Как внедрить ИИ в процессы вашей компании: подробная инструкция

Почему каждая вторая инициатива так и остается на уровне тестирования? Причины разные: не готовы исходные данные, размытые цели или недостаточная компетенция команды. В этом материале мы разберем, как грамотно внедрить ИИ, обойти типичные «ловушки» и добиться предсказуемых бизнес-результатов.

Какие задачи берет на себя искусственный интеллект

ИИ больше не вспомогательный инструмент — он становится частью базовой инфраструктуры. Умным технологиям можно поручить:

• сгенерировать деловое письмо;
• написать краткую аннотацию документа;
• заполнить карточку при занесении файла в систему;
• распознать комплекты документов;
• найти ошибки и изменения в разных версиях договоров;
• выявить в договорах факторы риска;
• найти нужную информацию в базе знаний компании;
• вычислить ответственного за задачу.

7 шагов, чтобы внедрить ИИ грамотно

Шаг 1. Выявляем процессы для оптимизации

Здесь важно определить, какие процессы в компании самые трудоемкие, повторяющиеся или собирают больше всего ошибок. Необходимо обратить внимание на то, чтобы это была постоянная рутина. Далее собираем список таких действий, декомпозируем на этапы и вычисляем, сколько времени уходит на их выполнение.

Шаг 2. Готовим информацию

Это должны быть качественные актуальные данные с четкой структурой. Только так ИИ сможет обучиться и выдавать корректные результаты.

Шаг 3. Выберите ИИ-решение

Для начала нужно определиться, какая поставка вам нужна: облачная (аренда у провайдера) или локальная (установка на своем оборудовании). Выбор зависит от политики безопасности, процессов, к которым нужно добавить искусственный интеллект, и вычислительных мощностей компании. Возможно и разделить процессы: часть разместить в облаке, часть — локально.

Шаг 4. Определяем, что именно должен выполнять ИИ

Необходимо четко обозначить метрики, которые покажут успех проекта. Например, повышение скорости работы, сокращение ошибок, экономия ресурсов. Гипотеза может быть такой: «Если мы подключим ИИ для проверки договоров, то сведем количество неточностей и рисков к нулю».

Шаг 5. Запускаем пилот

Проверять гипотезу стоит на одном процессе или задаче. Ожидания оправдались? Значит, можно идти дальше. Главное — выделить команду и установить четкий срок, чтобы тестовый проект не затянулся и дал релевантные показатели.

Шаг 6. Оцениваем эффект пилота

На этом этапе важно сравнить предполагаемый результат и факт. Кроме цифр, нужно собрать обратную связь от команды проекта и от сотрудников, которых коснулись изменения. Так получится полная картина внедрения ИИ: стоит ли масштабировать опыт на другие задачи, в чем были сложности или неожиданные выгоды.

Шаг 7. Расширяем область применения интеллектуальных сервисов

Если пробное внедрение показало положительные результаты, можно масштабировать ИИ на другие процессы. Предыдущий опыт поможет это сделать быстрее и эффективнее.

Илья Петухов

руководитель проектов развития AI-решений Directum

Искусственный интеллект приносит бизнесу наибольшую пользу, когда он изначально встроен в существующую корпоративную платформу. В этом случае отдельно решать вопрос интеграции не нужно: необходимые инструменты можно легко настроить. Для этого сотрудник открывает визуальный редактор процессов и вставляет блок ИИ на выбранный этап. По такому принципу работает ИИ в Directum RX в поставке Intelligence. В итоге компания экономит ресурсы и быстрее окупает инвестиции в умные технологии

Каким подразделениям поможет искусственный интеллект

ИИ в первую очередь нужен тем, кто работает с большим потоком документов. Это юристы, финансисты, бухгалтеры и делопроизводители.

ИИ в юридическом отделе: кейс Systeme Electric

Компания использует генеративный искусственный интеллект, чтобы проверять договоры. Умные сервисы на платформе Directum RX в поставке Intelligence осуществляют нормоконтроль в том же контуре, в котором сотрудники создают, согласуют и хранят документы. Специалисты компании настроили промпты, на основе которых ИИ проверяет договоры, а юрист сразу видит, какие пункты исчезли или изменились, где могут быть риски. Теперь юридический отдел работает с договорами в 3,5 раза быстрее.

Системы управления бизнесом со встроенным ИИ

Интеллектуальная платформа Directum RX

Экосистема цифровых решений для управления компанией.

Что может ИИ:

• распознавать вид входящего документа;
• заполнять реквизиты в карточках документов;
• классифицировать входящие документы и обращения;
• вычислять ответственного и генерировать резолюции;
• искать информацию по всем файлам в системе;
• анализировать финансово-хозяйственную документацию;
• сравнивать версии документов, даже если они занесены в разных форматах.

Что может ГенИИ:

• давать ответы на вопросы, основываясь на информации в системе;
• готовить аннотации документов;
• формировать повестки совещаний;
• создавать черновики для документов;
• проверять документы на риски и соответствие стандартам.

Наличие диалогового ассистента:

ИИ-помощник общается в формате свободного диалога и на основе данных в системе, находит информацию, помогает заказывать корпоративные услуги. Можно настроить ролевых ассистентов.

Кому подходит:

Продукт глубоко проработан и подходит крупному, среднему бизнесу, госорганам.

Единственная система, которая соответствует критерию Единого реестра российского ПО «Программное обеспечение относится к сфере искусственного интеллекта».

1С: Документооборот 8

Система для управления корпоративным контентом (ECM) с набором возможностей для организации деловых процессов и совместной работы сотрудников.

Что может ИИ:

• распознавать первичные бухгалтерские документы;
• заполнять карточки документов;
• создавать, проверять и сопоставлять распознанную информацию.

Что может ГенИИ:

Генерировать резюме документов и рекомендации.

Наличие диалогового ассистента:

Есть чат-бот Ася (в версии КОРП).

Кому подходит:

Распознавание ограничено бухгалтерскими документами, поэтому продукт подойдет компаниям, которые хотят ускорить работу с первичной бухгалтерской документацией.

Docsvision

Цифровая платформа с низкокодовой разработкой (low-code) для управления процессами и данными.

Что может ИИ:

• классифицировать и определять маршрут документов;
• распознавать и извлекать информацию;
• находить сущности и проверять соответствия.

Что может ГенИИ:

• писать исходящие письма, резолюции, тексты внутренних документов;
• создавать поручения с помощью голосовых команд;
• сверять версии документов;
• анализировать документы по конкретным критериям.

Наличие диалогового ассистента:

Есть голосовой помощник.

Кому подходит:

Функциональность ограничена, но подойдет организациям, у которых документооборот превышает 10 тыс. страниц в месяц.

TESSA

Платформа управления документами и бизнес-процессами.

Что может ИИ:

• распознавать текст;
• классифицировать документы;
• извлекать данные.

Что может ГенИИ:

• вычислять исполнителей задачи;
• создавать тексты для бизнес-контента;
• писать ответы на письма.

Наличие диалогового ассистента:

Есть умный ассистент для работы с бизнес-контентом.

Кому подходит:

Продукт средней зрелости, но хорошо адаптируется под конкретные задачи. Поэтому вполне подойдет крупному и среднему бизнесу, госорганам.

ТЕЗИС

СЭД для компаний и госструктур.

Что может ИИ:

• распознавать текст вложений и извлекать данные;
• формировать и заполнять карточки документов.

Что может ГенИИ:

• делать резюме и писать тезисы по документу;
• формировать проект резолюции;
• проверять, как оформлены документы;
• создавать и заполнять файлы;
• проверять юридические документы;
• выдавать подсказки, чтобы улучшить процессы.

Наличие диалогового ассистента:

Есть ассистент, который генерирует текст и готовит краткие выжимки по документам.

Кому подходит:

Решение подойдет крупному и среднему бизнесу, госорганам.

ELMA 365

Low-code-платформа для автоматизации внутренних бизнес-процессов и CRM.

Что может ИИ:

• распознавать объекты и документы, в том числе с персональными данными;
• разделять документы;
• сравнивать версии документов;
• классифицировать и определять маршрут обращений;
• согласовывать документ по частям.

Наличие диалогового ассистента:

Есть чат-бот для работы с корпоративными заявками.

Кому подходит:

Продукт подойдет крупному и среднему бизнесу.

Выбор ПО зависит от размера компании и конкретных задач. Некоторые продукты больше заточены под проверку документов, другие — под широкий круг бизнес-задач. Важно сопоставить функциональность и реальные потребности компании, проверить, насколько легко система интегрируется с уже имеющимися сервисами.

Частые вопросы

Как понять, что пора внедрять ИИ?

Есть несколько критериев, по которым можно определить, что искусственный интеллект нужен:

• большое количество повторяющихся ручных операций, которые отнимают много времени;
• сложно анализировать данные или хочется это делать в более короткие сроки;
• нужно масштабировать бизнес, но не перегружать текущий штат сотрудников;
• необходимо догнать конкурентов, которые уже внедрили ИИ в свои процессы.

Нужны ли специалисты по машинному обучению?

Если вы внедряете систему со встроенным искусственным интеллектом, то дополнительной разработки и специалистов не требуется. Настройку проводят в визуальном редакторе без применения кода. С этим справится администратор системы или аналитик.

Сколько идет внедрение ИИ?

Для готовых решений срок обычно составляет 1-3 месяца. Если вам нужно быстро проверить гипотезу на одном участке процесса, то такой тестовый проект можно реализовать за 2-3 недели.