Государство запускает стандартизацию электронного архива: что это значит для бизнеса

Документ не является нормативным актом, но опирается на действующее законодательство об архивном деле, информации и делопроизводстве и фактически определяет будущее развитие электронного документооборота.

Последняя версия Рекомендаций датируется 2011 годом, так что ее обновление можно считать значительным сдвигом в подходе к цифровому хранению.

Основное из обновленных Рекомендаций к работе с электронными документами

Росархив увязал документ с ключевой нормативной базой: национальными целями развития, стратегией цифровой трансформации госуправления, приказами, правилами и инструкциями Росархива по хранению, а также запуском государственной цифровой платформы хранения электронных документов (ЦХЭД). Это можно назвать попыткой систематизировать подход к определению того, какие именно документы должны изначально формироваться в электронном виде.

Рекомендации предлагают включать ведомствам в свои перечни три группы документов:

Документы с временными сроками хранения

Это большая часть текущего делопроизводства: проекты нормативных актов, распоряжения, отчеты, плановые материалы, справки, информационное сопровождение, служебная переписка, документы по учету и контролю.

Документы, которые по закону уже должны вестись в электронной форме

Независимо от срока хранения, если технология предусмотрена федеральным законодательством, электронный формат обязателен.

Документы постоянного срока хранения, действие которых не превышает 5 лет.

Это документы постоянного срока хранения, которые имеют краткосрочное или оперативное значение.

Рекомендации также фиксируют важное ограничение: электронные образы (сканы) бумажных документов и документы, которые должны храниться только на бумаге, в перечень включать не рекомендовано.

Правила оформления перечня электронных документов (ЭД)

Рекомендации подчеркивают, что ведомствам стоит заранее быть готовыми к передаче электронных документов постоянного хранения в ГИС «ЦХЭД».

Сами перечни ЭД должны оформляться по правилам и содержать четыре обязательные графы:

• номер по порядку;
• вид документа;
• срок хранения документов и номер статьи по перечню ФОИВ;
• примечания (в них указывается по каким нормативным актам установлен срок хранения. При необходимости ставится пометка: «Передается на постоянное хранение через ГИС «Платформа «ЦХЭД»).

Что полезно понимать бизнесу

Последние годы компании активно переходят на цифровой документооборот. Но единообразное понимание того, что можно считать оригинальным документом, а что — только копией, есть не у всех. Из-за этого при проверках возникают споры, особенно в ситуациях, когда оригинал утерян или изначально оформлялся неверно.

Хотя новые рекомендации и адресованы федеральным органам власти, их последствия могут коснуться и корпоративного сектора, поэтому, стоит понимать:

Государство формирует эталонные практики хранения электронных оригиналов. Обычно такие подходы затем проникают в корпоративные стандарты и СЭД крупных компаний.

Крупный бизнес, работающий с ФОИВ, будет вынужден синхронизировать форматы и процессы. Чем ближе корпоративный документооборот к государственным требованиям, тем легче интегрироваться в совместные процессы.

Рынок электронных архивов и долгосрочного хранения получит новую точку роста. Появление и развитие ГИС «Платформа «ЦХЭД» означает, что стандарты долговременного хранения будут формироваться быстрее.

Компании, которые работают с большим объемом документов, могут воспринимать новые рекомендации Росархива как сигнал готовиться к следующему этапу цифровизации. Уже сейчас имеет смысл следить за развитием требований, оценивать собственные архивы и заранее планировать переход на полноценные электронные оригиналы.

Решения Directum помогают выстроить такой контур. Электронные архивы Directum обеспечивают оперативное и долговременное хранение, систематизацию, быстрый поиск и контроль доступа к корпоративному контенту. Цифровая платформа Directum RX поддерживает полный цикл работы — от создания или оцифровки до передачи на постоянное хранение или уничтожения с соблюдением сроков хранения и архивных процедур в соответствии с законодательством.