Иван Агапов: потребность в электронном документообороте ощущается остро в любой отрасли

Интервью Ивана Агапова, руководителя Отдела внедрения и сопровождения Synerdocs для журнала PCweek.

Какой прогресс в области ЮЗДО был достигнут в 2015?

Во-первых, многократно увеличился объем трафика – одного из основных критериев роста межкорпоративного обмена электронными документами. Что характерно, на текущий момент рост трафика происходит экспоненциально, то есть достаточно быстро.

Во-вторых, отрасли, которые начали осваивать обмен электронными документами (далее – ОЭД) год или два назад (2013-2014 гг.), в 2015-ом стали активно достигать результатов. Так, в ушедшем году планомерно начали наращивать объемы и в плане абонентов, и в плане отправляемых документов различные торговые сети и сбытовые компании. Еще одна подвижка 2015 года заключается в том, что отрасли, которые раньше только присматривались к обмену электронными документами с контрагентами, начали делать первые шаги: запрашивать у операторов коммерческие предложения, встречаться с их представителями, готовиться к конкурсам и т.д. С точки зрения расширения ОЭД в другие области это прогресс.

В-третьих, несмотря на тяжелую экономическую ситуацию в стране, интерес к электронным документам (ЭД) не упал, а напротив возрос. Наконец, приходит понимание, что переход на ОЭД – это шаг в сторону сокращения затрат. Что любопытно, окупаемость такого перехода достаточно быстро достигается именно в компаниях с большим документооборотом.

Что сейчас больше мешает широкому использованию ЮЗДО — архаичные нормы законодательства или консерватизм пользователей?

Зависит от конкретной ситуации. Безусловно, нормы современного законодательства нуждаются в расширении и обновлении. Но та база, которая есть сейчас, однозначно позволяет совершать многие вещи по обмену электронными документами. Как минимум, компании сегодня могут перевести в электронный вид значительную часть своего документооборота. А вот в части архивного хранения, использования специфических типов документов и других деталей ОЭД есть пока ограничения. Здесь явно требуются доработки со стороны законодательства.

Раз речь зашла о законодательстве в сфере ОЭД, хочу отметить, что в 2015 году заметно снизилась публичная активность, например, связанная с участием в каких-либо рабочих группах. Интересы сконцентрировались главным образом вокруг бизнес-задач, а публичная деятельность, результаты которой на первый взгляд неочевидны, отошла на второстепенный план. Могу предположить, что в дальнейшем это не с лучшей стороны отразится на скорости принятия НПА.

Что касается консерватизма пользователей, проявляется он, скорее, в некой инертности. Как думают рядовые пользователи? «Всё же и так работает на бумаге. Зачем что-то менять?» Тем более что для перехода от бумаги к электронным документам обязательно потребуется определенное количество времени, денег, людей, энергии, действий. Однако не нужно забывать, что все это естественные издержки, которые приходится нести при любых изменениях, а не только при переходе на обмен ЭД.

В каких отраслях и бизнес-процессах ощущается наиболее острая потребность в ЮЗДО?

Потребность в ЮЗДО ощущается остро в любой отрасли, где формируется достаточно много отправляемых и получаемых документов (десятки или сотни тысяч в месяц), где предъявляются высокие требования к своевременности получения документа, скорости его обработки или исправления.

Яркий пример – отрасль ритейла, где очень много документов от поставщиков. Если документы приходят в бумаге, их обрабатывают вручную или условно полуавтоматическим способом с использованием средств распознавания. Обработка же электронных документов происходит автоматически.

Показательны и различные сбытовые компании (энергосбыт, теплосбыт, водоканал), ежемесячно сталкивающиеся с массовой отправкой документов. По итогам месяца сбытовая компания выставляет своим контрагентам счета и акты за оказанные услуги. При этом число контрагентов может достигать нескольких десятков тысяч. Массово отправляя бумажные документы, компания несет прямые расходы на бумагу, печать, отправку. Переводя же документы в электронный вид, она в разы экономит свои затраты.

Сюда же можно отнести такую отрасль, как медицина, где в документообороте участвуют производители лекарственных препаратов, поставщики, дистрибьюторы, аптеки. Сами понимаете, пока лекарства доедут до аптеки, они «обрастут» несколькими пакетами документов. Понятно, что необходимо автоматизация этой цепочки документооборота достаточно актуальная задача.

Фактически любое массовое производство, связанное с оптовой и розничной торговлей, имеет потребность в обмене электронными документами. Другое дело, что в одних компаниях переход на ОЭД только планируется, а в других уже произошел.

Нужна ли юридическая значимость для внутрикорпоративного документооборота?

Не всегда – все зависит от типа документов и поставленных задач. Честно говоря, в рамках внутреннего документооборота вопрос юридической значимости может быть решен без использования квалифицированной электронной подписи – за счет простой или неквалифицированной.

Рассмотрим ситуацию, когда внутри компании и за ее пределами используются электронные документы. Внутренний документооборот в таком случае приобретает определенную значимость. Если сотрудник подписал документ электронной подписью в своей системе, то именно этот документ именно с этой подписью уйдет контрагенту. Юридическая значимость здесь должна быть предусмотрена автоматически.

А вот случай условной юридической значимости. Представьте, что внутри организации используются электронные документы, а вне ее – бумажные. То есть несмотря на то, что согласование происходит в электронном виде, в конечном счете подписывается бумажный оригинал документа. Для крупных компаний это частая ситуация. По большому счету в процессе согласования юридическая значимость (с использованием КЭП) часто существенной роли не играет. Поэтому достаточно выпустить внутреннее положение об отсутствии необходимости использовать дополнительные средства подписания.

Есть определенные категории компаний, где создается достаточно много внутренних документов. Обычно это крупные компании, холдинги (в том числе производственные), для которых характерны массовое перемещение товаров, внутренние продажи и другие процессы, которые не обходятся без создания документов. Перевод внутреннего документооборота в электронный вид экономит существенные ресурсы компании, связанные с печатью документов, с временными и трудовыми затратами. Соблюдение юридической значимости здесь, конечно, обязательное условие.

Так ли уж необходим роуминг между операторами ЮЗДО?

Необходим. Большинству компаний приходится работать с несколькими операторами одновременно. Вести работу сразу в нескольких приложениях/системах, как минимум, неудобно. У крупных организаций раньше все упиралось в проект по интеграции корпоративной системы с сервисами операторов и соответственно расходами на его разработку, внедрение, сопровождение. С появлением роуминга все стало гораздо проще.

Одно из ключевых преимуществ роуминга это получение общей адресной базы, где по ИНН или КПП можно найти нужного контрагента. Никому не хочется совершать кучу дополнительных действий – сначала подключиться к одному оператору, потом к другому… Хочется добиться таких же результатов, как на рынке сотовой связи, где звонки можно совершать любому абоненту напрямую, независимо от того, к какому сотовому оператору он подключен. Это идеальная ситуация, на мой взгляд.

Достаточно много интересных идей о роуминге было озвучено на онлайн-семинаре Synerdocs «Роуминг с разных сторон: электронные документы глазами всех участников обмена», поэтому рекомендую с ним ознакомиться.

Полностью таблица представлена на сайте РОСЭУ.

СЭД и ERP – кто главный по части ЮЗДО?

Не совсем корректная формулировка, так как всё зависит от типа документов. По сегодняшним оценкам, 90% документов, используемых на рынке, это счета-фактуры, товарные накладные и акты. И для работы с ними подходят как раз ERP-системы. Но если мы говорим про договоры или другие специфические типы документов, то здесь очень важную роль играет СЭД.

Выходит, что сегодня чаще используется ERP, но и СЭД не стоит в стороне. Особенно если говорить про архивное хранение электронных документов. ERP в отличие от СЭД не обладает этой возможностью в достаточной мере. И таких примеров наберется немало. Считаю, что здесь должно быть взаимодополнение. ERP и СЭД не противостоят друг другу, наоборот, они должны развиваться параллельно.

Как обеспечить долгосрочное хранение юридически значимых электронных документов?

Вопрос достаточно объемный. Помимо классических вопросов про обеспечение сроков хранения, ответственность за хранение и прочего, я бы выделил несколько других важных моментов:

1.   Юридическая значимость. Необходимо использовать дополнительные средства, чтобы спустя время можно было проверить ЭП на документе. Чтобы обеспечить необходимый срок хранения с учетом проверки подписи спустя год и более, мы, например, используем усовершенствованную электронную подпись.

2.   Техническая составляющая. Для сохранности данных, важно то, где хранятся юридически значимые электронные документы, на каком «железе», существует ли резервное копирование и т.д.

3.   Программное обеспечение и форматы документов. Не менее важно, как спустя годы будет открываться документ, можно ли его будет найти в системе, как будут распределяться на него права доступа. Другая составляющая – формат электронного документа. Если это какой-либо специфический формат, срок хранения которого составляет 15-20 лет, есть высокая вероятность, что спустя годы соответствующего ПО просто не будет, и компании за свой счет нужно будет обеспечивать средства для работы со специфическим форматом.

Дорожная карта ЮЗДО: какие задачи предстоит решать в 2016 году?

Конечно же, будут развиваться проекты клиентов. Те, кто уже достиг определенных успехов в 2015-ом, продолжит работать в данном направлении, масштабируя полученные результаты на своих контрагентов, на другие типы документов. Те же компании, которые только ступили на путь обмена электронными документами, возьмутся за выполнение конкретных проектов. На каждом из проектов важно будет показать реальные результаты и выгоду, сейчас это как никогда актуально в нашей стране.

Также в 2016 году продолжит развиваться роуминг, появится новая функциональность, необходимая клиентам, в электронном виде начнут шире использоваться другие типы документов, в том числе и специфические отраслевые.

Источник: Юридическая значимость электронных документов — ключ к эффективности бизнес-процессов