Гибридные дела: как работать со смешанными документами

При этом параллельно с электронными документами (ЭД) продолжают существовать и бумажные, в ближайшее время они никуда не денутся и продолжат оставаться частью корпоративных процессов. Хорошо, когда в компании формально закреплено, какие документы на каком носителе создаются. Например приказы по основной деятельности и договоры оформляются только в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе, а протоколы заседаний различных комиссий — исключительно на бумаге. Вид носителя закрепляется во внутренних нормативных актах, а порядок хранения документов соответствует выбранному формату.

Как передать документы в архив без проблем и суеты? Но не всегда получается так, как хотелось бы. Не все контрагенты готовы работать в электронном виде и создают договоры по старинке, на бумаге. Нам приходится взаимодействовать с ними в этом формате. Вот и получается, что документооборот не электронный и не бумажный, а смешанный.

Из-за этого в компании появляются так называемые «гибридные дела». Это не очень удобно: если не знать, как с ними работать, легко что-то упустить или не сохранить нужные документы, потерять их часть. Это может привести к последствиям — например к невозможности ответить на запросы контролирующих органов, предоставить документы в суд, избежать штрафов или приостановки работы организации.

Чтобы ничего не потерять и полноценно сохранить все документы гибридного дела, важно понимать, что это за формат и как правильно с ним работать.

Что такое гибридное дело

Гибридное дело — это дело, содержащее документы на бумажном носителе и электронные документы. В приказе Росархива от 31.07.2023 № 77 есть раздел XI в котором подробно описан порядок работы с такими делами.

Основные положения:

• гибридные дела состоят из томов;
• первый том содержит электронные документы;
• второй и последующие тома — бумажные;
• наполнение дел происходит в течение года:

— документы на электронном носителе помещаются в первый том;

— документы на бумажном носителе сканируются и включаются в первый том дела, происходит это в системе электронного документооборота (СЭД). Электронные документы не нуждаются в распечатке;

• электронные копии документов состоят из определенных элементов:

— файл электронной копии документа на бумажном носителе и приложений к нему (при наличии) в формате архивного хранения PDF/A;

— файл описания, содержащего регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные) и информацию о копийности документа.

• тома передаются в архив одновременно;
• тома гибридного дела заносятся в описи в соответствии с видом носителя;
• описи электронных документов и бумажных дел должны иметь перекрестные ссылки.

Важно помнить, что у каждого дела независимо от количества томов должен быть единый индекс, заголовок и срок хранения.

Долго ли будет существовать понятие «гибридное дело»

Сложно точно спрогнозировать, сколько гибридных дел сформируется в организации и как долго они будут сохраняться. Но можно с уверенностью сказать: такие дела будут.

Гибридными могут быть дела с приказами по основной деятельности, договорами, регламентирующими документами и другие. Если организация перешла на кадровый электронный документооборот, велика вероятность, что не все работники сразу на него согласятся. В этом случае работодатель будет обязан продолжать взаимодействие с частью коллектива на бумаге.

Так один и тот же вид документа может существовать в двух форматах, например, приказы по личному составу для Петрова П.П. будут в электронном виде, а для Иванова И.И. — в бумажном.

Срок существования таких смешанных дел зависит от темпов перехода на ЭДО и готовности наших работников использовать цифровые каналы. Чем быстрее компания и ее контрагенты перейдут на электронный документооборот, тем быстрее сократится число гибридных дел.

В чем сложности в работе с гибридными делами

Работа с гибридными делами приводит к повышению нагрузки на работников организации: приходится сканировать бумажные документы, распределять их по томам, организовывать хранение бумажных экземпляров, а затем обеспечивать их физическое уничтожение. Чтобы минимизировать ресурсные затраты, компаниям стоит стремиться сокращать количество таких дел и максимально переходить на безбумажное взаимодействие.

Чтобы реализовать в системе хранения электронных документов (СХЭД) работу с гибридными делами, необходимо глубоко погрузится в специфику архивного дела — для ИТ-специалистов это не просто. Не у всех компаний-разработчиков есть эксперты, которые могут объяснить и перевести требования законодательства на язык программистов, чтобы они полноценно реализовали работу с гибридными делами.

ИТ-решение с поддержкой гибридных дел

Российская компания Directum, разработала решение «Долговременный архив», которое соответствует актуальному законодательству и обеспечивает полноценное хранение электронных документов с соблюдением всех необходимых архивных процедур.

В последнем обновлении ПО была реализована работа с гибридными делами. При формировании такого дела, электронные документы помещаются в первый том, а бумажные — во второй и последующие. Такие «смешанные» дела имеют признак «гибридных». При их передаче в архив формируются две описи: электронная и бумажная. Первый том является полноценным и содержит все документы дела (электронные и скан-копии).

Гибридные дела хранятся с соблюдением правил архивного дела

Как выбрать СХЭД, которая правильно формирует гибридные дела

Пока гибридные дела остаются частью реальности, важно грамотно организовать их хранение и использование. Для этого нужна полноценная СХЭД, которая максимально облегчит работу.

Вот на что стоит обратить внимание при выборе такого решения:

Функциональность СХЭД, которая должна:

• принимать на хранение электронные документы;
• обеспечивать работу с гибридными делами;
• формировать обязательные учетные документы архива;
• поддерживать юридическую силу электронных архивных документов на всем сроке хранения;
• осуществлять проверки электронных архивных документов;
• отслеживать сроки хранения документов;
• формировать проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• обеспечивать возможность проведения экспертизы ценности документов и многое другое.

Экспертность компании, которая предлагает решение

Очень грустно, когда решения разрабатывают и продают специалисты, которые не погружены в предметную область. Это приводит к методическим ошибкам, система работает неправильно, процессы выстроены с нарушениями. При внедрении решения, специалисты компании не могут помочь заказчику правильно организовать и оптимизировать работу. Поэтому выбирайте вендора, у которого есть эксперты как в ИТ, так и в области архивного дела.

Обучение и поддержка пользователей

Почему часто компания покупает готовое хорошее решение, но оно не работает? Потому что в любой программе надо научится работать. Компания Directum имеет собственный учебный центр с большим выбором курсов обучения, которые разработаны экспертами разных направлений и предназначены для разных специалистов. Например для архивистов и ИТ-специалистов, которые будут внедрять СХЭД разработан курс «Методология организации и внедрения электронного архива».

Компания Directum на практике решает задачи хранения значимых документов и развивает решение «Долговременный архив» с учетом требований законодательства и потребностей организаций. Опыт в области архивного дела помогает адаптировать продукт под реальные сценарии работы.

Гибридные дела — часть переходного периода. Чтобы пройти его без потерь, организациям важно довериться компетентным специалистам и подготовить собственную команду. Тогда архивное дело станет управляемым, прозрачным и безопасным