Электронный обмен данными как лекарство от головной боли логистика

Александр Валеев, аналитик Synerdocs

Все чаще в использовании электронного обмена документами (ЭДО) оказываются заинтересованы сотрудники отделов логистики, если попросту – кладовщики. Их интерес продиктован желанием облегчить труд и сократить количество возможных ошибок при приемке товара. Разберем как же может здесь помочь ЭДО?

Проблема синхронизации номенклатуры

Рассмотрим, как ритейлер в секторе non-food принимает поступление товара. Например, пришла партия со множеством позиций одежды и обуви: разные коллекции, размеры, цвета, детские и взрослые модели (последние, помимо размеров, отличаются ставкой НДС). Практика показывает – в одной поставке может насчитываться несколько тысяч товарных позиций. В этот момент приемщик выполняет сразу несколько задач:

●    сопоставляет поступивший товар с указанным в накладной;

●    проверяет качество товара;

●    проверяет поступивший товар на соответствие заказу;

●    вводит данные о поступлении в учетную систему.

При проверке соответствия «поступление – заказ» и вводе данных в учетную систему возникает сложность – один и тот же товар поставщик и покупатель могут представлять по-разному. Как это выглядит на деле? Допустим, покупатель заказывал позицию «туфли женские RIQ, черный, размер 38, артикул SWRB38000», а в накладной поставщик указал эту позицию как «черные женские туфли RIQ 38 р-р». Задача приемщика – понять, что это одна и та же позиция, и корректно ввести в учетную систему данное поступление. Такой поиск соответствия товарных позиций называется синхронизацией номенклатуры.

Синхронизация – процесс довольно трудоемкий. Например, у одного из наших клиентов, до внедрения электронного обмена документами с помощью сервиса Synerdocs, этой работой занимались сразу 9 сотрудников и при этом полный рабочий день.

Как автоматизировать синхронизацию номенклатур

Существует множество способов. В их основе лежит обмен структурированными данными в электронном виде между поставщиками и покупателями. Такие данные можно обрабатывать в информационных системах покупателей/поставщиков или использовать в глобальных каталогах. Таким образом можно минимизировать человеческий фактор при приемке товаров и синхронизации номенклатур.

Сегодня наиболее распространены следующие способы передачи данных о поставке между поставщиком и покупателем:

●    Обмен данными на основе EDI-сообщений;

●    Обмен данными на основе электронных первичных учетных документов ТОРГ-12, УПД.

Обмен данными на основе EDI-сообщений

EDI представляет собой серию стандартов и соглашений по передаче информации между организациями. В основе технологии лежат форматы и порядок передачи сообщений. Подробнее о ней можно прочесть в наших предыдущих материалах: «Многообразие сервисов для обмена электронными документами в сфере ритейла», «EDI: информация как стандарт».

В данной технологии используются GTIN-коды товаров (еще их называют штрихкодами). В отличие от артикулов товара, форматы которых у каждого разные, штрихкоды имеют стандартный способ кодировки, принятый во всем мире. Это говорит о том, что существуют единые правила присвоения данных кодов, и они должны быть уникальны для каждого товара. Согласитесь, это удобно – использовать коды номенклатуры, которые могут быть понятны любым торговым партнерам во всем мире.

Используя штрихкоды, можно принять участие в глобальной сети синхронизации данных GDSN, которая представляет собой международный каталог товаров. Получение доступа к общим данным открывает широкие возможности по поиску новых партнеров как для поставщиков, так и для покупателей.

Конечно, перед использованием штрихкодов необходимо решить организационные вопросы с контрагентами: призвать поставщиков присвоить своим товарам данные коды; договориться об указании этой кодировки в спецификациях и заказах. Ранее такие же вопросы приходилось решать при использовании артикулов, так что это не должно стать большой проблемой. Показательно то, что сегодня ритейлеры требуют указывать в товарных спецификациях штрихкоды или использовать PRICAT (прайс-лист по стандартам EDI).

В результате использования EDI партнеры обмениваются понятными друг другу данными о товарах и поставках. Вдобавок отпадает необходимость ручного ввода в информационную систему данных о поступлении товаров.

Обмен данными на основе электронных первичных учетных документов ТОРГ-12, УПД

С одной стороны, форматы документов и порядок обмена регламентированы государством, с другой, – нет жестких требований к обозначению номенклатуры (главное, чтобы было указано). Кстати, один из наших абонентов предлагает своим поставщикам указывать штрихкоды в первичных документах.

Однако эти электронные документы представляют собой структурированную информацию, а значит их обработку можно автоматизировать. Импорт данных в информационную систему будет происходить на лету и проверку корректности заполнения первичного документа можно поручить компьютеру. Приемщику останется только проверить соответствие факта поставки с данными в информационной системе.

Такие первичные документы, переданные через оператора ЭДО, по умолчанию обладают юридической значимостью, а также могут быть представлены в ИФНС.

В России используются и иные способы передачи данных о поставках, но описанные выше механизмы регламентированы государством либо являются стандартом. Применение этих решений упрощает внедрение и масштабирование электронного обмена между контрагентами, потому что стандарты и законы должны соблюдать все участники взаимодействия, а внедрять специфическое или малораспространенное решение контрагенты либо не захотят, либо не смогут.

Что выбрать?

●    Если надо решить только задачу сокращения издержек при приемке товаров, то подойдет любой инструмент.

●    Если необходимо использовать также электронные каталоги товаров, согласовывать электронные спецификации, лучше выбрать EDI.

●    Если, помимо автоматизации приемки, хотите избавиться от гор бумаги и придать электронным документам юридическую силу, то ваш выбор – обмен юридически значимыми документами (ЮЗДО).

Как показывает практика, заказчики и абоненты хотят сразу и то, и другое. В результате многие используют в работе с торговыми партнерами цепочку документов EDI + ЮЗДО.

О пользе электронного обмена лучше всего говорит озвученный выше пример из практики внедрения. Сейчас вместо девяти сотрудников, сверяющих номенклатуру в документах, в этом процессе остался один, который проверяет результаты автоматической обработки данных.

А каким образом происходят приемка товара и сверка номенклатуры в вашей компании?

Источник: Synerdocs