Использование сервиса обмена электронными документами в холдинге. Обсуждаем кейс ГК "БАШХИМ"

Автоматизация межкорпоративного документооборота – тренд, на который все чаще обращают внимание производственные предприятия, торговые сети, энергосбытовые организации, фармацевтические холдинги.

В крупных компаниях особая IT-инфраструктура. Первичка и счета-фактуры формируются в одной системе, договоры согласуются в другой, а взаимодействие с контрагентами ведется через сервисы обмена или стандартно – в бумаге. Яркий пример – Группа компаний «БАШХИМ» – один из ведущих российских производителей химической продукции. В 2017-2018 гг. на предприятии автоматизировали работу с документами и объединили ERP-систему «Галактика» с ECM-системой DIRECTUM и сервисом обмена Synerdocs.

Об истории проекта, как ГК «БАШХИМ» перешла на межкорпоративный электронный документооборот, рассказали на онлайн-семинаре Synerdocs 28 марта.

От теории к практике

Анастасия: Где изначально создается карточка документа – ERP, ECM, станция сканирования?

Снегирев Николай: Анастасия, зависит от документа. Финансовые документы могут создаваться в учетной системе. Далее они загружаются в ECM-систему, где автоматически создаются карточки, и отправляются на согласование. Договор, письмо и другие документы можно создать непосредственно в ECM-системе и отправить на согласование с последующей отправкой в сервис обмена.

 Александр: Как регулируется внешний контур документов и внутренний (фильтры системы, например, не приложить протокол согласования и замечаний). Как организовано внутреннее согласование и отправка его внешнему контрагенту?

Снегирев Николай: По вопросу фильтров. При отправке на согласование документов в ECM-системе указывается, какие документы в последующем будут отправлены контрагенту. В процессе согласования можно прикладывать другие документы, однако контрагенту будет отправлен только начальный комплект.

Александр: Как формализована отправка? Как не перепутать оператора? Например, с партнером А работаем через оператора «Контур.Диадок», а партнер Б работает с оператором «Такском» и т.д. Есть деление по видам документов?

Снегирев Николай: По вопросу определения оператора. В ECM-системе настраивается связка абонентов – можно указать, что с одним контрагентом мы обмениваемся через оператора А, а с другим контрагентом – через оператора Б. Причем поддерживается отправка и через роуминг, если ранее он был настроен.

Александр: Николай, но роуминг это не к вам, а к оператору. Подскажите, по видам документов есть настройка? Например, счета-фактуры через оператора А, а договоры, сопроводительные документы через оператора Б. Интересны возможности.

Снегирев Николай: Да, но роуминг это к оператору. Synerdocs, как оператор поддерживает роуминг практически со всеми другими операторами.

В DIRECTUM, если документы были отправлены на согласование в одной задаче, контрагенту они придут в одном сообщении через одного оператора ЭДО. Если потребуется более сложная логика, то можно это реализовать, но потребуются доработки.

Анастасия: Можете показать, рассказать, как реализована настройка маршрутов и переадресация задач?

Тасмаев Константин: Анастасия, конечно. Настройка маршрутов и переадресация задач – довольно масштабная и объемная тема, раскрыть которую поможет демонстрация. Отправить заявку можно на нашем сайте.

Как выглядит документооборот в группе «БАШХИМ»

Александр: Как организован процесс подписания? Используется ли КЭП, ПЭП? Есть ли облачное подписание? Сколько подписантов?

Дмитрий Сидоров («БАШХИМ»): В рамках работы с распоряжениями на отгрузку облачного подписания нет. Подписываем мы в DIRECTUM. Да, юридически значимые подписи используются. Плюс внутри документы подписываем своими подписями, но есть технические сложности корректного отображения этих подписей, выданные нашим центром сертификации. С юридически значимой ЭП таких проблем нет, с внутренней – есть. Хотя у нас федерация между доменами – мы доверяем подписям друг друга. Но тем не менее подписываем для того, чтобы было понимание, так как у нас процесс на нашей стороне многоступенчатый – кто формировал, кто подписывал, используем свои. Перед тем как отправлять в сервис, подтверждаем юридически значимой ЭП.

Иван Агапов: То есть ряд согласующих используют неквалифицированную ЭП, а в итоге потом документ подписывается квалифицированной ЭП.

Александр: При внутреннем документообороте выпускались приказы о переходе на внутренний ЭДО. Как фиксировали – только приказом или в должностных инструкциях тоже? Synerdocs – это не DIRECTUM. Это внутренняя почта, шлюз, база хранения?

Коровкина Ульяна: Synerdocs – это сервис обмена электронными юридически значимыми документами. Некоторые документы (например, счета-фактуры, УПД в электронной форме) можно отправлять только через подобные сервисы.

Дмитрий Сидоров («БАШХИМ»): Synerdocs есть во всех организациях группы «БАШХИМ». У нас есть действующий договор, в котором прописаны тарифы, выгодные для всех – и для внешнего, и для внутреннего обмена, поэтому мы его и используем. Но в наше время нельзя ограничиваться только одним оператором. РЖД, к примеру, работает через Контур. Поэтому этот оператор у нас тоже есть.

Александр: Подскажите в рассматриваемом проекте 1 база = 1 DIRECTUM. А работает ли Ваша система 3 базы Галактика = 1 DIRECTUM = 1 Synerdocs

Дмитрий Сидоров («БАШХИМ»): В данный момент основные системы на наших предприятиях унифицированы, у всех ERP – Галактика, в качестве системы согласования – DIRECTUM. При этом сотрудники «Башкирской содовой компании» и «Березниковского содового завода» работают в одной системе DIRECTUM, а в Торговом доме «Башхим» используется отдельный. Если бы у нас была одна ECM-система на три компании группы, отпала бы необходимость в проекте, так как все сквозные процессы выполнялись бы в едином DIRECTUM и никаких сложностей не возникало. В рамках DIRECTUM мы бы реализовали любую логику, с любым количеством подписей и любой их значимости. DIRECTUM для согласования и предусмотрен.

Александр: Когда планируется подключение третьих лиц? Есть ли короткий список ключевых клиентов?

Дмитрий Сидоров («БАШХИМ»): Сейчас мы переходим к тестовой эксплуатации сервиса, в области работы с УПД. Надеюсь, что в течение месяца мы завершим эту задачу. Как только придет понимание, что решение рабочее, начнем работу по подключению. Ключевые клиенты есть, но в данном случае это не самый главный приоритет. У нас задача – перейти на электронный документооборот с максимальным количеством клиентов, поэтому будем рады всем. Есть также ключевые партнеры, с которыми переписка ведется уже давно и с их стороны есть интерес.

Озвучу одну проблему, касающуюся внешних клиентов. С одной стороны, процесс работы с УПД у нас стандартизован, но практически у всех крупных клиентов есть свои особые требования – по составу, по заполнению полей. Это основное препятствие, потому что отказывать не хочется и в некоторых случаях логика еще более неформальная, чем мы сталкивались на проекте.

Иван Агапов: Поддержу Дмитрия. Действительно есть ситуации, когда компании обмениваются стандартными УПД, а есть, когда используют различные дополнительные поля. В Synerdocs были такие проекты неоднократно в разных отраслях. Конечно, такие случаи требуют более основательного подхода и времени на внедрение этого решения.

Дмитрий Сидоров («БАШХИМ»): Планируем во 2 квартале 2019 г. в промышленную эксплуатацию запустить. Заявки на изменение полей безусловно будем рассматривать и решать по мере возможности.

Александр: Дмитрий, но использовали дорогое решение. все документы стали направлять через ЭДО, причем внешний. А зачем это если речь идет о заявке?

Дмитрий Сидоров («БАШХИМ»): Безусловно без сервиса можно обойтись [прим. ред. если вести речь о только о внутренних документах в группе компаний.]. Насчет дорогого решения – наверное, нет. Подписывая договор с Synerdocs, мы разграничили и выделили в отдельную категорию межкорпоративный документооборот и тариф у нас там, я считаю, неплохой.

Можно было не использовать сервис, но тогда пришлось бы самим писать программу, которая должна обеспечивать доставку, гарантировать ее и корректно транслировать статус обработки. Но так как мы понимали, что все это будет у нас развиваться, что мы будем использовать межкорпоративный документооборот, с точки зрения стандартизации была цель построить решение, которое будет использоваться и для внутренних целей, и для внешних, где необходима юридическая значимость. Если решение одно, его легче понимать и администрировать, эксплуатировать в дальнейшем. Плюс тарифы на корпоративный документооборот – Synerdocs пошли нам навстречу и согласовали для нас выгодные тарифы. Также Synerdocs пошли навстречу. Документов у нас много по одной заявке – мы их упаковываем в ZIP-архив, отправляем через сервис одним файлом, распаковываем на обратной стороне. Поэтому платим за одну пересылку. На этом тоже экономим.

Иван Агапов: Для заказчика получилось универсальное решение, которое, с одной стороны, решает текущие задачи, с другой, позволяет в дальнейшем масштабировать на другие типы документов.

Дмитрий Сидоров («БАШХИМ»): Да, нам хотелось иметь общую схему. Сейчас она одна – обмен со всеми на одних принципах, на одной платформе, и решения унифицированы.

***

Если у вас остались вопросы к экспертам, вы можете отправить их по e-mail: agapov_ii@synerdocs.ru, tasmaev_ka@synerdocs.ru.

Источник: Synerdcos. Практика и кейсы