Обзор исследования Deloitte «Уровень развития кадрового электронного документооборота в компаниях в России» 2019

КЭДО, или Почему все перейдут на HR-процессы без бумаг 17% компаний России уже перевели часть кадровых процессов в электронный вид. Из них 93% компаний планируют развивать это направление и дальше. Такие результаты получила компания «Делойт» при проведении исследования уровня развития кадрового электронного документооборота в России в 2019 г.

Процесс перехода на кадровый ЭДО

Хорошо ли вы знаете КЭДО? Проверьте себя! Согласно исследованию, чаще других используют кадровый ЭДО компании, осуществляющие деятельность в сферах телекоммуникации, медиа и технологий (5%), розничной и оптовой торговли (3%), производства потребительских товаров (2%), нефтегазовой, энергетической промышленности и металлургии (2%).

Бытует мнение, что сначала проще перевести в электронный вид любой другой бизнес-процесс (например, делопроизводство или согласование договоров), а уже потом стоит переводить кадровый документооборот. 5% компаний доказали обратное и начали автоматизацию своего предприятия именно с кадровых процессов.

Наибольший интерес к автоматизации кадрового документооборота проявляют крупные компании с численностью персонала более 2500 сотрудников. Персонал таких компаний разбросан как минимум в пределах одного населенного пункта, а зачастую — по всей стране. Компании имеют значительные затраты на создание, согласование, организацию подписания и пересылку документов. Поэтому автоматизация кадровых процессов — хороший способ сэкономить.

Зависимость перевода кадровых процессов в электронный вид от численности персонала.

Электронный кадровый документооборот также уменьшает трудозатраты каждого работника на работу с кадровыми документами. Поэтому средние компании тоже заинтересованы в автоматизации кадровых процессов.

Из 17% компаний, которые перевели кадровые процессы в электронный вид, 40% пошли по инновационному пути и полностью отказались от дублирования кадровых документов в бумажной форме.

Процессы уже в электронном виде

Текущая версия трудового законодательства пока просит вести бОльшую часть документов на бумаге. При этом есть документы, которые либо не упоминаются в ТК РФ и других НПА, либо упоминаются, но к ним нет жестких требований по ведению в бумажной форме. Так результаты исследования показали, что чаще всего компании автоматизируют процессы:

● Организация рассылки расчетных листков;

● Оформление ежегодных отпусков;

● Направление в командировки.

Чуть отстает от топ-3 процесс оформления электронных кадровых документов с дистанционными работниками, для которых это явно разрешено.

Юридическая значимость

Суды всё чаще (в 80% случаев) принимают электронные кадровые документы как доказательства. Налоговая и аудиторы также пробуют работать с документами в электронном виде в тех компаниях, которые внедрили кадровый ЭДО. В большинстве таких случаев компании проходят проверки.

Результаты исследования ещё раз доказывают, что при выборе типа электронной подписи работодатели склоняются к варианту простой электронной подписи (ПЭП). Такую подпись использует большинство опрошенных компаний (93%). При том часть их них использует ПЭП в сочетании с квалифицированной (КЭП) или неквалифицированной электронной подписью (НЭП). Но бОльшая часть компаний (80%) использует только ПЭП. Лишь 6% компаний, в которых внедрен кадровый ЭДО, используют для подписания документов КЭП. 13% компаний используют НЭП.

70% компаний урегулировали процедуру электронного взаимодействия между работником и работодателем в локальном нормативном акте. Из них 35% разработали комплексный локальный нормативный акт, включающий в себя наиболее типичные положения (права и обязанности работника и работодателя, процедуру идентификации сторон, защиту персональных данных, доступ к хранению электронных документов).

Что дальше?

Большая часть респондентов (73%), использующих КЭДО, отметили отсутствие законодательного регулирования как самую существенную проблему при переходе на электронное взаимодействие между работником и работодателем. Да, текущий уровень законодательства сильно тормозит развитие кадрового ЭДО на предприятиях России. Но уже сейчас Минтруд работает над проведением эксперимента 2020 г., в результате которого часть кадровых документов будет переведена в электронный вид, что будет закреплено в ТК РФ и других НПА.

Полностью с результатами исследования можно ознакомиться по ссылке.

Источник: Исследование Deloitte «Уровень развития кадрового электронного документооборота в компаниях в России: результаты исследования за 2019 год»