Исследование от AIIM: электронные подписи и мобильность ECM-систем

В сегодняшней статье – результаты исследования аналитика компании AIIM Боба Ларриви (Bob Larrivee), выполненного при поддержке компании Fiserv. Цель исследования – выяснить, предоставляют ли организации сотрудникам возможность удаленного доступа к информации, а также пользуются ли они электронными подписями. Исследование основано на опросе, проведенном среди членов сообщества AIIM.

В статье приведу основные идеи исследования. Полный текст читайте на сайте AIIM.

Сегодняшние покупатели ждут от финансовых организаций возможности осуществлять финансовые транзакции из любого места и с любого устройства. Для удовлетворения этих требований организации должны обеспечить своим сотрудникам возможность удаленной работы, чтобы они могли участвовать в бизнес-процессах и оперативно реагировать на запросы клиентов.

Стратегическое планирование

Для нормального функционирования финансовой организации важно обеспечить доступ сотрудников к необходимой информации и дать возможность ей обмениваться. Немаловажно и наличие автоматизированных бизнес-процессов и поддержка электронной подписи. Чтобы этого достичь, нужна продуманная инфраструктура взаимодействия между сотрудниками. Автор отчета выяснил, что больше всего способствует улучшению взаимодействия, как внутреннего, между сотрудниками организации, так и внешнего, с клиентами, поставщиками и партнерами.

Какие из перечисленных возможностей больше всех способствуют улучшению организации совместной работы?

Большинство респондентов считает, что главным условием правильно выстроенного взаимодействия является возможность делиться документами и прочим контентом. Большое значение имеет наличие автоматизированных процессов по согласованию и сайтов проектов с общими календарями и сводкой новостей по проекту – за эти пункты проголосовали около 45-50% участников опроса. Примерно одинаковое количество респондентов (от 30 до 35%) считает, что на улучшение взаимодействия напрямую влияет наличие доступа к контенту через мобильные устройства и централизованное хранение накопленных сотрудниками знаний. Наконец, меньшее количество респондентов проголосовало за возможность комментирования и совместного редактирования документов, инструмент для проведения видеоконференций, профайлинг участников команды и микроблоги.

Общий вывод автора отчета: организации считают, что простой механизм обмена документами, доступный с мобильного устройства, будет полезнее традиционных систем для работы с контентом. Но не стоит забывать, что такие традиционные системы по сути своей направлены на ограничение доступа к внутренней информации людям за пределами компании. Работа в облачных сервисах для обмена файлами потенциально ставит под угрозу конфиденциальность корпоративной информации.

Доступность, безопасность и мобильность

Мобильные устройства все чаще становятся предпочтительным средством для работы с информацией. Это означает, что организациям нужно выстроить гибкую информационную экосистему, которая бы обеспечивала своим пользователям безопасный доступ к информации с мобильных устройств.

Как бы вы описали доступность вашей основной ECM-/DM-системы удаленным сотрудникам и третьим лицам?

Большинство организаций предоставляют удаленным и мобильным сотрудникам доступ к системе через VPN. Около 15-20% опрошенных используют браузер на телефоне либо мобильное приложение. Чуть менее 20% респондентов предоставляют доступ к своей локальной системе третьим лицам через индивидуальные логины, менее 10% – через облако или мобильные устройства. Наконец, пятая часть опрошенных вовсе не позволяют удаленно подключаться к системе, а десятая часть в принципе не внедряла в организации инструменты для настройки удаленного доступа.

Автор отмечает, что использование VPN может быть не вполне удобно для удаленных сотрудников. Если на домашнем компьютере можно работать через браузер, то со смартфонами и планшетами все сложнее, особенно если интерфейс системы не адаптирован под мобильное приложение. На мобильном устройстве можно настроить поддержку VPN, но это не так просто и может создать дыры в безопасности. Главный вопрос заключается в том, как обеспечить доступ к системе мобильным сотрудникам и одновременно защитить корпоративную информацию.

Бизнес-процессы и электронная подпись

Одной из целей исследования было выяснить, с какой целью сотрудники обычно распечатывают документы. Оказалось, что более половины опрошенных распечатывают документы специально для того, чтобы поставить на них подпись в рамках процесса рассмотрения или согласования.

С какой целью вы обычно распечатываете документы?

Большинство опрошенных распечатывают документ, чтобы взять его с собой на встречу, половина, как уже было сказано, чтобы его подписать. От 45 до 50% респондентов прибегают к распечаткам, когда документ нужно прочитать офлайн или за пределами офиса, а также оставить к нему свои примечания и комментарии. Четверть опрошенных распечатывают документы на случай аудиторских проверок либо по требованию законодательства. Наконец, меньшее число респондентов (от 15 до 25%) распечатывают квитанции, заметки для проведения презентаций, важные электронные письма и различные документы для сохранения у себя личной копии.

Наибольший интерес вызывает распечатывание документа для проставления подписи. Это не только повышает издержки на бумагу, тонер и проч. Такой документ после подписания еще нужно отсканировать (можно сразу умножать на количество подписей), что увеличивает время, необходимое для завершения процесса работы с документом. Процесс может затянуться на дни, если не на недели, так как документ нужно распечатать, доставить в нужное место, а затем снова занести в систему. А если человек, которому нужно подписать документ, недоступен, еще и приходится ждать его возвращения.

Распечатывание также повышает риск утечки конфиденциальной информации (документ могут увидеть на принтере или рабочем столе неуполномоченные сотрудники) или потери документа. Использование электронной подписи в сочетании с ECM-системой, адаптированной для мобильных устройств, позволяет существенно повысить эффективность работы.

Вместо вывода

Мобильные устройства уже давно нашли широкое применение в бизнесе. Поэтому организациям нужно уметь предоставить возможность сотрудникам удаленно работать с контентом и участвовать в бизнес-процессах, так, чтобы сотрудники могли работать в офисе и за его пределами, в том числе на встрече с клиентами. А использование электронной подписи позволит устранить риски потери документов, несанкционированного доступа и затягивания бизнес-процессов.

Источник: AIIM