Электронный архив и электронный документооборот: как привычные системы решают актуальные бизнес-задачи

Уверены, что разбираетесь в ЭДО с контрагентами? Проверьте себя! В таких условиях непростой задачей может оказаться выбор подходящего решения. Одни из самых популярных вариантов — системы электронного архива и электронного документооборота. Какие задачи они решают и как помогают сокращать расходы?

Статья подготовлена совместно со специалистами компаний Konica Minolta и Directum.

Сходства и различия

Главная задача систем электронного документооборота (СЭД) — обеспечить сохранность значимых для бизнеса документов: пока они находятся в единой цифровой системе, их намного сложнее потерять. Меньшую роль играет человеческий фактор, в документах всегда порядок, к ним легко получить доступ.

Чтобы найти нужную форму, достаточно просто зайти в систему, а не копаться в кипах бумаг — это экономит силы и время. Наконец, электронный документооборот помогает быстро проходить через согласования и настраивать их маршруты, подписывать акты и договоры без личных встреч и долгих ожиданий.

Владислав Чернецкий

Менеджер по продажам IT-решений Konica Minolta Business Solutions Russia

С первого взгляда может показаться, что у систем электронного архива (СЭА) то же предназначение: ведь и они также помогают хранить и искать документы. Но на практике это совершенно разные решения — они даже относятся к отдельным классам.

СЭД помогает работать с документами, которые активно используются в текущем рабочем процессе и постоянно подвергаются изменениям.

А вот электронный архив скорее выполняет роль хранилища для широкого спектра форматов: это могут быть техническая и проектная документация, чертежи, контракты и договоры, письма с переговорами по согласованиям и многое другое.

Таким образом, СЭА — это база документов компании, которые должны храниться либо по требованию законодательства, либо по правилам организации определенное время. Например, для целей доказательства хозяйственной деятельности или сохранения истории с учетом всех правил архивного хранения.

А оперативная база хранения электронных документов, касается документации, с которой бизнес работает прямо сейчас: отправляет партнерам, согласовывает, подписывает, меняет содержание. Документы могут храниться в системе электронного документооборота, даже если уже неактуальны и имеют истёкший срок хранения, или не требуются в юридических спорах.

СЭА может хранить большие объемы информации дешевле, чем другие системы и оперативные хранилища. Архивная система имеет специальные средства для обеспечения юридической значимости и для работы архивистов.

В свою очередь, электронный документооборот включает больше средств для редактирования: например, можно сохранять разные версии документа и подробно следить за процессом изменений. Кроме того, из СЭД легче удалить документ — в электронном архиве с этим связано больше строгих правил и политик.

Алексей Микрюков

Аналитик Directum

Основные отличия СЭД и СЭА кроются в назначении этих систем. Для СЭА это:
— обеспечение сохранности и поддержка юридической значимости электронных документов (ЭД) на протяжении всего срока хранения (в первую очередь для ЭД длительных сроков хранения). Документы необходимо хранить 10, 20 или 75 лет. И для того, чтобы это обеспечить, в СЭА должны быть реализованы специальные функции, например, усовершенствование электронной подписи до формата CAdES-A;
— обеспечение централизованного хранения ЭД по единым правилам. Это упрощает поиск документов и контроль за их сохранностью;
— разгрузка оперативных информационных систем организации за счет передачи на хранение в долговременный архив документов. Хранение в оперативных системах документов, работа с которыми уже завершена, часто становится для них проблемой. И тут стоит отметить, что СЭД это, как правило, не единственная оперативная система организации, которая может являться источником ЭД для СЭА;
— автоматизация рутинных операций архивистов и делопроизводителей.

Вместе и по отдельности

Электронный архив и электронный документооборот — это абсолютно самостоятельные решения, которые отлично выполняют свои задачи по отдельности. Они хранят чувствительные данные и поэтому надёжно защищены с точки зрения информационной безопасности, предполагают гибкую настройку политик и доступ только для ограниченного круга лиц.

Чаще всего это бухгалтеры, юристы или менеджеры — те, кто создаёт и подписывает документы, а также архивариусы — они следят за архивом. Но системы электронного архива и документооборота логично дополняют друг друга: помогают отслеживать все действия, которые совершались с документом в течение его жизненного цикла, сохранять тщательный контроль. Например, при комбинации решений можно заглянуть в любой документ архива, посмотреть, как строился маршрут его согласования в СЭД.

Если есть вопрос, можно быстро выяснить, к какому ответственному лицу стоит обратиться, разобраться, на каком этапе произошло непонимание и оперативно решить ситуацию.

Владислав Чернецкий

Менеджер по продажам IT-решений Konica Minolta Business Solutions Russia

Если компании ещё только предстоит начать цифровизацию документов, логичнее начать с СЭД — это позволит действовать «здесь и сейчас». Но рано или поздно объёмы работы вырастут, документы придётся где-то хранить, и электронный документооборот не сможет справляться с новым уровнем нагрузки. В таком случае уже будет не обойтись без архива.

В целом именно сочетание систем для электронного архива и документооборота обеспечивают гармоничную и эффективную работу с информацией внутри компании.

Документы не теряются и быстро проходят через согласования без зависаний, находятся в безопасной защищённой системе — вдали от глаз посторонних.

Сотрудники не забывают счета и акты на своих рабочих столах или в принтерах, потому что им просто не нужны бумажные форматы.

Алексей Микрюков

Аналитик Directum

Цифровизация работы с документами — это уже мастхев. Даже небольшие организации получат выгоду от централизованной системы электронного документооборота вместо бумаги и работы с файлами. Отказаться от ненадежного Google Docs и перейти в закрытый корпоративный контур за счет использования облачных СЭД несложно.

Причем сразу компания получит еще и управление задачами и эффективностью. Пользователям Directum RX в облаке будут доступны в коробке еще Agile-доски. На перспективу можно подключить HR-процессы и интеллектуальное распознавание документов и так далее.

При этом важно, чтобы при переходе на ЭД организация сразу задумывалась о том, как будет хранить документы, даже если она не готова сразу внедрять электронный архив.

Вопрос затрат

Стоимость систем зависит от задач. На цену СЭД влияет, сколько сотрудников будет пользоваться системой, какая платформа лежит в её основе, насколько сложными окажутся маршруты согласования и сколько времени займёт их настройка.

В результате здесь ключевыми становятся вопросы стоимости лицензии и объёма работ. Всё это актуально и для электронного архива, но с одним небольшим исключением: на оцифровку бумажного архива, который долгое время накапливался в компании, могут потребоваться дополнительные расходы.

Владислав Чернецкий

Менеджер по продажам IT-решений Konica Minolta Business Solutions Russia

Несмотря на первоначальные инвестиции, системы могут принести выгоду — как источник оптимизации расходов.

Сегодня это в первую очередь касается расходов на бумагу: перевод документов в цифру позволяет практически полностью отказаться от этого ресурса, что особенно важно в условиях повышенного спроса.

Только на этой статье затрат бизнес может экономить сотни тысяч и даже миллионы рублей за год.

Помимо экономии на бумаге, снижается рутинная нагрузка на сотрудников и высвобождается их рабочее время, растёт производительность труда, сокращаются затраты на аренду площадей для хранения бумажных архивов. И это далеко не весь список статей расходов, которые могут сократить СЭД и СЭА, особенно при их сочетании.

Алексей Микрюков

Аналитик Directum

Объем электронных документов (ЭД в компаниях растет геометрически. История использования различных информационных систем ERP, СЭД, HR, CAD приводит к пониманию, что необходимо предусмотреть разумное хранение электронных документов: снижение затрат, осознанное уничтожение, хранение с юридической значимостью.

Перед тем как внедрять электронный архив, важно понимать, что вы хотите получить в итоге, какие документы вы планируете хранить. Оценить, какие системы генерирует основной объем документов для долговременного хранения.

Очень важно при внедрении электронного архива, чтобы в вашей компании были специалисты, которые разбираются в этой теме. И это не только ИТ-специалисты, но архивисты, подкованные в теме цифровизации.

Плюс важно понимать, что стоимость лицензий — это не единственные траты. Вам понадобится выполнять работы по интеграции архива и систем, которые будут передавать туда данные.

Это может быть выполнено собственными силами или подрядчика. Интеграция с СЭД будет самым простым случаем, остальной ИТ-ландшафт может оказаться очень специфическим.

В зависимости от типа компании можно отказаться бумажных документов на 70-90%. Пока на законодательном уровне полностью не решен вопрос работы с электронным дубликатом, это будет шагом к большему отказу от бумаги.

Но общее направление на цифровую экономику на уровне государства говорит о том, что актуальность создания цифровых электронных архивов будет только увеличиваться.

Кроме того, внедрение систем электронного документооборота и архива — логичный шаг на пути к цифровизации. Именно использование технологий помогает в оптимизации затрат, что особенно важно в условиях нестабильности.

Так, исследование Google, Центра подготовки руководителей цифровой трансформации ВШГУ РАНХиГС и Центра перспективных управленческих решений, проведённое во время коронакризиса, показало, что пандемия побудила треть опрошенных компаний цифровизировать процессы. Ведь это шанс нивелировать негативные финансовые результаты и найти новые источники для роста бизнеса.