Обзор популярных систем для кадрового электронного документооборота 2022

Вслед за новыми возможностями перед компаниями встал вопрос о выборе системы для кадрового ЭДО.

Актуальные данные смотрите в новом исследовании: Обзор систем для КЭДО 2023

На что обратить внимание при выборе системы

Хорошо ли вы знаете КЭДО? Проверьте себя! Система для КЭДО объединяет три стороны кадровых процессов: работодателя, сотрудников, государство. Поэтому при ее выборе нужно учитывать не только функциональность, но и удобство с точки зрения всех пользователей, а также возможность обеспечить легитимный документооборот.

На рынке КЭДО представлены около двух десятков сервисов и ПО. Сузить поиск помогут критерии:

• система для кадрового электронного документооборота может интегрироваться с популярными учетными системами и государственными сервисами («Госключ», «Работа в России»);
• доступ к КЭДО могут иметь все сотрудники: офисные, занятые на производстве, работающие дистанционно;
• система поддерживает не только оперативное, но и длительное хранение с обеспечением юридической значимости документов.

Пара слов о государственной информационной системе

Вести электронный документооборот с сотрудниками можно с помощью единой цифровой платформы «Работа в России». Такая возможность предусмотрена ТК РФ с 1 сентября 2022 года. Платить за использование ЕЦП работодателю не придется, это плюс. С другой стороны, «Работа в России» пока не может закрыть все потребности кадровых служб, в том числе согласование и массовое ознакомление с документами или интеграцию с учетными системами.

Любой сотрудник может потребовать выгружать его трудовые документы на платформу «Работа в России». Если такой функциональности нет в выбранной коммерческой системе, придется дорабатывать ее, чтобы не нарушать закон.

При сравнении готовых решений для КЭДО особое внимание мы уделили функциональности, удобству получения электронных подписей, вариантам размещения системы (облачное или локальное) и возможности создать юридически значимое хранение кадровых документов.

Обзор составлен на основании информации из открытых источников.

СБИС

Решение для организации кадрового документооборота для офисных и удаленных сотрудников.

Интерфейс системы для сотрудников

Возможности системы

• подписание более 160 типов документов без дублирования на бумаге: ЛНА, приказы, расчетные листы, графики отпусков и т. д.;
• электронный архив;
• личный кабинет сотрудника.

За дополнительную плату можно подключить корпоративный портал, кадровый учет и расчет ЗП.

Основные преимущества

• проработанный личный кабинет, вход с помощью учетной записи сотрудника в самой системе, соцсетях или из Госуслуг;
• можно создавать свои шаблоны документов и настраивать маршруты их согласований в визуальном конструкторе;
• мобильное приложение под Андроид и iOS. Можно использовать как корпоративную ленту новостей и мессенджер, запрашивать справки в отделе кадров и бухгалтерии и т. д.

Варианты размещения

Только облачное размещение.

Интеллектуальные механизмы

При оформлении документов по трудоустройству СБИС распознает загруженные сканы паспорта и СНИЛС.

Архивное хранение

Электронный архив кадровых документов вместе с информацией о подписях хранится на собственных серверах клиентов или в облаке.

Возможности интеграции

Готовый коннектор для 1С позволяет отправлять и получать кадровые документы, видеть их актуальное состояние. Также СБИС выгружает документы сотрудников на портал «Работа России».

Электронные подписи

СБИС работает со всеми типами электронных подписей: ПЭП, НЭП и КЭП. Выдать УНЭП можно прямо на рабочем месте сотрудника, не посещая удостоверяющий центр.

Тестовый доступ

На сайте можно запросить доступ к информационному стенду с настроенными бизнес-процессами.

Directum HR Pro

Экосистема решений для управления цифровыми HR-процессами, документами и сервисами. Можно внедрить только КЭДО или любое другое решение из системы, в зависимости от текущих бизнес-задач компании. Опыт вендора в разработке систем ЭДО — более 20 лет.

Личный кабинет сотрудника в Directum HR Pro

Возможности системы

• кадровый ЭДО с подписанием облачными УНЭП;
• планирование отпусков в цифровом виде;
• электронное оформление командировок и авансовых отчетов;
• онлайн-трудоустройство, увольнение, переводы сотрудников;
• отправка заявок в сервисные подразделения компании (IT-отдел, бухгалтерия, кадровая служба) из личного кабинета;
• разграничение прав доступа к документам для обеспечения конфиденциальности;
• система оповещений по SMS, email или через мессенджеры и т. д.;
• долгосрочное хранение кадровых документов с поддержкой юридической значимости.

Основные преимущества

• большой набор возможностей для цифровизации кадровых процессов, а не только подписание документов;
• адаптация под требования бизнеса: от добавления новых видов документов до настройки маршрутов согласования;
• доступ в личный кабинет с ПК или смартфона, что удобно для внеофисных сотрудников;
• вместе с системой бесплатно предоставляются пакет документов по электронному взаимодействию с работниками;
• позиционируется как разработка для российских компаний в соответствии с законодательством РФ, заявлена совместимость с отечественным ПО, в том числе с ОС на базе Linux. Входит в Единый реестр российских программ.

Варианты размещения

Система доступна как в облаке, так и локально.

Интеллектуальные механизмы

Есть возможность подключить интеллектуальные механизмы для распознавания документов (паспорта, авансовые отчеты и т. д.). Инструменты по распознаванию и автоматическому занесению документов в систему снимают нагрузку с HR-специалистов.

Архивное хранение

Система поддерживает юридическую значимость документов на всем сроке хранения: используются регулярные штампы времени, электронная подпись в формате CADES-A.

Возможности интеграции

• расширение для обмена данными с 1С: ЗУП, интеграция с другими учетными и HRM-системами по API;
• есть выгрузка и подписание документов через портал «Работа в России».

Электронные подписи

Система работает с любыми видами электронной подписи: простой ЭП, УНЭП, УКЭП, можно применять ПЭП портала «Работа в России» или воспользоваться интеграцией с приложением «Госключ».

Усиленные неквалифицированные подписи выдаются сотрудникам в один клик прямо в системе. Работники могут быстро и безопасно подписывать документы в электронном виде — для этого нужен только мобильный телефон.

Пробный доступ

На сайте можно запросить индивидуальную демонстрацию сервиса. Специалисты свяжутся с вами, проведут бесплатную консультацию и рассчитают стоимость решения.

Сбер.Корус

Решение для подписания электронных кадровых документов. С помощью системы можно узнать статус документов и сроки их подписания, отправить напоминания сотрудникам через email.

Учетная запись сотрудника

Возможности системы

• электронное подписание всех кадровых документов;
• просмотр статусов документов и сроков их подписания;
• управление напоминаниями сотрудников через email.

Основные преимущества

• упрощенное трудоустройство и регистрация сотрудников с помощью СберID;
• выпуск УНЭП в сервисе КЭДО. Заявление на ЭП подписывается через SMS;
• подписание кадровых документов возможно со смартфона, компьютера или инфокиоска.

Варианты размещения

Решение доступно только в облаке.

Архивное хранение

Хранение и архивация документов в соответствии законодательством. Возможности интеграции Есть интеграционный модуль КЭДО для работы в 1С: ЗУП. Подключение к SAP, 1 °C, Босс-Кадровик, Битрикс доступно через открытый API.

Электронные подписи

Выпуск УНЭП в сервисе КЭДО в 2 клика. Заявление на ЭЦП создается и подписывается через SMS. Тестовый доступ На сайте можно оставить заявку, чтобы оценить сервис в действии на онлайн-встрече с представителем компании.

HR-Link

Платформа для кадрового электронного документооборота. На рынке с 2020 года. Включен в реестр отечественного ПО.

Интерфейс системы для сотрудника

Возможности системы

• создание и подписание всех видов кадровых документов, предусмотренных законодательством;
• настройка гибких маршрутов подписания;
• хранение кадровых документов в облачном архиве;
• уведомления о сроках и статусе документов;
• отслеживание статуса документа.

Основные преимущества

• есть все опции для разных этапов работы с документом;
• возможность добавить шаблоны заявлений;
• доступ с любого типа устройств: смартфоны, планшеты, ноутбуки;
• возможность подписать документ при помощи одноразового кода из SMS.
• напоминания сотрудникам о подписании документов по SMS, email, Whatsapp, Telegram, Viber и пр.

Варианты размещения

Облачное и локальное размещение.

Возможности интеграции

Есть преднастроенная интеграция с 1С: ЗУП. К другим учетным системам — SAP, 1 °C, Босс-Кадровик, Битрикс и др. — доступно подключение через API.

Реализована авторизация через портал «Работа в России» с использованием ЕСИА.

Архивное хранение

Облачный электронный архив для легкого поиска кадровых документов: по сотрудникам, документам и подразделениям.

Электронные подписи

Поддерживает все виды электронных подписей, предусмотренные в 63-ФЗ: УКЭП, УНЭП, ПЭП портала «Работы в России», а также Госключ.

Тестовый доступ

Можно заказать индивидуальную демонстрацию платформы.

1С: Кабинет сотрудника

Решение от одного из старейших игроков на рынке ERP-систем. Подходит для оперативного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам.

Мобильный интерфейс 1С: Кабинет сотрудника

Возможности системы

• выдача расчетных листков в электронном виде;
• заказ электронных справок с места работы, 2-НДФЛ;
• обмен кадровыми документами, в т. ч. приказы о приеме, переводе, отпуске;
• отправка заявлений на отпуск или отгул, уведомлений об отсутствии на рабочем месте.

Основные преимущества

• система заточена на то, чтобы все необходимые операции сотрудник мог совершить c мобильного телефона и планшета;
• широкая сеть франчайзи, на рынке много специалистов по настройке.

Варианты размещения

Возможна облачная поставка или на локальных серверах компании.

Возможности интеграции

Есть интеграция с 1С: ЗУП, 1С: Бухгалтерия, 1С: ERP.

Архивное хранение

Нет готового решения для долговременного хранения с усовершенствованием ЭП.

Электронные подписи

Сотрудники могут получить УНЭП в мобильном приложении сервиса.

Тестовый доступ

Бесплатный период нужно уточнять у франчайзи 1С.

Сравнительная таблица систем для КЭДО

Вместо итогов предлагаем вам воспользоваться «шпаргалкой» для наглядного сравнения возможностей и особенностей систем.

Читайте также: Обзор систем для КЭДО 2023