Электронный документооборот и СЭД для товарищества собственников жилья (ТСЖ)

К нам на сайт часто поступают вопросы о различных сферах применения электронного документооборота.  Вот, например, недавно мы получили вопрос от читателя:

Определим понятия

Для полного рассмотрения вопроса перевода документации ТСЖ в электронный вид определим, что же такое ТСЖ? По организационно-правовой форме ТСЖ – некоммерческая организация.

Согласно статье 135 Жилищного кодекса РФ (далее – ЖК РФ) товариществом собственников жилья (далее – ТСЖ) признается вид товариществ собственников недвижимости, представляющий собой объединение собственников помещений в многоквартирном доме для:

●    совместного управления общим имуществом;

●    обеспечения владения, пользования и распоряжения в установленных законодательством пределах;

●    осуществления деятельности по созданию, содержанию, сохранению и приращению имущества;

●    предоставления коммунальных услуг лицам, пользующимся в соответствии с настоящим Кодексом помещениями в данных многоквартирных домах или данными жилыми домами;

●    осуществления иной деятельности, направленной на достижение целей управления многоквартирными домами либо на совместное использование имущества.

Товарищество собственников жилья является юридическим лицом с момента его государственной регистрации, имеет печать со своим наименованием, расчетный и иные счета в банке, другие реквизиты.

Статья 138 Жилищный кодекс РФ определяет обязанности ТСЖ, в которые, в частности, входит:

●    управление многоквартирным домом;

●    обеспечение соблюдения прав и законных интересов собственников помещений в многоквартирном доме;

●    представление законных интересов собственников помещений в многоквартирном доме, связанных с управлением общим имуществом в данном доме, в том числе в отношениях с третьими лицами;

●    ведение реестра членов товарищества (необходимо ежегодно в течение первого квартала текущего года направлять копию этого реестра в органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, указанные в части 2 статьи 20 ЖК РФ);

●    представление в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в течение трех месяцев с момента государственной регистрации внесенных в устав товарищества изменений заверенных председателем товарищества и секретарем общего собрания членов товарищества копию устава товарищества, выписку из протокола общего собрания членов товарищества о принятии решения о внесении изменений в устав товарищества с приложением заверенных председателем товарищества и секретарем общего собрания членов товарищества копий текстов соответствующих изменений.

Документы в деятельности ТСЖ

В ходе своей деятельности ТСЖ формирует и работает с большим количеством документов, разделим все документы на группы по их назначению:

●    Учредительные документы;

●    Договорные документы;

●    Организационно-распорядительные документы;

●    Кадровые документы;

●    Документы бухгалтерской и налоговой отчетности;

●    Официальная переписка.

Учредительные документы

К учредительными документам отнесем все те, что необходимы для государственной регистрации юридического лица:

●    заявление о государственной регистрации (составляется по форме Р11001);

●    протокол общего собрания собственников многоквартирного дома о принятии решения о создании ТСЖ, об утверждении Устава ТСЖ и избрании правления ТСЖ;

●    учредительные документы (устав) юридического лица (предоставляются в двух экземплярах);

●    документ об уплате государственной пошлины.

Статья 9 Федерального закона от 08.08.2001 года №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» документы в регистрирующий орган могут быть направлены в форме электронных документов, подписанных ЭП с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

В рассматриваемом нами случае работы ТСЖ данная информация может понадобится в случае необходимости внесения изменений в учредительные документы.

Договоры, соглашения

Договорные документы ТСЖ можно вести в электронной форме согласно гражданскому законодательству РФ. Согласно статье 434 Гражданского кодекса РФ(далее – ГК РФ) договоры заключаются в письменной форме, в том числе и путем обмена документами посредством электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору, а статья 160 ГК РФ предоставляет право использовать при совершении сделок разных видов подписи: электронной, факсимильной либо иного аналога собственноручной подписи.

Как раз электронная подпись в таком случае и будет являться гарантом однозначного определения авторства и неизменности электронного документа. Кроме того, заключение договоров в электронной форме на данный момент довольно часто встречается, в связи с чем существует достаточно практики для того, чтобы избежать возможных негативных последствий.

Организационно-распорядительные документы

Организационно-распорядительные документы в случае с ТСЖ, возможно, и не нуждаются в переводе в электронную форму. Наиболее подходящим вариантом здесь можно назвать издание таких документов в бумажной форме, и дальнейшее их занесение в случае необходимости в информационную систему.

Связано это с тем, что при распространении таких документов среди собственников жилья приоритетным способом распространения будет опубликование их в местах общего пользования на бумажном носителе.

Также в рамках данного вопроса можно коснуться процесса согласования таких документов. В случае перевода документации в электронную форму процесс согласования оптимизируется. Особенно заметным это бывает на примере документооборота больших объемов. Документацию ТСЖ также можно будет согласовывать (при необходимости) в электронной форме, в том числе подписывать, но с последующим распечатыванием для распространения.

Кадровая документация

Использование кадровых документов в электронной форме долгое время ставилось под вопрос, да и сейчас урегулировано частично. В Трудовом кодексе РФ существует целая глава, посвященная оформлению отношений между работодателем и дистанционным работником. В случае с ТСЖ данные нормы трудового законодательства не подойдут.

Исходить нужно из целесообразности перевода кадровой документации ТСЖ в электронный вид. Рассмотрим ряд причин желании организации перевести кадровые документы в электронный вид. Во-первых, это большой объем кадровой документации. Думаем, что ТСЖ не располагает большим объемом кадровой документации по объяснимым обстоятельствам. Во-вторых, это большое количество сотрудников, работу с которыми необходимо оптимизировать. Эта причина также отпадает.

И наконец, хранение кадровых документов. Это как раз тот случай, когда иметь дело с документами на бумажном носителе надежнее, ведь вопрос хранения электронных документов, а тем более столь длительных сроков (пп. а и пп. б п. 695 Перечня типовых управленческих документов с указанием срока хранения, утв. приказом Министерства культуры России от 25.08.2010 года №558 сроки хранения составляют 75 лет) все еще открыт.

Если подытожить, то учетные кадровые документы (такие как Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней, Личные карточки работников, Личные дела) в электронной форме вести рискованно в силу специфики их заполнения и хранения. Согласно Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 года №69, а также п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225 в таких документах требуется неоднократная личная подпись работника.

А вот такие документы как Журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним, Журнал учета приказов о приеме на работу и других документов, не требующих наличия собственноручных подписей сотрудников, можно вести в электронном виде с периодической распечаткой и передачей в хранение на бумажных носителях либо организовав безопасное место длительного хранения электронных документов.

Но вопрос целесообразности такого перевода остается открытым.

Документы бухгалтерской и налоговой отчетности

Этот вопрос наиболее полно урегулирован законодательством РФ. ФНС РФ всячески стимулирует переход налогоплательщиков к электронному взаимодействию. Смело можно сказать, что именно в этой сфере введение электронного документооборота оправдано и приносит реальную пользу. К тому же процесс настолько ясно и четко определен, что риски сводятся к минимальным.

Официальная переписка

Официальная переписка с государственными органами в электронном виде имеет место быть. Отметим, что сейчас государство заинтересовано в переходе на ЭДО и довольно ясно дает об этом знать. У всех государственных органов, органов субъектов федерации и даже муниципальных органов власти (за малым исключением) есть свой информационный ресурс, через который с ним можно взаимодействовать.

Электронные документы в суде

И в последнюю очередь рассмотрим возможность применения электронных документов в судопроизводстве, так как необходимо продумать возможные последствия применения ЭДО.

На данный момент суды руководствуются общими нормами судопроизводства: это статья 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ, устанавливающая, что документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств, и статья 71 Гражданского процессуального кодекса РФ регулирует данный вопрос аналогичным образом.

Стоит отметить что в арбитражном судопроизводстве отношение к электронным документам более однозначное, чем в гражданском. Связано это с широким применением электронных документов субъектами хозяйственной деятельности и сложившейся практикой рассмотрения таких дел в арбитражных судах. В рамках же гражданского судопроизводства применение электронных документов не так распространено и, зачастую, не выработана единая практика рассмотрения таких документов в качестве, например, доказательственной базы. Это может привести к некоторым трудностям, но они решаемы.

Переход на электронный документооборот

На основании всего выше сказанного можно сделать выводы о целесообразности перевода отдельных видов документов и связанных процессов в электронный вид.

Внешнее взаимодействие

Взаимодействие с госорганами. Взаимодействовать с государственными органами в электронном виде можно. Более того, такое взаимодействие приветствуется с их стороны (см. ниже Взаимодействие через ГИС ЖКХ).

Взаимодействие с налоговыми и отчетными органами. Перевод документов бухгалтерской и налоговой отчетности в электронную форму возможен и очень удобен. В этом вопросе вам всегда могут помочь организации, осуществляющие функции операторов электронного документооборота счетов-фактур или сдачи налоговой отчетности.

Взаимодействие с судебными органами. Применение электронных документов в судебных разбирательствах возможно, хотя и несет определенные риски, в основном связанные с отсутствием технической возможности судов к приему и работе с такими документами. Вопрос этот законодатель пытается решить: 15.06.2016 года Советом Федерации РФ был одобрен законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации (в части применения электронных документов в деятельности органов судебной власти)».

Взаимодействие с контрагентами может осуществляться в электронном виде с юридической силой через сервисы обмена как для любых юридических лиц.

Внутреннее взаимодействие

Перевод кадровой документации в электронную форму сам по себе имеет смысл при взаимодействии работодателя с дистанционными работниками. В некоторых случаях пока трудно реализуем, а в случае с ТСЖ не принесет реальной пользы.

Вопросы, связанные с процессами в рамках делопроизводства (согласование, утверждение документов), успешно решаются переводом таких процессов в электронную форму. При этом организации нужно оценить объем документопотока и требования по бизнес-процессам. Скорее всего необходим электронный архив с простейшими средствами согласования и групповой работы.

Автор: Ульяна Коровкина

Взаимодействие через ГИС ЖКХ

Информатизация сама идет в ЖКХ. Федеральный закон от 21.07.2014 №209-ФЗ "О государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства" обязывает все управляющие компании (УК) и ТСЖ вносить информацию в ГИС ЖКХ, доступ к которой идет через сайт https://dom.gosuslugi.ru

Приказ Минкомсвязи и Минстроя от 29.02.2016 №74/114/пр "Об утверждении состава, сроков и периодичности размещения информации поставщиками информации в государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства" вступает в силу с 1 июля 2016 года и вводит переходный период до 1 января 2017 г.. Это необходимо из-за большого объёма вносимой информации в систему всеми её поставщиками. При этом административная ответственность для управляющих компаний за неразмещение договоров управления в ГИС ЖКХ также наступит с 1 июля.

ТСЖ и УК должны вносить всю эту информацию. Таким образом, государство предоставило единую платформу для автоматизации части учета ЖКХ. Сейчас главное внести всю требуемую информацию, чтобы избежать штрафов. Далее с использованием электронной подписи ЖКХ может передавать отчетность в контролирующие органы.

К документам, загружаемым в ГИС ЖКХ, предъявляются весьма определённые требования (были утверждены Приказом Минкомсвязи и Минстроя России от 23 марта 2015 г. № 88/203/пр «Об утверждении форматов электронных документов, размещаемых в государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства»).

Загрузке в ГИС ЖКХ подлежат электронные образы следующих документов:

●    протокол конкурса по отбору управляющей компании для управления многоквартирного дома или решение/протокол общего собрания собственников помещений в МКД о выборе УК, или протокол ОСС о выборе УК;

●    договор управления многоквартирного дома;

●    документ об изменении, прекращении или расторжении договора управления многоквартирного дома или иного соответствующего документа, подписанного в электронной форме (в том числе с использованием ГИС ЖКХ).

ГИС ЖКХ позволит взаимодействовать не только с контролирующими органами, но и с гражданами. Гражданин на сайте сможет получать достоверную информацию о жилищно-коммунальных услугах и тарифах. Пользователи смогут проверять корректность начислений и расчетов, вести мониторинг деятельности своей управляющей компании, быть в курсе расходов и доходов по дому, подавать жалобы в электронной форме и участвовать в голосовании по общим вопросам. А сотрудники ТСЖ будут размещать соответствующую информацию.

СЭД и другое ПО для организации электронного архива и делопроизводства ТСЖ

Для автоматизации работы ТСЖ и управляющих компаний наиболее удобным вариантом по соотношению цена/качество является использование облачных систем. При их использовании нет необходимости покупать оборудование и тратить время на поддержку. Доступ к такой системе можно получить с любого устройства при наличии подключения к интернету

Облачные системы бывают платные и бесплатные. Бесплатные системы практически всегда имеют какие-либо ограничения.

Для создания электронного архива всех документов можно воспользоваться одним из следующих решений: Облако Майл.Ру, Google Disk, Яндекс.Диск и другие. На бесплатном аккаунте вы будете иметь ограничения по объему предоставленного пространства для архива файлов. Документы будут рассматриваться именно как файлы.

Вам самостоятельно нужно будет проработать структуру папок архива и правила наименования, занесения туда документов для того, чтобы им было удобно пользоваться. Минус этого решения в том, что документы будет сложно искать, и вы получаете только архив, без возможности обеспечения взаимодействия сотрудников.

Еще один вариант автоматизации – использование облачного сервиса управления взаимодействием и групповой работы. Таких тоже много Битрикс24, Мегаплан, TeamWork и др. Ограничения этих сервисов– это объём хранимой информации и отсутсвие/неудобство функций электронного архива (в некоторых продуктах идет работа только с файлами, нет версий документов, назначение прав по ролям невозможно и т.д.).

Максимально функциональный вариант – использование системы электронного документооборота (СЭД). Задумываться о нем целесообразно, если штат офисных работников ТСЖ, исключая бухгалтерию, пять и более человек. СЭД – это чаще всего платные продукты. Этот вариант подойдет управляющим компаниям и ТСЖ, под управлением которых находится несколько домов (жилищных комплексов, объектов и т.д.).

Преимущество СЭД в том, что вы получаете настроенный инструмент для автоматизации документооборота, работы со всеми типам документов и ведения полнофункционального электронного архива. Примером такого решения является СЭД в облаке.

Затраты

При выборе между платным и бесплатным продуктом важно помнить, что разработчик, который берет за свой продукт деньги несет ответственность за его работоспособность. В случае же работы с бесплатным продуктом вы принимаете на себя все риски, связанные с возможными его отказами или недоступностью. Кроме того, при работе с платным продуктом вам будет проще получить поддержку по различным вопросам, а при работе с бесплатным потребуется потратиться на настройку и адаптацию под себя.

Оплата облачных продуктов, как правило, берется за период использования, то есть если вас чем либо продукт не устроил, вы не оказываетесь на привязи и не переплачиваете, а просто уходите на другой продукт.

Внедрять все равно нужно

Любые новшества всегда воспринимаются настороженно, поэтому, нужно иметь в виду, что ни одна система не заработает сама по себе. Пользователи должны понимать, зачем им нужна система и как она работает.

Для начала работы с СЭД необходимо будет как минимум просмотреть обучающие ролики, разобраться с правилами работы, доработать должностные инструкции. Более подробно о внедрении см. Пять типовых шагов для внедрения ECM-системы.

Желаем успехов в освоении электронного документооборота!

Автор: Питомцева Елена