Франчайзинг без электронного документооборота. Что упускает бизнес?

Алиса Муратова, аналитик Synerdocs

Как форма ведения бизнеса франчайзинг предполагает периодичный обмен документами между франчайзером и франчайзи. С какими проблемами бумажного документооборота сталкиваются компании, работающие по договору коммерческой концессии? Можно ли каким-то образом их избежать, перейдя на электронный обмен документами? На эти и другие вопросы попробуем ответить в данной статье.

Франчайзинг как форма организации бизнеса

В законодательстве РФ понятия «франчайзинг», как и «франшиза», не существует. На сегодняшний день отношения на российском рынке франшиз регулируются договором коммерческой концессии – статья 54 ГК РФ «О коммерческой концессии».

В нашей стране, равно как и в остальном мире, наибольшую популярность приобрели следующие виды франчайзинга:

●    Торговый – право на реализацию товара под брендом компании.

●    Сервисный – получение права заниматься определенным видом деятельности под торговой маркой франчайзера.

●    Производственный – передача технологии производства и технического опыта. Франчайзи имеет право изготавливать изделия такого же качества, что и франчайзер.

●    Смешанный – некая комбинация товарного, сервисного и производственного франчайзинга. Так, например, франчайзер может выпускать товар, а франчайзи – его распространять и предоставлять сервисные услуги.

Состояние рынке франчайзинга в России

Ежегодно портал БИБОСС проводит рейтинг франшиз для того, чтобы отразить состояние рынка франчайзинга в России. Опрос основывается на следующих данных: возраст компаний, объем инвестиций, динамика роста сети за последние три года, количество открытых и закрытых предприятий и др. Последнее анкетирование франчайзеров проводилось в апреле-мае 2017 года. Были получены следующие результаты:

Источник: www.beboss.ru

Если говорить кратко, то наибольшая доля принадлежит общественному питанию и торговле. Также активно растут франчайзинговые проекты, связанные с детьми: детский досуг, одежда, обучение, развивающие центры и др.

Доля иностранного и отечественного франчайзинга в РФ

На российском рынке работают как отечественные, так и иностранные франчайзеры. Исторически сложилось так, что преобладают первые. Объясняется это довольно просто, и дело совсем не в том, что российский рынок не привлекателен для зарубежных компаний. Несмотря на то что Россия занимает лидирующие позиции в мире по количеству выпущенных законодательных актов и деклараций, способствующих созданию благоприятных условий для ведения бизнеса, по исполнению данных НПА наша страна на одном из последних мест. Зарубежные компании, попросту говоря, боятся потерять свои активы и вкладывать в бизнес, понимая, что невозможно предсказать действия властей по отношению к предпринимателям. В пример можно привести небезызвестный инцидент с компанией Kodak, когда ее обязали перевести наименование вывески на русский язык. Подобные действия, конечно же, влекут за собой различные проблемы для обладателя бренда. При смене названия и логотипа фактически приходится заново продвигать компанию на рынке.

Между тем, говоря в целом о проблемах именования, в конце октября 2014 года в Государственную Думу был внесен законопроект депутатами от трех парламентских фракций – КПРФ, «Единой России» и ЛДПР, предусматривающий введение сбора за использование в рекламе латинского шрифта и наименований товаров на иностранном языке. От внезапной «вспышки патриотизма» никто, как известно, не застрахован, и можно только предполагать, что ждет иностранных и отечественных франчайзеров завтра.

Оптимизация взаимодействия с франчайзи

Договор коммерческой концессии, в зависимости от его условий, предполагает регулярный обмен документами по основной деятельности франчайзи. Пользование брендом – услуга, как правило, не бесплатная и требует контроля со стороны франчайзера. Франчайзи отправляет своему франчайзеру отчет лицензиата – документ, в котором содержится основная информация о функционировании его организации (в частности, отражается размер выручки).  Отчет подписывается с двух сторон, после чего франчайзи оплачивает роялти.

Роялти с фр. «доля короля» – периодические выплаты за использование авторского права и интеллектуальной собственности. Регулярные платежи франчайзи франчайзеру.

Франчайзер регулярно оказывает услуги своим франчайзи: по рекламе, продвижению и т.д., и обязан выставлять акт оказанных услуг, который также подписывается с двух сторон, если иное не предусмотрено договором. Организации-франчайзеры вынуждены выставлять счета и акты по e-mail, а оригиналы высылать почтовыми службами.

Как это происходит на практике? Компания N ведет учет выручки в единой информационной системе, контроль осуществляется в режиме реально времени. На основании данных проводится срез выручки и выставляется счет на оплату франчайзи. Далее компания N формирует акты и вместе со счетом отправляет их электронной почтой. Франчайзи оплачивает счет. Оригиналы документов уходят «Почтой России» лишь один раз в квартал.

Почему у данного взаимодействия низкая эффективность?

●    Увеличиваются сроки работы с документами за предыдущие месяцы квартала.

●    Документы теряются в пути.

●    При необходимости исправления документов процесс подписания затягивается, следовательно, увеличиваются сроки получения франчайзером своего вознаграждения.

●    Затрачиваются средства на распечатку и отправку документов курьерскими службами.

Оптимизировать процессы работы с бумажными документами можно, используя сервисы обмена электронными документами. В этом случае мы исключим почтовые и курьерские службы, а также связанные с этим издержки. Схема взаимодействия будет выглядеть следующим образом:

У каждой организации есть свои постоянные контрагенты – поставщики, покупатели, обслуживающие организации и др. С ними регулярно заключаются и перезаключаются договоры, и здесь во взаимодействии тоже возникают описанные выше проблемы. Причем если договоры требуют двустороннего подписания, то остальные документы (прайс-листы, скрипты, рейтинги качества и др.) – нет. Однако, дело не ограничивается только получением документов, не стоит забывать и об их хранении.

Переход на обмен документами в электронном виде позволяет:

·         мгновенно обмениваться документами со всеми участниками рынка франчайзинга;

·         своевременно выставлять счета и акты;

·         оперативно исправлять и корректировать документы;

·         хранить все документы в единой информационной системе, получая к ним оперативный доступ;

·         работать с документами в собственной корпоративной информационной системе;

В завершение хотелось бы добавить, что электронный обмен документами в рамках франчайзинга может быть гораздо более эффективным, нежели при использовании бумажного документооборота: выплаты ускорятся, повысится уровень доверия франчайзи, кроме того, данный факт способствует привлечению новых предпринимателей в бизнес. Ну, а если говорить о выборе франшизы, то эксперты рекомендуют руководствоваться данными национального реестра франшиз.

Источник: Synerdocs