Электронный документооборот в юридической сфере

Сабин Холочер (Sabine Holocher), специалист по PR и маркетингу в регионе EMEA, компания PFU Imaging Solutions Europe Ltd.

По-настоящему «безбумажный» офис, возможно, еще не скоро станет реальностью как для коммерческих и государственных организаций, так и для частных лиц. Однако цифровые документы шаг за шагом вытесняют своих традиционных, бумажных собратьев за счет своей доступности и возможности экономить время и пространство. Для создания электронного документооборота и интеграции важных документов в бизнес-процессы часто требуется оцифровывать бумажные документы за пределами офиса. Именно в этом случае мобильные сканеры могут существенно увеличить производительность, создавая цифровые документы с возможностью поиска по ним. Они занимают мало места, гибко подстраиваются под любые условия и способны передавать отсканированные документы в облако по одному нажатию кнопки. Одна из сфер деятельности, где будут полезны мобильные высокопроизводительные сканеры, это аудиторские и юридические компании.

Многочисленные юридические процедуры уже стали предметом оцифровки.

Например, в настоящий момент на рассмотрении в Государственной Думе РФ находится законопроект "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации", разработанный по распоряжению Правительства России Минюстом совместно с Минкомсвязью и Минэкономразвития. Целью документа является совершенствование правового регулирования применения электронного документа в уголовном, гражданском и арбитражном судопроизводстве, а также на обеспечение возможности использования электронных документов в качестве доказательств в суде. Законопроектом предлагается внести изменения в Уголовно-процессуальный кодекс, Арбитражный процессуальный кодекс и Гражданский процессуальный кодекс. Положения данного законопроекта предполагают возможность применения электронных документов нотариусами и участниками уголовного судопроизводства. Естественно, что реализация законопроекта повлечет за собой необходимость модернизации программного обеспечения, техники и так далее. Планируется, что закон будет установлен с 1 января 2016 г.

Что касается практики электронного документооборота в юридической сфере на международной арене, то, например, Министерство юстиции Великобритании рассчитывает, что к 2016 году залы суда в этой стране[1] станут полностью цифровыми, а бумага, как устаревший материал, перестанет использоваться. Правительство планирует инвестировать 160 миллионов фунтов в создание цифровых судов и модернизации IT-систем в своих ведомствах, а значит, обмен информацией будет происходить в электронной форме, безопасно и эффективно. В пресс-релизе, опубликованном Министерством юстиции, говорится, что суды и Королевская служба уголовного преследования ежегодно в совокупности используют примерно 160 миллионов листов бумаги. «Если мы хотим победить в глобальной гонке, нам нужны перемены. Эти инвестиции помогут нам избавиться от устаревшей системы бумажного документооборота, превратив уголовное правосудие в цифровую общественную услугу, соответствующую самым современным стандартам», — заявил министр юстиции Дэмиэн Грин (Damian Green).

Вслед за этим объявлением британское Министерство юстиции издало в октябре 2013 года документ под названием «Раскрытие электронных документов».[2] Его основополагающий принцип гласит, что «для эффективного и рационального управления документацией необходимо использование технологий», и что «в целом необходимо предоставлять электронные документы в такой форме, которая позволит стороне, получающей документы, иметь доступ к данным документам, производить в них поиск, анализировать и демонстрировать их в той же степени, что и раскрывающая сторона».

Не стоит и говорить, как сильно нововведенные законопроекты повлияют на работу юристов.

Согласно исследованию 10 000[3] юридическим компаний и приблизительно 127 000[4] практикующим юристов Великобритании с среднесрочной перспективе предстоит организовать электронный документооборот, который не только будет способствовать обмену информацией между юристами и судами, но и поможет оцифровать информационный обмен между юристами и их офисами, а также между юристами, их клиентами и оппонентами. Клиентам, в свою очередь, также придется представлять юридическую документацию в электронной форме.

То же самое касается и российских юридических компаний, и практикующих юристов. Юрист может помочь клиенту, предоставив ему в аренду портативный сканер, например, Fujitsu ScanSnap iX100. Клиент затем сканирует документы в офисе или дома и отправляет их юристу по электронной почте. Юристы и их помощники также могут сами сканировать документацию во время встреч с клиентами, причем выполнять эту операцию как в своих офисах, так и у клиента.

Возможность автоматизации

Сотрудники, работающие в офисах юридических фирм, также почувствуют эффект от внедрения электронной корреспонденции, Она позволит полностью автоматизировать такие секретарские задачи, как оформление резюме дел или выставление счетов, если необходимые документы существуют в цифровой форме. Введение установленных форм юридической документации способствует этим переменам.

Переход на цифровые рельсы может быть полезным и для других, самых разнообразных, сфер юридической деятельности. Отдел по работе с почтой может быть автоматизирован за счет немедленного сканирования корреспонденции и ее интеграции в документооборот. Более того, можно записывать телефонные разговоры и замечания к обсуждениям в цифровой форме и затем добавлять их к клиентскому файлу в электронном виде вместе с любыми отсканированными бумажными документами.

* * *

Для юридических фирм переход на электронный обмен информацией и системы управления документами означает, что потребуется меньше сотрудников. В то же время повысятся требования к квалификации сотрудников, которые смогут эффективно работать с решениями для сканирования и системами управления документооборотом. Выгода клиентов в том, что им больше не придется нести расходы по копированию и пересылке корреспонденции. Вместо этого они могут сканировать бумажную документацию и пересылать ее юристу в электронном виде. Некоторые юридические компании могут даже воспользоваться возможностью оцифровки всех своих дел.

[1] Министерство юстиции, пресс-релиз от 28 июня 2013 г., https://www.gov.uk/government/news/damian-green-digital-courtrooms-to-be-rolled-out-nationally

и

Министерство юстиции, пресс-релиз от 11 апреля 2014 г., https://www.gov.uk/government/news/digital-courtroom-unveiled-as-justice-enters-the-wi-fi-era

[2] Министерство Юстиции, Practice Direction 31B – Disclosure of Electronic https://www.justice.gov.uk/courts/procedure-rules/civil/rules/part31/pd_part31b#6.1

[3] The Law Society Gazette, 31.10.2013, https://www.lawgazette.co.uk/practice/number-of-law-firms-dips-to-new-low/5038472.fullarticle

[4] The Law Society, годовой статистический отчет — 2013, https://www.lawsociety.org.uk/policy-campaigns/research-trends/annual-statistical-reports/

Источник: PFU Imaging Solutions Europe Ltd