Если документ не найден за минуту

Очень понравилась статья про плюсы и минусы документирования СМК .

Особенно вот эта часть " Если документ не найден за минуту, то делается вывод о беспорядке на рабочем месте. Наверное, вы улыбнулись."  Я и улыбнулась :), но не по тому поводу, что очевидно имел в виду автор ("как можно так быстро!"), а как раз наоборот ("а чего дольше-то искать"). Поскольку система электронного документооборота в нашей организации уже просто образ жизни, то обычно поиск инструкции в СЭД у меня занимает 10-20 сек., особенно, если этот документ связан с моей деятельностью. Чуть больше (1-2 мин.) может занимать поиск документа о деятельности какого-то другого подразделения, т.к. я четко могу не знать критериев поиска.

При проведении внешнего аудита в процессе сертификации нашей СМК любые электронные документы (как инструкции, так и записи по качеству) находились моментально. Ждать аудиторам приходилось только тогда, когда требовалось предоставить документы, зафиксированные в бумажном виде (подписанные заказчиком акты выполненных работ или варианты согласованных проектных документов с печатью заказчика). Сами аудиторы в первый раз проверяли СМК, организованную подобным образом, но никаких сложностей это у них не вызвало. Скорее наоборот - они решили, что пора им у себя тоже документооборот автоматизировать.

На мой взгляд, СМК в электронном виде позволяет гораздо более детально описывать процедуры, как раз за счет возможности быстрого поиска. Ведь число регламентирующих БУМАЖНЫХ документов нужно стремиться сокращать гораздо жестче, поскольку чем их больше, тем сложнее в них ориентироваться и тем больше вероятность, что документ не будет поддерживаться и использоваться.