Интеллектуальность в каждый бизнес-процесс!

Как интеллектуальность, технологии связанные с нею, повлияют на ECM и его пользователей в компаниях? Для этого нужно понять, как работают с системой пользователи разных отделов, какие действия выполняют, и что технологии могут взять на себя.

Возьмём, например, процесс работы с ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ в компанию. В этом процессе делопроизводитель или другой сотрудник:
-сканируют комплект в единый файл (не всегда, но бывает), или контрагент присылает уже файл со сканом нескольких документов на официальный адрес электронной почты.
-разделяют многодокументный файл на отдельные файлы разными утилитами или просят пересканировать приславшего файл
— заносят реквизиты в информационные системы
— вчитываются в содержание для понимания получателя письма внутри компании.

Возможности интеллектуального модуля Directum Ario таковы, что все эти рутинные действия с человека снимаются, за него все это делают технологии OCR, ML, NLP и т. п., а человек здесь требуется исключительно для верификации, проверки, по привычке, на всякий случай, для отработки исключений из правил.

Но если системы OCR существуют на рынке длительное время и текстовый слой из картинки извлекается уже давно, то вот классифицировать документы с текстовым слоем по каким-либо классам (вид, ответственный, категория договора, степень риска, влияющее письмо на календарь ГД и т. п.) автоматически, после обучения на исторических данных клиента — это уже интереснее.
А автоматическое разделение документов в едином отсканированном файле? Раньше приходилось прокладывать пустыми листами-разделителями документы, фиксировать начало нового документа штрих-кодами. Сейчас благодаря технологиям машинного обучения интеллектуальное решение может разделять документы комплекта без пустых листов между ними и без наклеивания штрих-кодов. Извлечение реквизитов из текста также является популярной задачей, но как правило она решалась для формализованных документов, с определенным форматом, когда заранее известно геометрическое расположение реквизитов (счета-фактуры и т. п.). Новые возможности семантических правил извлечения данных из текстового слоя позволяют извлекать данные и из неструктурированных документов в том числе (приказы, договоры и т. п.).

Таким образом вышеописанные технологии могут быть полезны практически для любого решения, превнося в него интеллектуальность, заключающуюся в исключении человека из рутинных процедур и операций. Рассмотри на примерах.

Договорной процесс + Directum Ario = убираем человека при разделении комплекта на документы, выделение текста для дальнейшего полнотекстового поиска и выделения реквизитов, классификации по виду договора. Дополнительно после обучения могут быть найдены аналогичные договоры с аналогичными формулировками, что особенно может сэкономить время при работе с договорами не по шаблону. При этом можно будет увидеть историю согласования таких аналогичных договоров для понимания критичности пунктов и вариантов предлагаемых контрформулировок. Дополнительно Directum Ario может быть полезен для сравнения на предмет наличия исправлений согласованного текста договора и пришедших от контрагента 2 экземпляров договоров с подписью.

Бухгалтерская первичка + Directum Ario = убираем человека при аналогичных процедурах как в предыдущем кейсе, но здесь ещё удобно на вход может подаваться не сканы бумаги, а также pdf файлы в виде которых через операторов юзэдо передаются неформализованные документы. И из них мало занести данные в ECM/ERP, по-хорошему, нужно ещё проверить реквизиты с договором, заказ в ERP если речь о товарной накладной. А бывает так, что номенклатура покупателя и продавца не синхронизирована и тогда менеджеры тратят время на сопоставление номенклатуры товарной в документах пришедших и у себя в ERP, а это задача требующая уймы времени и интеллектуальные механизмы способны здесь существенно облегчить труд за счёт предложения однозначного или вариативного сопоставления товарной номенклатуры. Бонусом идёт сравнение реквизитов в закрывающих документах и договорных.

Кадровые процессы +Directum Ario = автоподбор резюме из базы по заявкам на персонал, вакансиям.

Обращения граждан + Directum Ario = автоматическая классификация обращений с маршрутизацией на ответственного исполнителя без нескольких уровней ручного делегирования + автоматическое определение классификаторов обращения на основе данных обученной выборки.

Командировки + Directum Ario = автоматически сбор документов для авансового отчёта на основе всех документов, отправленных на определенный электронный адрес с извлечением сумм и другой значимой информации, формирование этих документов в комплекты.

Архив + Directum Ario = автоматическое формирование номенклатуры дел если её раньше не существовало в системе оперативного хранения, а при Архивном хранении нужно каждый документ сопоставить существующей номенклатуре дел.

Поиск + Directum Ario = более точная выборка документов за счёт настройки правил разбора запросов на естественном языке и выделение сущностей из него для поиска и фильтрации.

Таким образом, с подключением каждого функционального модуля к решению Directum Ario, сам Directum становится Intelligent — интеллектуальной системой, со все большим увеличением эффективности автоматизируемых бизнес процессов. Если предыдущие 10 лет мы переводили бумагу в электронный вид, а ее перемещение людьми заменялось на бизнес-процессы в системе, то сейчас мы по сути выходим на новый уровень автоматизации — убираем человека из все больших процессов, где возможно машинное обучение системы и настройка правил извлечения данных из документов. И очень любопытно, чем вся эта история в итоге завершится.