Из делопроизводителя — в ИТ-специалиста. Как получить новую профессию за пару месяцев?

Руководитель отдела материально-технического снабжения компании «КМК-Строй Югра» Марат Хайбуллин долгое время был вынужден мириться с несовершенством бумажного документооборота в сфере снабжения строительной компании. И он точно знал, каких усилий стоили попытки удержать под контролем поток документов по каждому объекту на всех этапах работ, и к каким последствиям приводили сбои в связанных с этим документооборотом процессах.

Поэтому, когда начались работы по цифровизации, Марат вошел в команду внедрения: выяснял потребности компании в программном обеспечении, составлял список функциональности будущего ПО, разрабатывал критерии выбора системы.

Коротко о проекте:

• выбрали коробочную версию системы Directum Lite;
• внедрили модули и готовые решения «Договоры», «Делопроизводство», «Проекты», «Финансовый архив», «Совещания», интеграция с «Диадок», мобильные приложения Directum Solo и Directum Jazz;
• объединили в одной системе 4 юрлица, стали подписывать электронно более 70% документов, повысили исполнительскую дисциплину с 60 до 95%, начали оцифровку проектной деятельности, а первый экономический эффект почувствовали через 3 месяца.

Марат Хайбуллин стал одним из двух обученных администраторов системы. Полученные знания помогли ему навести порядок в одном из самых непростых процессов — закупке материалов для строительства: он освоил моделирование бизнес-процессов и сам настроил регламент закупки.

Марат Хайбуллин

руководитель ОМТС ООО «КМК-Строй Югра»

Изначально в регламенте было 4 пункта: размещение заявки, согласование, бухгалтерия и закрытие сделки. Сейчас у нас 12 пунктов, и их количество меняется в ту или иную сторону в зависимости от потребностей. Это очень удобно! Все документы по товару — накладные, логистика, счета, фотографии материала, весь его путь — все в одном месте, в одной задаче. Участники и контролирующие в любой момент могут посмотреть — где сейчас товар, на каком этапе задержался, кто не выполняет задачу в срок, кого нужно поторопить.

Аудитор — проектный менеджер

Внутренний аудитор компании-производителя сантехники бренда VitrA Семен Самсонов не раз видел в компании последствия неупорядоченности договорной работы: заметные финансовые потери, отсутствие контроля над ситуацией, некачественные услуги из-за того, что не было возможности оспорить действия недобросовестных поставщиков. Производству срочно требовалась автоматизация договорных процессов.

Изначально в компании не очень активно принимали участие во внедрении. Но во время реализации проекта уволившиеся сотрудники «унесли» с собой значительную часть знаний, а оставшиеся пытались саботировать изменения в работе. Стало ясно, что проекту нужен руководитель. Эту роль взял на себя Семен Самсонов. Аудитор собрал команду внедрения, определил ключевых участников и их роли, собрал функциональные требования к будущей системе, подсветил «узкие» места в процессах для их оптимизации, смоделировал новые процессы по работе с договорными документами. Словом, за короткое время прокачался в профессии проектного менеджера.

Коротко о проекте:

В компании внедрили систему для среднего и малого бизнеса Directum Lite:

• модуль «Договоры»;
• мобильное приложение Directum Jazz.

Пользу от внедрения системы ощутили все пользователи. Особенно в компании оценили:

1. Быстрый просмотр истории согласования договора.
2. Оперативное ознакомление с документами и задачами, подписание через мобильное приложение.
3. Постоянный доступ к историческим документам и контроль процессов вне офиса.
4. Возможность оценить объективную нагрузку на сотрудников при помощи отчетов в системе.

Инициаторам договоров понравились понятный и оперативном поиск исторических данных, простая структура процессов согласования и исчерпывающая справка-инструкция для создания договора.

Секретарь-делопроизводитель — специалист по настройке Directum RX

Автор заявки от строительной компании «Стройтэк» Татьяна Лазарева до цифровизации документооборота в организации работала секретарем-делопроизводителем. Она еще помнит царивший в то время бумажные хаос:

• сложные и длительные процессы согласования заявок на закупку;
• беспорядок в процессах по подбору и согласованию подрядных бригад;
• отсутствие на строительном проекте четкого распределения ролей, обязанностей, зон ответственности и сроков работ.

Компании был нужен инструмент для контроля последовательности процессов, результатов и сроков исполнения. Так же была потребность в единой базе данных с избирательным доступом к документам. Нужно было упорядочить процессы согласования и навести порядок во входящей и исходящей корреспонденции. То есть — стояла задача упорядочить бизнес-процессы компании, чтобы повысить их эффективность.

Коротко о проекте:

Внедрили модули системы Directum Lite: «Делопроизводство», «Договоры», «Совещания», «Проекты», с помощью которых:

• все документы создаются в системе, с единой нумерацией и регистрацией;
• максимально переведены в цифру входящая/исходящая корреспонденция, регламенты, положения и приказы, служебные записки;
• стал прозрачным подбор подрядных бригад для работы на объектах, а их загрузка видна в системе;
• еженедельные планерки по всем объектам проходят с ведением протоколов и автоматической рассылкой поручений по ним;
• согласование документов проходит по заранее настроенным маршрутам.

Еще на старте проекта руководству компании удалось заинтересовать сотрудников в цифровой трансформации процессов и документооборота, поэтому особого сопротивления коллектива при внедрении не было. Администратором системы назначена делопроизводитель Татьяна Лазарева — после окончания курсов она стала сертифицированным специалистом по настройке Directum RX и разбирается в управлении бизнес-процессами и нотации BPMN. Она принимала участие в оптимизации системы и ее стартовой настройке, обучала ключевых пользователей и помогала коллегам привыкнуть к ПО. Во многом благодаря ей в компании:

• исполнительская дисциплина выросла до 70%;
• расходы на бумагу и содержание офисной техники снизились на 10%%
• согласование документов стало на 25% быстрее.

И теперь у Татьяны — две профессии.