблем при переходе на электронные счета-фактуры сегодня либо решена на уровне нормативных актов, либо успешно решается нами в процессе общения с абонентом. Тем не менее, остается еще несколько «родимых пятен», с которыми приходится считаться.

Например, отсутствие возможности отправлять документы «задним числом». Это техническое ограничение, которое не позволяет менять дату создания документа. Но даже в этом случае у абонентов есть варианты. Первый вариант: выстроить внутренние процессы компании так, чтобы они соответствовали налоговому законодательству с учётом требований по срокам выставления документов. Вполне подходящий выход можно найти, активно используя возможности корректировки документов, тем более, что Минфин РФ облегчает этот процесс.

Если же объективно выставить счета-фактуры не получается (так бывает, например, у топливно-энергетических компаний), то в этом случае можно выставлять счета-фактуры в 5-дневный срок с ориентировочными данными, а потом, когда будут точные сведения, выставлять корректировочные документы.

Поправок, продлевающих срок выставления счетов-фактур, в ближайшее время, к сожалению, не ожидается. Это говорит лишь об одном - пора бизнесу самостоятельно выходить с соответствующей инициативой. Об этом намекает и налоговая служба России в своем письме от 10.07.2014 N ГД-4-3/13390@.

Второй нюанс организационный – ваши контрагенты не всегда готовы сразу перейти на электронные документы. По разным причинам: не подключены к сервису обмена, нет доверия к документам, не достаточно мотивации и т.п. Здесь, конечно, на помощь должен приходить оператор обмена, с которым вы работаете. В нашей практике достаточно историй, когда совершенно незаинтересованная компания все-таки принимает решение о переходе на ЭДО – всего-то надо проработать вопросы мотивации.

Почему мы должны отправлять счета-фактуры через операторов?

Действительно, существует множество возможностей для обмена электронными документами – почта, обменники, облачные хранилища, коммуникаторы, чаты и т.п. Но когда речь идет об обмене электронными счетами-фактурами, то только оператор (а точнее – оператор ЭДО СФ).

Здесь можно было бы просто сказать, что таков закон (Приказ министерства финансов РФ от 25 апреля 2011 г. N 50н). Но этот ответ был бы не полным без существенного пояснения. Оператор играет роль не просто «транспорта» для документов, но третьей доверенной стороны, которая наравне со всеми участниками обмена несет свою ответственность и предоставляет гарантии. А ФНС эти гарантии нужны особенно, ведь речь идет о управлении информацией, связанной с начислением налогов. В нашей стране игра «обмани государство» чересчур популярна, поэтому без специализированного сервиса, чьей задачей будет абсолютный порядок в документообороте – не обойтись.

Оператор берет на себя контроль за порядком обмена, за соблюдением форматов, за работоспособность, юридическую силу и множество других технических и организационных нюансов, которые самостоятельно отслеживать и использовать не получится. Подробнее об этом читайте в «Сравниваем способы обмена документами: e-mail или Оператор ЭДО СФ».

Могут ли нас заставить обмениваться электронными счетами-фактурами?

По закону – нет. В том же приказе Минфина N 50н указано, что счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом и настоящим порядком. Пока нет закона, который бы обязывал вас переходить на ЭДО. На эту тему мы неоднократно и продуктивно писали, например, Анастасия Щепина в статье «Так будут ли электронные счета-фактуры обязательными?»

А вот на практике могут и заставить. Ваш контрагент может замотивировать вас либо поставить ультиматум – только так и никак иначе. Например, покупатель может заявить, что переходит на приём только электронных документов от поставщика с определённой даты. Или отправитель счетов-фактур начинает их рассылать только в электронном виде, а за бумажной копией необходимо приехать к нему в офис или заказать курьера со стороны получателя. И ваше решение будет зависеть от того, насколько важно для вашего бизнеса работать с этим партнером (как правило, это крупные компании, которые могут позволить себе такую жесткую позицию).

* * *

Подводя итог, хочется заметить, что число спорных вопросов об электронных счетах-фактурах становится все меньше. Законодательство, конкретная бизнес-практика и развитие самих операторов делают внешний обмен электронными документами доступным, понятным, прозрачным. И со временем у пользователей окончательно отпадут последние сомнения в том, стоит ли переходить на электронные счета-фактуры.

Источник: Клерк.ру. Спецпроект "Без бумаг"