5 негативных факторов для совещания и как с ними бороться

Ежедневно практически в каждой организации проводится одно или несколько совещаний, на которых принимаются разные по степени важности решения. Механизм работы предприятия требует выполнения и крупных и, казалось бы, мелких решений.

Безусловно, если проблема важная и срочная, она не даст о себе забыть. Если прорвало трубу и хлещет вода, ее быстро перекроют и без всякого совещания. Даже если задача важная и срочная только для одного из участников совещания (хлещет только у него в кабинете, а сам перекрыть не может), он будет теребить других, пока те не сделают что ему нужно.

А если проблема не такая важная и срочная? (Как, видимо, было дело с технической документацией из примера.) Либо нет кровно заинтересованного в результате человека? Как поставить выполнение решений в организации на поток? Может ли помочь в этом автоматизация и ECM-система?

Успешному исполнению решений, принятых на совещании, по моему опыту способствуют следующие шаги:

● Назначение секретаря.

● Фиксирование решений и согласование их с участниками совещания.

● Постановка задачи исполнителям.

● Контроль исполнения.

● Оповещение заинтересованных лиц о выполнении задачи.

Все это можно делать и без автоматизации. Например, решения совещания можно записать на бумаге. Но в этом случае нет гарантии «системности», некоторые шаги могу быть забыты, усложнится передача информации. Если автоматизировать процесс, то ECM-система сама проведет участников через необходимые этапы.

Не все из перечисленных выше действий являются обязательными. В простых случаях они могут быть не нужны, например, если поручение выполнено быстро, то контроль сроков не нужен, участники понимают друг друга с полуслова — чудесно, зачем им согласовывать решения.

Риски неисполнения решений по итогам совещания возрастают, когда много участников совещания, участники из разных подразделений (впервые взаимодействуют друг с другом), спорные вопросы на повестке, на совещании не присутствуют исполнители поручений или заинтересованные в исполнении решений лица, выдаются объемные или отложенные по времени поручения. В этих случаях выполнение хотя бы некоторых из перечисленных выше действий повышает шансы поручений быть исполненными.

Остановлюсь на каждом из них подробнее.

Назначение секретаря

Решение, в первую очередь, организационное. На каждом совещании должна быть выделена роль секретаря, который занимается оформлением протокола и постановкой задачи исполнителям решений. Это может быть секретарь руководителя, секретарь коллегиального органа, либо просто один из участников совещания — как правило инициатор. Кто именно будет выполнять роль секретаря, имеет смысл обсудить в начале совещания, чтобы человек знал, что ему надо фиксировать ход обсуждения.

Фиксирование решений и согласование их с участниками совещания

После совещания секретарь оформляет протокол. Казалось бы, этот этап можно и пропустить, если исполнители присутствовали на совещании. Однако вспомним наш пример — оформленный и согласованный со всеми участниками совещания протокол позволит устранить различное понимание принятых решений, может содержать информацию о том, почему принято решение, позволит лучше понять важность и сроки исполнения решений.

Информационная система может помочь секретарю:

● создать протокол по заданному шаблону;

● заполнить ранее известные данные — тему и дату проведения совещания, список участников, вопросы повестки;

● напомнить о том, что нужно оформить протокол. Важно оформлять протокол вовремя. Лучше всего сразу после совещания, иначе может сдвинуться начало работ по поручениям.

Постановка задачи исполнителям

Когда протокол согласован, необходимо поставить задачу исполнителям решений. Лучше напомнить исполнителям, даже если они присутствовали на совещании. Они могли упустить, что было озвучено поручение, могли не понять, что поручено именно им, выйдя с совещания могли сразу же переключиться на другие вопросы. В этом случае задание в ECM-системе с конкретным сроком исполнения не даст забыть о поручении.

Если же исполнитель поручения не присутствовал на совещании важно не только отправить задание, но и лично проговорить, что нужно сделать, для чего, почему, к какому сроку, каким должен быть результат работы, ответить на вопросы исполнителя.

Контроль исполнения

Далее мы надеемся, что исполнители — ответственные и организованные люди. Они выполнят свои поручения вовремя, либо делегируют их другим исполнителям, либо заранее сообщат о сдвиге сроков работ, но в жизни так бывает не всегда. Не лишним будет за некоторое время до планового срока поручения узнать, как идут дела по нему, есть ли какие-то проблемы, мешающие выполнить поручение в срок. Если поручение объемное или растянутое по срокам (как было дело с нашей технической документацией), надо контролировать ход работ не в конце срока, а регулярно, например, раз в неделю. Об этом тоже надо заранее договариваться с исполнителем.

Получается, что за каждым поручением должен быть закреплен не только исполнитель, но и контролер. Это может быть человек, заинтересованный в выполнении решения, сотрудник отдела контроля (если такой отдел есть на предприятии), секретарь или председатель совещания, руководитель подразделения исполнителя. Контролер, если он не участвовал в совещании, тоже должен быть в курсе, что он является контролером и понимать важность и сроки задачи.

ECM-система может уведомить контролера о том, что он является контролером, выполнять запрос информации о ходе работ у исполнителя за несколько дней до планового срока поручения или регулярно. Может предоставлять сводную информацию по всем контролируемым поручениям — по каким приближается плановый срок окончания работ, и пора узнать, как идут дела.

Для исполнителя в ECM-системе будут полезны функции:

● запрос продления срока у контролера — для того чтобы информация о новом сроке была зафиксирована в системе. Если просто поговорить с контролером, то в курсе продления срока будут только исполнитель и контролер, а все заинтересованные лица будут по-прежнему ожидать выполнения задания в первоначальные сроки.

● делегирование поручения другому исполнителю (например, первоначальный исполнитель перегружен, либо решение данной задачи вне его компетенции). Эта информация также должна фиксироваться в системе, чтобы знать с кого спрашивать результат.

А если срок вышел, а результата нет? Нужно общаться с исполнителем лично, выяснять причины и актуальные сроки. ECM-система может предоставить сводную информацию по просроченным поручениям, что особенно удобно, если у контролера много поручений на контроле.

Оповещение заинтересованных лиц о выполнении задачи

Если поручение выполнено в срок, контролер знакомится с результатами, принимает задачу. А как же остальные участники совещания узнают о том, что поручение выполнено? Контролер должен не забыть сообщить им об этом, либо при постановке задачи в ECM-системе указать, кого нужно уведомить о выполнении поручения.

* * *

Добиваться исполнения решений, принятых на совещаниях можно разными способами: пустить все на самотек и надеяться, что все будет сделано само, «стоять» над исполнителем и неусыпно контролировать исполнение решений, а можно заранее распределить роли и обязанности и переложить часть задач на ECM-систему. При этом важно понимать, что само по себе наличие ECM-системы, и даже занесение в нее информации, без организационных мер и должного контроля со стороны конкретных сотрудников не заставит поручения выполняться сами собой. Важна заинтересованность в результате, четкое распределение ролей, а ECM-система хороша лишь в качестве удобного инструмента, который напоминает, когда и что надо сделать, когда и что надо проконтролировать и рассказывает заинтересованным лицам о результатах работы.