Как перейти на электронный документооборот? Инструкция для интернет-магазина

На удалённую работу из-за коронавируса в 2020 году перешли многие отрасли. В их числе онлайн-ритейл. Владельцы интернет-магазинов осознали: взаимодействовать с контрагентами по старинке уже нельзя — нужны программы удалённой работы. Именно так возрос спрос на сервисы для обмена электронными документами.

Уверены, что разбираетесь в ЭДО с контрагентами? Проверьте себя! Ритейлеры всё чаще отказываются от бумажного взаимодействия с поставщиками. Почему они активно переходят на электронный документооборот (ЭДО) именно сейчас, вполне понятно — из-за режима самоизоляции многие столкнулись с невозвратом или потерями счетов, актов и других важных документов. К тому же избавиться от бумаг оказалось очень просто.

Как подключить ЭДО. Всего три шага

Чтобы настроить обмен электронными документами с поставщиками, вам понадобятся интернет и электронная подпись (ЭП) — подойдёт та, что вы используете для сдачи налоговой отчётности. Если её нет, то получите подпись в любом удостоверяющем центре. Сегодня сделать это можно, даже если вы находитесь дома. Представитель удостоверяющего центра приедет к вам — нужно лишь договориться заранее и подготовить СНИЛС, паспорт, доверенность на право подписи, заявление на выпуск сертификата.

Заказать ЭП можно и через оператора ЭДО, в сервисе которого вы планируете обмениваться электронными документами. Можно попросить выдать облачную подпись — чтобы использовать её, не нужно устанавливать дополнительные программы.

Теперь осталось изучить инструкции. При этом вы уже сможете подписывать и принимать электронные документы от поставщиков. Если хотите ещё и отправлять документы в сервисе, то придётся оплатить тариф — для этого обратитесь к своему оператору ЭДО.

Хорошо ли вы разбираетесь в ЭДО с контрагентами?

Онлайн-тест на 5 минут. Сможете ответить, верны ли следующие 10 утверждений об электронном документообороте с контрагентами?

Пройти тест

Для чего ещё ритейлеру нужен сервис обмена?

Допустим, вы уже подписываете и отправляете электронные документы в сервисе. Но в обмене участвуют не все поставщики. Что делать? Расскажите всем контрагентам, что теперь не используете бумагу — пусть они присоединятся к обмену с вами. Оповестить их можно прямо из сервиса. Например, такую функцию предлагает Synerdocs.

С помощью сервиса обмена можно ускорить не только документооборот, но и процессы в онлайн-ритейле. Например, приёмку товара. Если поставщик и магазин используют ЭДО, то они могут работать с ТОРГ-12 в режиме онлайн. Накладная будет подписана и доставлена за считанные минуты. Когда сам товар поступит на склад, останется лишь проверить его на качество и количество, а потом оформить приёмку в 1С или другой учётной системе. И сразу после этого интернет-магазин может выставить позиции на продажу — разместить на сайте.

В то же время поставщик практически сразу после доставки может получить оплату за товар. Никакой волокиты с бумагами не будет. Все документы отправляются, подписываются и доставляются в пару кликов.

И наконец, в электронном виде ускоряется работа с расхождениями и корректировкой первички и других документов. Если вы обнаружили ошибку или различия с фактически доставленным товаром, придётся оформить акт ТОРГ-12 — как и в случае с бумагой. Но только в электронном виде ваш контрагент узнает о расхождениях молниеносно. Достаточно лишь подписать соответствующую накладную ТОРГ-12 и приложить ТОРГ-2.

Как видите, программы и сервисы для удалённой работы помогают не только самим интернет-магазинам, но и их контрагентам. Максимум выгод обе стороны получают всегда, даже если они вынуждены трудиться за пределами офиса.

Источник: E-pepper.ru