Электронный архив: время внедрять. Обсуждаем с экспертом популярные вопросы организации e-архива в компании

Расскажите, какие современные технологии обработки документов позволяют отказаться от бумаги, в том числе при уже накопленных больших объёмах бумажных документов? Каждая ли компания может это сделать?

Здесь важно раз и навсегда запомнить — если речь идет о существующих бумажных оригиналах, с подписями, регистрацией, резолюцией, которые подлежат длительному хранению, то уничтожать такие документы ни в коем случае нельзя. Закон об электронных дубликатах так и не принят. Они должны храниться в архиве в том виде, в котором изначально были созданы, на протяжении установленного срока. Да, их можно оцифровать и дублировать в электронный архив. Это оптимизирует процессы управления такими документами: сократит время поиска, упростит доступ, облегчит работу по сбору и предоставлению данных по запросам. Но это не отменит необходимость хранения бумажных экземпляров согласно утвержденных сроков.

Требования к передаче документов на хранение одинаковы как для физических, так и для электронных версий. То есть, независимо от того, приказ об утверждении организационной структуры компании подписан на бумаге или в цифровом виде, он должен храниться постоянно с обеспечением юридической значимости. Его также нужно прикрепить к делу и передать архивисту по сдаточной описи.

Чтобы предприятию постепенно отказаться от бумажного архива, единственный легитимный на данный момент вариант — это перейти на электронное делопроизводство и новые документы создавать в цифровом формате.

Ограничений на перевод документации в электронный вид осталось немного. Подавляющее большинство компания может спокойно создавать и использовать посредством информационных систем: договоры, первичку, кадровые, производственные, проектные и многие другие документы. Гораздо удобнее, оперативнее и прозрачнее вести документооборот в электронном виде, а тем более искать и «поднимать» архивные данные из таких систем.

В каких-то сферах документы могут создаваться исключительно в цифре, где-то перешли от «документов» к реестровым записям. Это, например, сведения, касающиеся маркированных товаров, документация на электронных торговых площадках, отчетность перед госорганами (ФНС, СФР) и т. д.

Поэтому задуматься уже сейчас о максимальном переходе на электронный документооборот (ЭДО) и далее о хранении данных в цифровых архивах — объективно правильное и разумное решение в рамках стратегического планирования.

Важно понимать, что архивы бывают разные, и инструменты для организации их работы отличаются. В частности, документы могут находится на оперативном хранении и потребность в них возникает в любой момент. В этом случае доступ к таким оригиналам нужен большему количеству сотрудников. Также часто требуется возможность их выгружать или извлекать какие-то данные.

Есть документы, которые в соответствии с законодательством необходимо передать на долгосрочное хранение, т. к. подошел срок. Такие материалы, как правило, уже утратили актуальность и востребованность. В этой ситуации доступ к информации, наоборот, ограничивается — во-первых, для обеспечения безопасности и сохранности документов, во-вторых, с целью снижения нагрузки на информационную систему.

Экосистема Directum RX предлагает решения для хранения документов различного назначения и содержания. От оперативного архива с быстрым поиском и доступом до долговременного архивного хранения с юридической значимостью и последующим уничтожением или передачей на постоянное хранение в Госархив.

А как из бумажных документов создать реестр и базы данных для организации цифровых сервисов?

Самое очевидное — отсканировать и загрузить в информационную систему.

Редко бывает, а точнее почти никогда не бывает, так, что всё, что было вчера, всё было на бумаге, а что создано сегодня, то уже в электронном виде. Всегда есть переходный период. Механика отлаживается постепенно, партнеры, поставщики тоже подключаются к ЭДО поэтапно. Часто это продолжительный по времени процесс, когда доля электронных документов по определённым работам растёт, а доля бумажных сокращается. Поэтому и архивы создаются соответственно отдельно — на бумажные и на электронные оригиналы. И когда нужно отыскать документ, мы можем заранее не знать, в каком виде он существовал.

Например, компания переводит первичку в электронный вид. Пришёл запрос от ФНС, нужно найти конкретный документ. А каким он был — ещё бумажным или уже электронным по этому контрагенту, по этой операции? Соответственно, нужно искать. Где, в каком архиве? Поэтому удобно, если этот архив единый — оцифрованная бумага плюс электронные оригиналы. Поиск данных компания ведет в централизованном архиве, а не в каких-то разрозненных местах.

Следом эти документы можно единым образом выгрузить и передать по запросу. А не так, что эта информация в таком виде, эта в другом, и мы буквально «на коленке» всё соединили.

Когда встает вопрос об оцифровке документов и организации цифровых сервисов, первым делом надо проанализировать, какие процессы менять, а какие нет, нужна ли вообще оцифровка. Важно понимать, как будет строиться работа с подрядчиком, по каким направлениям, сделать качественный проект. У организации должны быть: оборудование для оцифровки, люди, кто этим будет заниматься, должны быть информационные системы, куда потом эти оцифрованные материалы будут помещаться.

И когда начинается автоматизация процессов, то делать надо в соответствии с законом и установленными правилами, чтобы потом не доделывать и не переделывать. То есть чтобы соблюдались сроки хранения и уничтожения, подписи были правильные, легитимные, была возможность прочитать эти документы. Специальные информационные системы помогают уже не просто искать и выгружать данные, но именно централизованно управлять процессами комплектования, архивации, уничтожения и так далее в единой системе.

Переводя архивы полностью в электронный вид, компания упрощает и доступ сотрудников к документам: запросить данные из архива можно через личный кабинет или корпоративную ИС. Архивист прямо в системе по параметрам находит документ, вкладывает в задачу. Работник тут же получает доступ к нему. При этом покидать рабочее место и куда-то специально идти не потребуется. Весь процесс завершится объективно быстрее, чем если бы это все хранилось на бумаге. А представьте, если документ не оцифрован и хранится где-нибудь на аутсорсе? Это дополнительное звено в цепочке поиска данных.

Как обеспечить эффективную работу накопленных файловых архивов? Можно ли осуществить привязку накопленных данных к учётной системе, например, бухгалтерии? Как это поможет сократить затраты на обработку документов и предоставление отчетности?

Документы в компанию поступают из разных источников — по электронной почте, через операторов ЭДО, на бумаге. Согласитесь, когда они собраны и хранятся в одном месте, это не просто удобно, это правильно и выгодно.

Нашим клиентам мы предлагаем консолидировать ту же первичку в Финансовом архиве — это решение для централизованного хранения финансово-хозяйственных документов, быстрого поиска и подготовки к налоговым и аудиторским проверкам. Его плюс еще и в том, что он интегрируется с учетной системой. В результате из карточки документа в корпоративной ИС можно напрямую открывать документы в архиве, сокращаются трудозатраты на их обработку. Допустим, поступает входящий акт, можно с помощью интеллектуальных инструментов извлечь из него реквизиты, сразу заполнить карточку, связать с основным документом, далее тут же отправить на согласование-подписание, и после отработки бухгалтерией он автоматически попадет в архив.

То есть фактически архивное хранение дополняет другие возможности системы, будь то различные цифровые процессы по согласованию, подписанию документов, по отслеживанию их возврата, по выгрузке данных для ФНС. Можно реализовывать интеграцию, например, для решения задач предоставления документов в рамках налогового мониторинга и так далее. Автоматизация процессов обработки поступающих запросов от ФНС и подготовки ответов на них — актуальная задача для многих компаний. Это дает существенное сокращение затрат и снижает риски штрафов в финансовом блоке.

Расскажите о решениях и проектах вашей компании, связанных с переводом в электронный вид больших объемов накопленных данных и их последующим использованием

Мы работаем с разными клиентами, в том числе с крупными и из различных отраслей — нефтегаз, ритейл, государственные органы. У таких компаний много всевозможных документов: в ритейле большой документооборот, связанный с поставкой товаров, в промышленности много производственных документов, ОРД и ЛНА, проектных бумаг, в госсекторе — письма, обращения, служебные записки, ну и так далее. Естественно, информации накапливается много, иногда речь идет о сотнях миллионов и миллиардах документов. Мы с такими объемами работаем уже сейчас. Поэтому проводим периодически нагрузочное тестирование нашей системы для того, чтобы соответствовать тем требованиям, которые есть у клиентов. Электронные архивы Directum RX эффективно справляются с большими объемами данных, например, дают возможность провести скоростную загрузку двух миллионов файлов за два часа.

Не редко приходят клиенты, которые хотят оцифровать свои архивы за последние десять лет. Некоторые, конечно, надеются, что благодаря этому смогут уничтожить бумажные оригиналы. Но повторюсь, такое в соответствии с действующим законодательством недопустимо (Приказ Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77). Кто-то таким образом «наводит порядок» в существующем физическом архиве, например, если площади хранения территориально разрозненны или, еще хуже, документы складированы хаотично по коробкам и стеллажам.

Вообще, в бизнесе уже приходит понимание, что электронные документы — это выгодно. Сокращаются стоимость передачи, хранения, время на поиск и работу с данными.

Какое еще применение накопленным данным может появиться в ближайшей перспективе? Какие преимущества получат компании, которые уже сегодня решат этот вопрос?

Электронный архив — это, по сути, бигдейт, массив данных, который можно оцифровать и потом потенциально переиспользовать. Здесь и у вендоров, и у бизнеса широкий простор для фантазии и проектов.

Вот, допустим, оцифровали вы договоры. Что можно с ними сделать? Можно эти накопленные данные, например, «скормить» генеративной сетке в корпоративной ИС, и научить её на основании этих данных создавать нужный вам договор. Или с помощью того же искусственного интеллекта извлекать реквизиты и вести, допустим, свой реестр контрагентов и статистику по поставкам. Или научить генерировать письма, поручения и т. д.

Можно анализировать и бизнес-процессы. Потому что контекст обращения документа естественно связан с процессами, в которых он используется. Например, определить какие-то ключевые метрики и потом с ними работать, и посмотреть, как они меняются, где есть проблемы. Кто, почему стопорит согласование договоров, кто задачи и поручения по письмам постоянно задерживает. Или настроить автоматическое определение, кому тот или иной документ надо отправить для обработки.

Очевидно, что для работы с архивными документами в долгосрочной перспективе нужна соответствующая инфраструктура, должны разрабатываться специальные решения для усовершенствования тех же параметров хранения и управления процессами уничтожения. Должны быть предусмотрены технологии для подтверждения легитимности электронной подписи, которой заверены электронные документы.

К примеру, сейчас все активно ринулись переводить кадровые документы в цифру. На рынке существует множество систем для оцифровки данных и процессов по работе с персоналом. Но далеко не все вендоры озаботились вопросами обеспечения долгосрочного хранения, не предусмотрели механизмы для работы с данными спустя пятьдесят и больше лет.

Мы в Directum предлагаем нашим клиентам комплексное решение для управления электронным архивом c гарантией юридической значимости документов — Долговременный архив. В нем предусмотрено обеспечение юридической значимости данных на протяжении всего срока хранения согласно требованиям законодательства. Документы архивируются в специальном формате, в течение всего срока хранения используются регулярные штампы времени и электронная подпись в формате CADES-A.

Все наши решения разрабатываются на основе анализа потребностей клиентов и в соответствии с действующим законодательством. Поэтому продукты Directum востребованы многими организациями.