Электронный документ в бухгалтерии

Всем понятно, что системы ECM предназначены для работы с неструктурированной информацией, а ERP – со структурированной. Вопрос: нужна ли ECM-система в бухгалтерии, где работа ведется в основном со структурированной информацией, наличие бумажного документа обязательно, а процессы как таковые отсутствуют (работа идет от функций). Действия бухгалтера, как правило, не связано с какими-либо заданиями workflow-системы. Командой к действию ему служит поступление бумажного документа (для ввода информации) или наступление срока сдачи отчетности.

Основное применение ECM-системы в бухгалтерии, которое приходит на ум, – это сканирование всей первичной информации и привязка элементов ERP-системы (документов с проводками) к образам первичных документов, хранимых в ECM-системе. Но целесообразность создания архива бухгалтерских первичных документов может вызывать сомнения.

Создание архива неизбежно повлечет за собой процедуру регистрации, сканирования, штрих-кодирования документов. Т.е. трудоемкость обработки одного документа существенно возрастает. А насколько необходимо быстро находить оригинал первичного документа в последующем? Вроде такая потребность возникает не часто. Вот и получается, что создание электронного архива бухгалтерских первичных документов более трудоемко, чем сокращение времени от его использования.

Исключения составляют документы, которые до обработки бухгалтером могут проходить процедуру внутреннего согласования (счета, акты). Но после согласования идет подписание документа и его необходимо опять будет отсканировать и занести в систему.

Поскольку у каждой медали две стороны, посмотрим, какие могут быть причины создания бухгалтерского электронного архива:

●     штат бухгалтерии очень большой и часты потери документов, в этом случае их регистрация при получении обеспечит сохранность документа и покажет, кому он был передан;

●     первичные документы нужны не только бухгалтерии, но и менеджерам, юристам и другим подразделениям при проведении сверок с контрагентами и разрешении конфликтов. В этом случае отсутствие необходимости копировать все документы и возможность быстро распечатать электронный образ документа может быть весьма полезной.

Есть еще вариант выборочного сканирования особо важных документов (например, по основным средствам или объектам капстроительства).

В общем, нужен ли электронный архив бухгалтерских документов на предприятии – решать, конечно, самому предприятию. Возможно, кому-то данный пост поможет задуматься над необходимостью его создания, а кого-то наоборот – остановит.