Время первых: электронная транспортная накладная в работе FM Logistic

29 ноября состоялся онлайн-семинар Synerdocs «Время первых: электронная транспортная накладная в FM Logistic». Эксперты рассказали, как 3PL оператор проводит рейсы с использованием электронных документов, и ответили на вопросы участников.

Электронная транспортная накладная. Как использовать?

Андрей: Какие документы предъявляет водитель/экспедитор при сдаче груза грузополучателю? Каким образом грузополучателем заполняется раздел 7 ТрН?

Александр Валеев: При сдаче груза грузополучателю предъявляются документы на груз (например, товарная накладная, счет-фактура или УПД), на перевозку (ТрН). Любые из них могут быть составлены и переданы грузополучателю в электронном виде. В этом случае водителю нет необходимости передавать электронный документ, так как грузополучатель имеет к нему доступ с момента его отправки (это происходит в момент погрузки) грузоотправителем, то есть еще до прибытия транспортного средства. Раздел 7 должен заполняться грузополучателем в момент подписания ЭТрН электронной подписью (когда это делается на бумажной ТрН). Данные о грузополучателе должны заполняться автоматически, при этом возможно дополнить 7 раздел сведениями о состоянии груза и т.п.

Андрей: Некоторые контрагенты не заполняют разделы ТрН, которые надлежит оформлять перевозчику (или перевозчик должен предоставить данные для этих разделов грузоотправителю). Получается, что оригиналы ТрН, возвращающиеся от таких контрагентов с печатью о приемке, оформлены ненадлежащим образом, так как не заполнены 5 разделов ТрН. Это серьезный повод для ФНС не принять документ к зачету по предоставлению транспортных услуг.

Ирина Алексеева: Такие проблемы действительно возникают в основном из-за человеческого фактора. Мы (в FM Logistic) следим за тем, чтобы документы были оформлены правильно. Отмечу также, что пустых полей, обязательных к заполнению, в случае с электронными документами не бывает. Корректность обеспечивается на 100%.

Александр Валеев: Добавлю, что без заполнения обязательных полей грузополучателю будет сложно связать прибывшее транспортное средство с конкретной поставкой и ЭТрН. В рамках проекта FM Logistic электронные транспортные накладные содержат полную информацию в указанных вами разделах.

Иван Агапов: Даже если вы столкнулись с тем, что ТрН частично не заполнена, в электронном виде этот вопрос, конечно, решается гораздо быстрее, чем на бумаге. Чтобы внести корректировки, не придется ждать, когда бумаги «доедут» до контрагента. Документ будет доставлен за 5 минут.

Андрей: Кто отправляет грузополучателю ЭТрН после подписания водителем соответствующих разделов накладной при приемке товаров?

Александр Валеев: Электронная ТрН уйдет грузополучателю автоматически по регламенту.

Илья: Возможно ли внесение изменений в электронную транспортную накладную после подписания?

Александр Валеев: Как и в случае с процессом на бумаге, участники могут дополнять данные в документ, заверив их электронной подписью. Однако изменения уже подписанной информации невозможны.

Владимир: Сомневаюсь, что водитель будет заморачиваться с Viber или другими видами коммуникации для подписания документа. Он водитель, и его задачи – доставка груза и поддержка транспортного средства в рабочем состоянии. Ему проще дать кладовщику бумагу на подпись, чем нажимать кнопки на гаджете...

Иван Агапов: Владимир, да, на первый взгляд, это так. Но опыт показывает другое: водителю проще один раз нажать кнопку, чем везти через весь город (в другой город) бумажную ТрН.

Андрей: Согласен с Владимиром, водитель везет 10 и более комплектов документов от нескольких грузоотправителей, сейчас он ничего не подписывает на бумаге. Где уверенность, что в смартфоне он будет что-то делать?

Александр Валеев: В соответствии с нормами Постановления Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом», водитель должен подписать ТрН в разделах 6 и 7. Если этого не делается, то все риски сохранности груза грузополучатели и грузоотправители берут на себя.

При внедрении ЭТрН мы общаемся с пользователями. Водители отмечают удобство работы в Viber. Благодаря нашему решению можно легко найти нужные документы, есть отчет о проведенных перевозках, а процесс подписания и внесения отметок интуитивно понятен и прост.

Константин: Проблема в том, что квалификация большинства водителей не позволит использовать процедуру в массовом порядке, поскольку в настоящий момент водители – сотрудники преимущественно старше 45 лет (особенно у тех перевозчиков, которые постоянно сокращают издержки и не готовы тратить средства на персонал).

Александр Валеев: Ваши опасения вполне понятны. Но со своей стороны мы делаем всё, чтобы свести данный риск к минимуму. В частности, на проекте с FM Logistic мы провели ряд обучающих вебинаров, подготовили видеоролик и инструкции для водителей. На проекте GroozGo как раз участвовали водители старше 45 лет, и они показали себя вполне способными к работе с решением.

Взаимодействие участников процесса и нестандартные ситуации

Андрей: Получается, у нас цепочка из 3-х участников: грузоотправитель – FM Logistic –грузополучатель... Где уверенность, что грузополучатель без проблем примет участие в цепочке?

Иван Агапов: Андрей, этот вопрос обсуждается заранее. В частности, мы готовы участвовать в подключении ваших контрагентов, в том числе грузополучателей.

Евгений: Как реализована схема с экспедитором, то есть цепочка: грузоотправитель-экспедитор-перевозчик-грузополучатель?

Иван Агапов: На онлайн-семинаре мы описали схему передачи транспортной накладной без участия экспедитора. Если в цепочке у нас участвует еще одно лицо, оно также включается в процесс работы с ЭТрН.

Константин: Каким образом в ЭТрН будут фиксироваться расхождения по количеству/весу?

Александр Валеев: В момент подписания (при сдаче и получении груза) рекомендую вносить отметки о состоянии груза в разделы 6 и 7. Также разрешается добавлять информацию в 12 и 17 разделы ЭТрН.

Галина: На практике на производственных объектах покупателей нет возможности использовать ЭП. Если подпись будет позже факта приемки, то как урегулировать споры, если лицо, по факту получившее имущество, отказывается?

Александр Валеев: Обычно вопросы возможности использования ЭП на объектах мы решаем в рамках проектов внедрения. Возможность подписания электронных документов с помощью ЭП может быть реализована как для кладовщика, так и для водителя различными способами, в том числе с использованием мобильных устройств

Андрей: Кто отправитель ЭТрН? Если этот документ не проходит грузополучателю из-за проблем у провайдера, кто разбирается с проблемой?

Александр Валеев: ЭТрН отправляет то же лицо, что и бумажные ТрН. Обычно это грузоотправитель, но возможны и другие варианты, которые настраиваются индивидуально.

Электронный документ имеет фору времени, равную времени доставки груза, так как отправляется в момент отгрузки. В течение этого времени провайдер Интернета вполне может успеть устранить проблемы.

Илья: Что делать в случае, когда транспортная компания заменила водителя или транспортное средство, но при этом не внесла изменения в ЭТрН?

Александр Валеев: Проблема с бумажными транспортными накладными в том, что если в дороге необходимо сменить из-за поломки или ДТП транспортное средство, то транспортные накладные на бумаге обычно заново не переделывают. И это боль наших заказчиков.

В случае с электронной транспортной накладной есть возможность оперативно заменить в документе как водителя, так и сведения о транспортном средстве.

Если же данные о замене всё равно не отражены в документах, то это организационный вопрос, который нужно решать с вашей транспортной компанией. Регулировать подобные проблемы можно на основании договорных отношений. Возможно, стоит прописать санкции для таких случаев.

Юлия: Как происходит оформление документов в случае переадресации другому грузополучателю или возврате (например, брака) на склад грузоотправителя?

Иван Агапов: Давайте рассмотрим обе ситуации: переадресовку и возврат.

В первом случае ситуация аналогична смене водителя. То есть меняется адрес в транспортной накладной – в нашем решении можно указать новое место доставки в режиме онлайн, информация о переадресовке будет отражена в документе. Ее увидят все участники обмена.

Александр Валеев: Я добавлю, что сведения о переадресовке в электронную транспортную накладную чаще вносит транспортная компания. Это позволяет защитить грузы от хищения. Водитель, используя наше решение, доставляет товар туда, куда необходимо. Даже если ему позвонят мошенники, представившись грузоотправителем/грузополучателем/перевозчиком, и потребуют привезти груз в другое место.

Иван Агапов: В случае с возвратом товара способом переадресовки, ситуация аналогичная. Если же груз был принят, а потом при вскрытии коробок обнаружилось, что что-то не так, это уже отложенная детальная приемка товаров. Обычно в этом случае составляется акт о расхождениях, который тоже можно перевести в электронный вид.

Лариса: То есть вы говорите, что в ЭТрН, оформленную перевозчиком, грузоотправитель может вносить изменения? В части транспортного средства и водителя? Как это регламентировано?

Александр Валеев: Изменения в уже составленный документ не вносятся, он дополняется новой информацией. И что касается данных о транспортном средстве и водителе, если они изменены, то обычно эти сведения добавляет транспортная компания. Таким образом мы защищаем содержание документа, которое было сформировано грузоотправителем.

Мария: Есть ли у Synerdocs опыт работы с торговыми сетями?

Иван Агапов: Да, у нас есть опыт работы с торговыми сетями как регионального, так и федерального значения. В их числе «Снежная Королева», Wildberries, OZON и др. Крупные ритейлеры активно переводят в электронный вид не только транспортные накладные, но и другие виды документов: счета-фактуры, акты.

Евгений: Реализована ли схема агентского договора? Т.е. когда экспедитор «перевыставляет» затраты от перевозчика на грузоотправителя?

Александр Валеев: Евгений, работа в рамках агентского договора реализована. У Synerdocs есть клиенты, которые уже используют такую возможность.

Иван Агапов: Я так понимаю, что речь идет о предоставлении первичных документов на входе. Да, такая схема возможна. Оформляются соответствующие документы, в них указывается необходимая информация, после чего их отправляют контрагенту.

Елена: Из чего составляется стоимость решения?

Иван Агапов: Из нескольких составляющих. В первую очередь это стоимость отправки документов и их обработки для грузоотправителей и транспортно-логистических компаний (входящие для грузополучателей бесплатны). Еще одна составляющая – выпуск электронных подписей (оплачивается раз в год) и возможность работы с мобильным решением. В любом случае эти затраты оправданны: электронный документооборот в среднем в 4-5 раз дешевле бумажного.

Электронный документ, ФНС и ГИБДД, легитимность

Дмитрий: Как полиция и транспортная инспекция относятся к электронной подписи (ЭП)? Например, остановили машину, а у нее документы с ЭП. Будут ли проблемы?

Лариса: Возможность представления ЭТрН в ФНС и ГИБДД – это как?

Александр Валеев: Лариса, вы можете представить ЭТрН по требованию ФНС. Для этого нужно распечатать документ и заверить его копию печатью и подписью руководителя организации. После этого ее можно передать сотрудникам налоговой службы. Такой порядок представления в ФНС используется для всех неформализованных электронных документов

Что касается ГИБДД, в соответствии с ФЗ «О правилах дорожного движения» водитель обязан иметь при себе документы на груз и перевозку, предъявлять их по требованию инспектора. Действительно, инспектор на дороге не имеет возможности проверить документы в электронном виде, поэтому используется следующее решение. На складе грузоотправителя распечатывается один экземпляр ЭТрН, он подписывается, ставится печать организации. Водитель при приемке груза ставит свою собственноручную подпись, далее в дороге он представляет данный документ инспектору. При прибытии на место бумажный экземпляр уничтожается.

Иван Агапов: Обращаю внимание, что этот бумажный экземпляр (бумажная копия электронного оригинала) используется только для того, чтобы при необходимости представить его инспектору ГИБДД. Основные же бизнес-процессы строятся с ЭТрН, то есть все выгоды электронного документооборота вы по-прежнему получаете.

Надежда: Электронная подпись стоит денег. Экспедитор предоставляет нам транспорт, и каждый день это разные авто и водители. Работает ли подпись водителем в этом случае? Есть ли смысл на разовую доставку делать электронную подпись водителю? Сколько по времени готовится электронная подпись для него?

Александр Валеев: В нашем решении водители используют простую электронную подпись, что обусловлено как раз ее дешевизной и простотой использования.

Иван Агапов: В таком случае необходимо считать «экономику». Вполне возможно, что экспедитор будет использовать ЭП для работы с разными клиентами, а значит, это уже будет не разовое использование ЭП и оно себя оправдает. ПЭП выдается заранее и далее не ограничена по сроку использования, поэтому ее получение не задерживает работу водителя при осуществлении перевозки.

Лариса: Юридическая значимость документа под вопросом, если он подписывается простой электронной подписью (ПЭП), а не усиленной квалифицированной?

Иван Агапов: Вы можете использовать и ПЭП. В данном случае необходимо подписать соответствующее соглашение с контрагентом. Вопрос легитимности электронных документов, подписанных ПЭП, нами всесторонне проработан и реализован в решении для ЭТрН. Документы юридически значимы, подробнее рассказывали об этом на онлайн-семинаре. Если нужны подробности, можем пообщаться индивидуально.

Лариса: В каком формате применяется электронная транспортная накладная?

Александр Валеев: Используется многотитульный xml-формат.

Александр: Прошу уточнить, формат ЭТрН отдельный или как-то интегрированный в УПД?

Иван Агапов: Александр, ЭТрН – это отдельный вид документа. И он не связан с использованием УПД.

Надежда: Скажите, а электронная накладная может использоваться в международных перевозках?

Сергей: Есть ли у вас решение для e-CMR (международная перевозка)?

Иван Агапов: На текущий момент наше решение готово к использованию на территории России. Трансграничный обмен электронными документами – одна из задач развития сервиса на 2019 год.

В случае с международными грузоперевозками есть сложности законодательного характера. В частности, использование электронных документов регулируется нормативно-правовыми актами, действующими на территориях конкретных государств. Общих «правил» работы пока нет.

Ирина: Есть ли решение, которое позволяет использовать электронный путевой лист?

Иван Агапов: Ирина, путевой лист можно перевести в электронный вид. Главное – обсудите с оператором особенности использования этого документа в вашей организации. В каждой компании есть свои нюансы документооборота, их следует учитывать при переходе на ЭДО.

Евгений: Перенесена ли форма ТОРГ-2 в электронный вид? Если да, как осуществляется процесс ее оформления на выгрузке?

Александр Валеев: Евгений, вы можете использовать ТОРГ-2 в электронном виде. Это неформализованный документ, поэтому требований законодательства к его формату пока нет. И вы можете использовать любой формат, удобный вам и вашему контрагенту. Если кратко, грузополучатель формирует ТОРГ-2, подписывает своей ЭП и отправляет грузоотправителю, который в свою очередь может его подписать. В таких случаях рекомендую добавлять информацию об акте расхождения в ЭТрН.

Я.Л.: Есть ли у Synerdocs интеграция с WMS?

Иван Агапов: Для настройки можно использовать открытый API и другие возможности интеграции.

Вы можете скачать презентацию и посмотреть запись онлайн-семинара на странице мероприятия.

Источник: Synerdocs. Кейсы транспортных компаний