Готовность предприятий к предстоящим преобразованиям в связи с внедрением СЭД

В середине февраля в Екатеринбурге состоялась конференция «ПоряДОК в бизнесе», на которой при большом интересе аудитории прошел доклад о степени готовности российских предприятий к предстоящим преобразованиям в связи с внедрением СЭД и инновациям в целом.

Докладчиком выступила Галина Валентиновна Подкорытова – член Гильдии Управляющих Документацией, начальник отдела делопроизводства ЗАО «ФИНЭКС Качество», являющейся генеральным партнером компании DIRECTUM. Материал, подготовленный экспертом, был весьма актуален для аудитории и вызвал множество вопросов и обсуждений после доклада в кулуарах конференции. Мы попросили Галину Валентиновну поделиться своими соображениями о том, какие подводные камни скрываются на пути внедрения СЭД. Комментарии эксперта представлены в данном материале.

Готовность к внедрению

Попытки сформировать модель зрелости предприятий в области готовности к внедрению СЭД, как правило, обладают низкой практической ценностью. Для каждого проекта это очень и очень индивидуально, но, тем не менее, есть и общие аспекты.

Во-первых, необходимо, чтобы понимание важности внедрения СЭД с целью повышения эффективности, была понята и позитивно воспринята руководством высшего звена. Любое, даже самое эффективное и разумное программное решение не может быть внедрено без качественной управленческой поддержки.

Во-вторых, в обсуждение идеи внедрения и конечных предполагаемых результатов также должны быть вовлечены специалисты подразделений, в которых планируются изменения в документировании. Они тоже должны «созреть». На это нужно время, но при этом, не стоит сильно затягивать с этим этапом, т.к. может начаться процесс затухания интереса и как следствие появления недовольства в форме вяло или активно протекающего сопротивления.

В-третьих, нужна диагностика методов документирования бизнес-процессов или попросту говоря, проведение предпроектного обследования. Результаты помогут понять актуальность внедрения и пути повышения эффективности.

Чаще всего при попытке анализа документирования своими силами взгляд на укоренившиеся методы работы с документами будет «замыленным», поэтому в данной ситуации предпочтителен свежий профессиональный взгляд человека со стороны. Желательно, чтобы он был независим в своих выводах, компетентен в данной области производства или оказания услуг или уже имел достаточный опыт проведения предпроектного обследования перед внедрением СЭД на предприятиях различных форм собственности и сфер деятельности.

Подготовка почвы для будущих изменений

Существует множество факторов, способных помешать безболезненному переходу к новым методам управления. Но при правильном подходе они же могут стать и основой успешного проекта.

Преодоление консерватизма и сопротивления персонала

Причиной сопротивления может быть прежняя неудачная попытка внедрения СЭД, сюда же можно отнести боязнь сотрудников перед предстоящими изменениями – «Не пойму, не справлюсь», необходимость выделения дополнительного времени на обучение работе в СЭД и это наряду с выполнением основных функций, боязнь прозрачности собственной деятельности.

Помимо этого необходимо постоянное административное и информационное воздействие – управленческие решения, ключевые цели и преимущества предстоящих изменений должны регулярно доводиться в той или иной форме до участников процесса.

Реструктуризация

Как правило, именно наличие или отсутствие грамотных, готовых с полной отдачей участвовать в реализации проекта сотрудников, становится критерием эффективных преобразований.

Очевидно, что такие люди не всегда есть внутри компании. Поэтому прежде чем начинать перемены, возможно, необходимо сначала решить вопрос – есть ли в компании сотрудники, способные справиться с задачами внедрения. Возможно, нужный человек есть на предприятии, но работает в структуре, не имеющей пока отношения к СЭД.

Если нет, то надо принимать человека со стороны, возможно, уже имеющего опыт подобного внедрения, а если это делопроизводитель, то и обладающего соответствующей квалификацией и способного донести до остальных специалистов и высшего руководства современные эффективные методы управления документами. В ситуации, когда делопроизводители входят в состав АХО, естественно должен вопрос о выделении делопроизводственного подразделения в отдельную структуру. А это опять изменения: новая служба, новый штат и, возможно, новые сотрудники.

Повышение  квалификации

Хотелось бы обратить особое внимание на квалификацию и вопросы ее регулярного повышения среди сотрудников служб ДОУ.

Как правило, в лучшем случае – это участие отдельно взятых сотрудников в семинарах, касающихся вопросов ДОУ. В худшем это работа в информационном вакууме, поскольку не выписывает предприятие ни периодических изданий, касающихся правил и работы с документами, ни предоставляет доступ к сети интернет, да и времени на это у рядовых работников ДОУ практически нет. Работа таких сотрудников в современных условиях переходит на качественно более высокий уровень, не зря современные службы называются «ДОУ» - акцент на управленческой деятельности - и об этом надо помнить. Обучаются менеджеры, юристы, кадровики, а о делопроизводителях забывают.

В этом разрезе хотелось бы еще сказать об организации корпоративного обучения для работников ДОУ перед предстоящим внедрением СЭД. И это не только обучение работе в системе, а в первую очередь повышение квалификации в рамках ДОУ. Внедрение – это командная работа, и стремление работать по единым нормам и правилам повысит результативность проекта.

Создание команды проекта

Разработка и утверждение концепции развития документационного обеспечения предприятия, плана внедрения СЭД, выбор руководителя проекта и формирование команды проекта – все это заслуживает особого внимания. Вряд ли можно говорить об успешной реализации проекта, если мы не сможем подобрать правильных людей – во многом это залог успеха дальнейших действий. Немаловажный аспект в этом вопросе – это лидирующие позиции.

Кого назначают руководителем проекта? Существует ошибочное мнение, что руководителем проекта должен быть топ-менеджер, обладающий рычагами воздействия не только на участников процесса, но и на высшее руководство. Скорее всего, данный управленец может быть куратором проекта.

Руководителем проекта должен быть специалист, прекрасно разбирающийся в области информационных технологий. А вот его заместителем должен быть высококвалифицированный специалист службы ДОУ, способный дать предложения по повышению эффективности документирования бизнес-процессов, минимизации имеющихся рисков в работе с документами, способный глубоко продумать и оптимизировать маршруты движения документов и т.д.

Команда проекта не должна формироваться по принципу «кто меньше всего занят, тот и будет представителем от подразделения». Это должна быть команда профессионалов, глубоко знающих предметную область, понимающих необходимость изменений и ни в коем случае не быть случайными людьми, отвлекающимися на проект по мере возможности.

И еще один аспект. Команде нужна поддержка и поэтому необходимо проанализировать, заранее спрогнозировать и выявить стороны, от которых можно ожидать поддержки и сопротивления.

При риске сопротивления внедрению обходимо продумать мероприятия по минимизации оказываемого противодействия. Необходимо чтобы люди почувствовали себя активными участниками процесса внедрения, но никак не жертвами предстоящего внедрения.

Ожидания от реализации проекта

Иногда «тонким местом» становятся завышенные ожидания от реализации проекта. Видение конечного результата – это хорошо, но имеет смысл только тогда, когда понятно, как к нему идти. Всё должно быть разложено на ключевые цели с внятными критериями их достижения.

Кроме того, в отдельных негативных случаях наблюдается отговорка «Придет исполнитель и без нас все сделает!», но без приложения усилий со стороны заказчика, без его активного участия в процессе, вряд ли мы получим желаемый результат. А если и документооборот не налажен, то это будет автоматизация хаоса.

Также причиной неудачи предстоящего внедрения может стать ошибочная позиция сведения управления преобразованиями к простому обучению пользователей и организации технической поддержки.

Без инноваций существование современного предприятия невозможно. И в своем докладе я хотела обратить внимание слушателей, а теперь и теперь читателей ECM-Journal, на тщательную подготовку к внедрению инноваций.

Благодарим Галину Валентиновну за предоставленный материал!