Какой электронной подписью подписать кадровый документ — ПЭП, УНЭП, УКЭП, Госключ?

377-ФЗ прямо разрешает компаниям вести кадровый документооборот в электронном виде без дублирования на бумаге. Исключение составляют три вида документов:

• приказ об увольнении;
• акт о несчастном случае;
• журнал инструктажа по технике безопасности.

Все остальные документы можно смело переводить в цифру, и ничего вам за это не будет, кроме снижения затрат на делопроизводство, ускорения процессов и повышения их прозрачности. Компании, уже сделавшие выбор в пользу КЭДО, подтверждают: трансформация дает ощутимые результаты, упрощает коммуникацию с офисными и дистанционными сотрудниками, минимизирует риск ошибок, поднимает престиж бренда.

Как подписать кадровый документ?

Мало просто перейти от бумаги в цифру: большинство документов нужно подписывать, выражая тем самым свое согласие или ознакомление с содержанием. Как происходит заверение в КЭДО?

Для того чтобы подписать цифровой кадровый документ, потребуется электронная подпись (ЭП). Ее легитимность в КЭДО закреплена в 407-ФЗ, 377-ФЗ и Трудовом кодексе.

Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», существует три основных вида ЭП:

• простая;
• усиленная неквалифицированная;
• усиленная квалифицированная.

Все они в разной степени применимы для целей кадрового электронного документооборота.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Этот вид подписи каждый точно использовал и не раз, даже не подозревая об этом. ПЭП представляет собой комбинацию из логина и пароля, которую мы вводим при совершении банковских операций или покупок онлайн, а также когда проходим авторизацию в личных кабинетах.

Простая ЭП подтверждает, что действие совершил определенный человек. Для ее получения не требуется какое-то специализированное программное обеспечение — подпись генерирует площадка, на которой авторизуется пользователь.

ПЭП формируется без подключения криптографических алгоритмов, а значит, является наименее защищенной из всех ЭП. Поэтому в КЭДО применять ее нужно с осторожностью.

377-ФЗ запрещает работодателю использовать простую электронную подпись. Сотрудник может заверять ПЭП кадровые документы, но список исключений из этого правила длинный и включает:

• трудовой договор;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор;
• договор на получение образования;
• приказ о дисциплинарном взыскании;
• согласие на перевод;
• заявление об увольнении;
• отзыв заявления об увольнении.

Документы, содержащие государственную тайну, простой электронной подписью заверять нельзя.

Важно, что для обеспечения легитимности ПЭП необходимо:

• заключить между сторонами обмена соглашение о ее взаимном признании;
• закрепить легитимность ПЭП в локальном нормативном акте.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

В отличие от простой электронной подписи УНЭП создается с использованием алгоритмов криптографического шифрования, что позволяет не только подтвердить, что документ заверен конкретным человеком, но и отследить все изменения, которые внесены после подписания.

УНЭП представляет собой комбинацию из открытого и закрытого ключа электронной подписи. Закрытый ключ зашифровывает документ, информация о нем конфиденциальна и не передается третьей стороне. Открытый ключ предназначен для проверки электронной подписи и может предоставляться контрагенту.

Получить УНЭП можно в удостоверяющем центре (УЦ), в том числе неаккредитованном, а также самостоятельно, например, через государственное мобильное приложение Госключ.

В рамках кадрового электронного документооборота УНЭП — инструмент выбора для сотрудников, так как законодательство разрешает заверять этим видом подписи все кадровые документы, которые можно вести в цифре, в том числе трудовой договор.

В системе Directum HR Pro УНЭП для сотрудников выдаются прямо в системе

Работодатель с помощью усиленной неквалифицированной ЭП не сможет подписать такие важные документы, как:

• трудовой договор;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор;
• договор на получение образования;
• приказ о дисциплинарном взыскании.

Для придания УНЭП легитимности важно не забыть документально закрепить взаимное признание участниками взаимоотношений ее юридической значимости.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

УКЭП, как и УНЭП, формируется с помощью криптографии. Разница в том, что в случае с УКЭП обязательно наличие квалифицированного сертификата подписи с четкой структурой, утвержденной ФСБ (в случае с УНЭП сертификат необязателен, а его структура не регламентирована). Кроме того, УКЭП легитимна по определению, для обеспечения ее юридической значимости никаких дополнительных соглашений между сторонами не требуется.

Получить подпись можно только в аккредитованном УЦ или через приложение Госключ.

В КЭДО использование усиленной квалифицированной подписи для сотрудников избыточно, но для руководителей — это то, что надо, ведь с ее помощью можно подписать любой кадровый документ. Также УКЭП понадобится работникам, которые занимаются учетом персонала в организации: только с такой электронной подписью можно сдавать отчетность в ФСС, ПФР и Росстат.

«Использование в КЭДО усиленных электронных подписей делает его легитимным и безопасным. Мы рекомендуем применять УКЭП для работодателей и УНЭП для сотрудников.

В Directum HR Pro усиленные неквалифицированные подписи генерируются прямо внутри системы, которая по сути становится третьей стороной в отношениях работника и работодателя. В спорных ситуациях именно данные из системы будут подтверждать факты заверения, отправки и получения документа».

Артём Пермяков,

директор по перспективному развитию компании Directum

УНЭП + УКЭП = Госключ

Мобильное приложение семейства Госуслуг от Минцифры предназначено для подписания документов с обеспечением юридической значимости. Сегодня в нем можно самостоятельно получить обе усиленные подписи. Для генерации УНЭП потребуется смартфон, подтвержденная учетная запись на Госуслугах и 2-5 минут времени. Для получения УКЭП дополнительно нужен заграничный паспорт нового образца с биометрическими данными и модуль NFC в смартфоне для их распознавания.

Использование Госключа легитимно, безопасно и бесплатно. Этим объясняется возрастающая популярность сервиса — прошло чуть больше года с момента анонсирования приложения, а с его помощью уже подписано более 600 тысяч документов.

В КЭДО Госключ используется в тестовом режиме и показывает хорошие результаты. Так, в компании Directum прошел эксперимент, подтвердивший работоспособность УНЭП Госключа при подписании кадровых документов в системе Directum HR Pro.

Подписать документ через Госключ можно в пару кликов

Универсальность и доступность госсервиса наводит на мысль о том, что он прочно войдет в КЭДО как инструмент подписания.

«Госключ — многообещающая разработка, к которой рынок демонстрирует интерес. Есть предпосылки для того, чтобы этот сервис от Минцифры стал универсальным средством заверения любых документов».

Артём Пермяков,

директор по перспективному развитию компании Directum

Изображение от mindandi на Freepik