Электронный документооборот: а был ли мальчик?

Людмила Сальникова,

генеральный директор ООО «Априори»

Объем электронного делопроизводства растет в геометрической прогрессии. При этом не всегда соблюдаются требования правовой безопасности, а подобные документы могут быть признаны даже несуществующими!

Что же предпринять, если сделка оформлена с помощью электронных средств связи, а контрагент отказывается от нее?

А где ж закон?

Раньше самым прогрессивным средством общения была почта, затем телефон, сотовый телефон, факс и, наконец, Интернет. Как только появлялась новая техника, предприниматели сразу же брали ее на вооружение, потому что занятие бизнесом предполагает оперативность реагирования на различные изменения и возможность быстрой связи с партнерами. Чем раньше будет заключен договор, тем быстрее будут получены товар или деньги. Именно поэтому в деловых кругах факс и Интернет используются очень широко: они позволяют существенно сократить временные затраты на решение различных проблем.

К сожалению, юридическая наука более консервативна. Для того чтобы принять новый закон (или хотя бы подзаконный нормативно-правовой акт, например указ Президента или постановление Правительства), который бы регулировал новые, ранее не встречавшиеся на практике отношения, — необходимо провести большую подготовительную работу, а она может затянуться на годы. В итоге получается, что ситуации, которые давно стали для нас обычными, с точки зрения права, можно сказать, не существуют.

Возьмем, к примеру, электронный документооборот. Единого закона, регулирующего отношения в данной сфере, до сих пор нет, а на практике Всемирная сеть уже давно выполняет не только развлекательные функции, но и является средством ведения бизнеса: в Интернете распространяется реклама, ведутся переговоры и даже заключаются деловые соглашения.

Конечно, в отсутствие разногласий с контрагентом волноваться по поводу заключенного контракта не стоит. Предприниматель в этом случае не испытывает острой необходимости в дополнительной юридической защите, поскольку основой решения потенциальных проблем является личное доверие. Но если вы перечислили определенную сумму, например по договору поставки, заключенному через Интернет или по факсу, а ваш партнер не спешит выполнять свое обязательство по передаче товара, то что же тогда делать? Естественно, необходимо подать исковое заявление в суд. Здесь и возникает проблема доказательственной силы электронного документа.

Электронный документ имеет ряд особенностей, отличающих его от традиционной деловой бумаги. Одной из них является отсутствие жесткой привязки к материальному носителю. Что это означает? С одной стороны, такое положение вещей упрощает процесс доказательства (не нужно предоставлять суду весь компьютер целиком, достаточно принести дискету с необходимой информацией). С другой стороны, возможность скопировать на дискету уже измененные файлы порождает различия в представленных истцом и ответчиком доказательствах и затрудняет работу суда.

Автора!

В научной литературе существует несколько классификаций электронных документов. Наиболее интересной, на наш взгляд, является их систематизация на основании наличия или отсутствия автора. Таким образом выделяют:

●     официальные электронные документы, имеющие подтверждение авторства;

●     неофициальные, которые, в свою очередь, делятся на :

- содержащие указание на источник;

- анонимные.

Об официальных и неофициальных электронных документах стало возможно говорить с принятием Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (ЭЦП). Возможность использования ЭЦП для удостоверения электронных документов предусмотрена в ГК РФ и ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», а теперь порядок применения ЭЦП урегулирован законодательно. Электронный документ, подписанный с помощью ЭЦП, был уравнен в правах с прочими официальными документами на бумажном носителе. Таким образом, если договор, заключенный через Интернет, заверен с помощью ЭЦП, то проблем с доказательствами его действительности возникнуть не должно.

Гораздо чаще через Интернет или по факсу передаются иные важные сообщения (заявления, письма, проекты дополнительных соглашений). При этом партнеры обычно не задумываются над тем, что в дальнейшем (если возникнут какие-то разногласия) подобная переписка может стать серьезным аргументом в суде. И уж тем более не ставят свою электронно-цифровую подпись. Однако доказать, что вы отправили своему контрагенту заявку на получение именно десяти тонн продукции, а не пяти (если письмо передавалось, например, по факсу), очень сложно. Поберегись

Но, поскольку в последнее время юристы все чаще и чаще сталкиваются с подобными ситуациями (переписка ведется посредством электронного документооборота), постепенно вырабатываются средства и методы, которые позволяют максимально обезопасить себя даже при условии активного использования компьютера и факса в деловой практике.

1. В самом договоре, который заключается при личной встрече, предусматривается пункт приблизительно следующего содержания: «Стороны признают равную с подлинниками юридическую силу переписки и документов, полученных посредством факсимильной связи, Интернета и других электронных способов связи». Наличие или отсутствие подобной нормы в контракте будет иметь очень большое значение в случае возникновения судебного дела. Но, даже если этот пункт был включен в договор, остается масса других проблем. Необходимо доказать, что письмо было отправлено, причем уполномоченным лицом; а также что письмо было получено, и опять-таки уполномоченным лицом.

2. Названные проблемы решаются следующим образом. В памяти компьютера или факса остаются сведения: какие письма, когда и кому отправлялись. Конечно, эту информацию можно изменить или удалить вовсе, но если она все-таки сохранилась в исходном варианте, то такие компьютерные данные станут прекрасным доказательством. Однако, чтобы сослаться на них, необходимо ходатайствовать о проведении судебной экспертизы компьютерной техники. Понятно, что ни вы сами, ни судья не обладаете необходимыми познаниями в электронике — потребуется помощь специалиста. Тем более что недобросовестный контрагент (которому, естественно, невыгодно, чтобы факт электронной переписки был доказан) может попытаться изменить или удалить необходимые сведения в компьютере, сбросить память у факса. Существуют, однако, специальные методы, которые в определенных случаях помогают восстановить даже удаленные данные. Ни ваш партнер (если он, конечно, не обратится за помощью к знатокам), ни вы, ни суд не сможете сделать это самостоятельно. А эксперт сможет, и, вполне вероятно, его заключение, а потом и судебное решение будут в вашу пользу.

3. Итак, факты отправки с вашего компьютера письма и получения его компьютером адресата были доказаны. Но ваш бывший партнер заявляет, что он лично данное письмо не получал. Как доказать обратное? В этом случае опять поможет экспертиза, причем не только компьютерной техники, но и, в зависимости от конкретных обстоятельств, дактилоскопическая (т. е. проверка отпечатков пальцев) и документоведческая. Перед специалистами можно поставить следующие вопросы:

а) Установлен ли на компьютере, где хранились письма, пароль? Если да, то когда? Если выяснится, что пароль был поставлен раньше, чем ваши письма достигли адресата, то в суде будет необходимо определить, кто знал пароль и мог включить компьютер, чтобы получить отправленное вами письмо. Вполне возможно, что это окажется один-единственный человек. В любом случае, если пароль существовал, доступ к нему имел ограниченный круг лиц.

б) Какой пароль был установлен для электронного почтового ящика, на который поступило письмо? Этот пароль опять-таки знает не бесконечное число людей, и, кроме того, если доступ к самому компьютеру не всегда защищен паролем, то для электронного ящика это условие является обязательным.

в) Если предметом доказывания является факт получения вами письма контрагента, имеет смысл позаботиться о проведении документоведческой экспертизы. Возможно, специалист, проанализировав письменную речь вашего партнера, придет к заключению, что послание, полученное вами по факсу, было написано конкретным человеком. Но, даже если вы докажете факт составления письма, например, генеральным директором Ивановым И. И., необходимо будет привести доказательства (по указанному выше алгоритму) того, что послание было отправлено им лично или по его просьбе.

4. Все описанные выше доказательственные методы так или иначе связаны с большими техническими и материальными затратами. Кроме того, не во всех городах можно провести ту или иную экспертизу. Но, для того чтобы обосновать вашу позицию, можно прибегнуть к иным доказательствам, например свидетельским показаниям. В качестве свидетелей можно вызвать практически весь персонал бывшего контрагента (конечно, тех, кто мог быть непосредственно задействован в получении письма или подготовке ответа на него). Допросив на судебном заседании секретарей, операторов ПК, юристов, бухгалтеров и весь руководящий состав фирмы-ответчика, может быть, удастся получить нужную информацию (не всех можно заблаговременно проинструктировать, что и как говорить; кого-то можно «подловить» на мелочах). Свидетелями могут являться и ваши сотрудники, которые с готовностью подтвердят каждый свое: юрист или менеджер — что составляли письмо, претензию, дополнительное соглашение; оператор ПК или секретарь — что печатали и отправляли его по электронной почте или факсу и т. д. Чем больше свидетельских показаний будет дано в вашу пользу, тем лучше. Следует отметить, что судья оценивает собранные доказательства в совокупности с позиции их достаточности. Таким образом, чем больше аргументов в подтверждение своей правоты вы приведете, тем убедительнее будет выглядеть ваша позиция. И если само по себе наличие на компьютере контрагента пароля ничего не доказывает, то в совокупности со свидетельскими показаниями и данными экспертизы оно может стать основанием для вынесения решения в вашу пользу.