Электронный архив: когда без него уже не обойтись

Понятно, что, если не соблюдать это требование, можно столкнуться с неприятностями. Именно о потенциальных проблемах, а также о том, когда пора задуматься об архивном хранении и с каких шагов начать реализацию плана — вы узнаете из этой статьи.

Нормативно-правовое регулирование

Раз 125 ФЗ обязывает хранить электронные документы, существует и нормативная база, которая объясняет, как это делать. Так сроки хранения указаны в различных перечнях (например, в Перечне типовых управленческих архивных документов, Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности).

Чем долговременный электронный архив лучше внеофисного хранения Также в сентябре 2023 года вступил в действие приказ Федерального архивного агентства № 77 от 31.07.2023 который утвердил новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов. Десятый раздел новых Правил описывает методологию долговременного хранения электронных архивных документов с применением систем хранения электронных документов (СХЭД).

Если компания не хранит электронные документы или хранит их неправильно, то не сможет выполнить запрос контролирующих органов. Ей просто нечего будет предъявить, а это может повлечь за собой штрафные санкции. Суд не примет просто хранящийся на компьютере файл в качестве доказательств, что и приведет к убыткам.

Если запустить процедуру банкротства и не передать, например, бухгалтерские отчеты, которые имеют постоянный срок хранения, то руководителя организации могут привлечь к субсидиарной ответственности. Судебная практика показывает, что это оборачивается многомиллионными взысканиями.

Еще один частый кейс — при ликвидации организации обязаны передать определенный перечень документов в архив. Если этого не сделать, то руководителя привлекут к ответственности.

Как хранить?

Зачем хранить документы понятно, следующий вопрос, который часто звучит — как делать это правильно? С бумагой все ясно и понятно, а с ЭД действуют другие правила.

Как должно быть и как есть

Как хранить документы, чтобы прочитать их даже через десятки лет С одной стороны, есть методология хранения электронных архивных документов и решения, разработанные вендорами для этого. С другой стороны — есть реальная практика, то, как компании заботятся об электронных документах на самом деле. Далеко не все компании на данный момент озабочены вопросами правильного хранения. В организации всегда есть более приоритетные направления — финансы, бухгалтерия, сметчики и многие другие. И только потом делопроизводство и архив. Но при любых проблемах и вопросах все ведущие направления идут именно к делопроизводителям и архивистам, потому что те всегда помогут и найдут необходимое.

Свойства электронного документа

Говоря о сохранности электронных документов надо опираться на их свойства.

Достоверность

Сейчас компании начинают сталкиваться с проблемой того, что срок действия сертификата ЭП уже истек, и подтвердить его действительность невозможно. Раньше было 450 удостоверяющих центров, которые выдавали сертификаты ЭП. Сейчас их осталось всего 49. Многие центры ушли и концов не найти — они не передали списки сертификатов ЭП, что, когда и кому выдавали. Чтобы исключить такие риски, в 63 ФЗ появилось понятие метка доверенного времени — информация о дате и времени подписания ЭД ЭП. Но так как сама МДВ не содержит информации о действительности ЭП на момент подписания, то есть процедура усовершенствования ЭП. Включение в электронную подпись информации о времени создания подписи (TSP) и о статусе сертификата электронной подписи (OCSP) в момент подписания (действителен или отозван сертификат ЭП). Этот механизм существует уже давно и используется многими компаниями для подтверждения валидности ЭП в течении длительного времени.

Целостность

Для подтверждения целостность документа есть ЭП с механизмами хэширования. ЭП с одной стороны обеспечивает доказательную силу ЭД, поскольку привязывает документ к тому человеку, который его подписал, а с другой стороны обеспечивает дополнительную защиту и не дает вносить изменения в документ после его подписания. Ну или позволяет определить, что какие-то изменения были внесены.

Воспрозводимость

Следующая проблема — как прочитать документ спустя годы. Многие кадровые документы хранят 50 лет. Давайте вспомним, как мы раньше хранили документы: дискеты, диски, устаревшие форматы. Где сейчас найти ПО для того, чтобы прочитать эту информацию? И где уверенность, что она пригодна для воспроизведения? Что с данной информацией будет через 20-30 лет? Специалисты службы ИТ знают, что время на устаревание аппаратно-программных средств довольно короткое, а архивисты знают, что сроки хранения информации довольно длинные. И необходимо найти такое решение, которое поможет решить эти проблемы.

Разбираем вопросы по длительному хранению электронных документов ИТ-специалисты знают, что устаревание аппаратно-программных средств происходит быстро, а архивисты знают, что сроки хранения информации долгие. Необходимо использовать такой формат, который принят повсеместно, как универсальный. В приказах Федерального архивного агентства 69 и 77, как единый формат хранения значится ПДФ/А. На данный момент именно он может обеспечить воспроизводимость на долгие годы.

Контекст хранения

Говоря об электронных документах, надо учитывать и контекст их хранения. Предположим, сейчас у вас есть некая система, в которой вы создаете документы, используете, формируете для них связи и определенный набор данных. Но уверены ли вы, что через 20-30 лет вы будете использовать туже самую систему? Вот пример с импортозамещением — все поставлены в условия, когда надо срочно искать замену иностранным ИС, в которых работали годами. Или может просто появится новая система, которая будет более удобной. Тогда вам придется менять контекст хранения ваших документов.

Во избежание этой проблемы стоит унифицировать хранение документов: убрать те связи, которые могут исчезнуть со временем, контекст той ИС, где храниться ЭД, и организовать более универсальный процесс. Методология правильного хранения ЭД, описанная в 77 приказе, как раз позволяет это сделать. Она подразумевает создание унифицированного контейнера с определенным набором данных, полей со всем необходимым контекстом.

Уничтожение электронных документов

Логичное завершение жизненного цикла документа — его уничтожение. Жесткие диски не бесконечны и не бесплатны, когда база переполнена и быстродействие системы начнет падать, стоит освободить систему. Не все документы нужно хранить постоянно, часть документов через какие-то время можно и нужно уничтожать, не боясь штрафов. Тут на помощь опять приходит методология, номенклатура дел и перечни сроков хранения документов. Если в вашей организации это есть — замечательно, а если нет, придется восстанавливать информацию за долгие годы. Это уже проблема, которая может обернуться временными и финансовыми потерями.

Когда начинать создавать архив электронных документов?

Мы подошли к вопросу: когда надо подумать об организации правильного хранения электронных документов. Предположим, сейчас у вас всё хорошо, и ничего не беспокоит. Создаете документы длительных сроков хранения (кадровые, организационные, бухгалтерские и многие другие) в электронном виде в ИС, может даже «ухаживаете» за ЭП, не трогаете их и не удаляете. Но если заглянуть вперед, лет на 20-30, то возникнет много интересных вопросов, которые рано или поздно придется решать.

Есть ли будущее у электронных архивов — интервью Ивана Агапова, Directum Использование долговременного архива — это стратегическое решение, взгляд в будущее которое требует внимательного планирования, реализации и управления. Правильно организованный архив может стать ценным активом для организации и обеспечить сохранность данных на долгие годы.

Пример ИТ-продукта, который помогает организовать хранение как бумажных, так и электронных документов — это решение «Долговременный архив» на базе системы Directum RX. В нем предусмотрены все функции, которые только могут потребоваться для задач, связанных с архивированием.

Хотите повысить свою квалификацию архивиста?

Подайте заявку на двухдневный курс по организации работы с цифровыми архивами и хранению электронных документов.