Кадровый электронный документооборот. Уже на службе государства

Государство активно поддерживает цифровую трансформацию компаний в части кадрового документооборота. Это подтверждает целый набор инициатив: эксперименты Минтруда по использованию КЭДО, законодательное закрепление нового формата в 377-ФЗ, появление государственного мобильного приложения Госключ, с помощью которого можно подписывать кадровые документы, создание цифровой платформы «Работа в России». Список можно продолжать.

Все преимущества электронного формата нужны институтам власти в той же мере, что и бизнесу. Именно поэтому в июне 2023 года стартовал эксперимент по использованию электронных документов в кадровой работе отдельных федеральных органов исполнительной власти.

КЭДО для госслужащих, или Что известно об эксперименте по применению электронных кадровых документов

Инициативу курирует Минцифры. Также в эксперименте участвуют Федеральное казначейство, ФНС, на добровольной основе — федеральные государственные гражданские служащие этих ведомств и граждане России, которые претендуют на замещение должностей в них.

Цель эксперимента — протестировать электронных кадровых документов на федеральной государственной гражданской службе и сформировать предложения по изменению законодательства.

Работы с документами ведутся на базе федеральной государственной информационной системы «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации» (ФГИС «ЕИСУКС»). Ее работу регулирует постановление Правительства РФ от 03.03.2017 N 256. Согласно документу, одна из основных целей создания ЕИСУКС — автоматизация кадровой работы, в том числе посредством внедрения электронного кадрового документооборота.

Эксперимент продлится до 31 мая 2024 года. Отчитаться о его результатах Минцифры должно до 28 июня 2024 года. Ожидается, что одним из итогов станет окончательное формирование нормативной правовой базы кадрового электронного документооборота для госслужащих.

Пока законодательные акты дорабатываются, и вопросы подписания кадровых документов до конца не регламентированы, органы госвласти обращают пристальное внимание на перевод в цифру процессов — к примеру, отпусков и командировок, которые традиционно сопровождаются большим количеством этапов и бумажной волокиты.

КЭДО для гражданских служащих

Эксперимент идет, а значит, нормативные рамки кадрового ЭДО для федеральных госслужащих еще формируются. А как обстоят дела с сотрудниками региональных органов власти, подведомственных учреждений, органов муниципального самоуправления?

Статья 44.1. 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» предписывает федеральным органам исполнительной власти (ФОИВ) использовать ЕИСУКС в области государственной службы. Субъектам РФ доступен выбор между федеральной ГИС и собственными решениями. К последним предъявляют два требования: совместимость с ЕИСУКС и соответствие требованиям к объему и содержанию сведений о кадровом обеспечении государственных органов, подлежащих хранению, обработке и передаче в электронном виде.

Цифровая трансформация в действии — кейсы внедрения Directum RX в госсекторе Что это значит в прикладном плане? Региональные органы власти, а также ведомства, в которых гражданские служащие работают на основании Трудового кодекса, могут переходить на КЭДО уже сейчас. Для этого они вправе использовать любые решения российских вендоров, которые удовлетворяют требованиям 79-ФЗ и гармонично встраиваются в имеющуюся инфраструктуру. Многие региональные органы власти уже присматривают подходящие решения на рынке. При оценке профильных систем внимание обращают в первую очередь на импортонезависимость, а также на то, удовлетворяют ли они требованиям по инфобезопасности и охране персональных данных.

Открытые вопросы

Внедрение кадрового электронного документооборота — относительно новая задача для госорганов, поэтому пока существуют «белые пятна»:

1. Неясно, какие инструменты использовать для подписания кадровых документов. В госсекторе нет опыта применения сторонних сервисов для заверения документов, а значит, и доверия к ним. На роль универсального инструмента претендует Госключ — бесплатное государственное мобильное приложение, в котором можно получить как усиленную неквалифицированную, так и усиленную квалифицированную электронные подписи. В то же время Госключ доступен только с телефона, а значит, для пользователя это дополнительный интерфейс, который нужно освоить.
2. Еще один вопрос — как корректно хранить электронные кадровые документы в течение установленных законом сроков и передавать их сотруднику при увольнении с сохранением юридической значимости. Ожидается, что эта сфера будет регламентирована нормативными актами, которые сейчас в разработке.
3. Каждое внедрение предполагает настройку интеграций с уже используемыми в ведомстве системами — учетной, СЭД. Поэтому ожидаемо возникнут вопросы о том, где будут «рождаться» документы, и что делать, если руководитель уже привык подписывать их в системе электронного документооборота. Вряд ли ему понравится вариант заверять кадровые документы в отдельной системе.

Также очевидно, что в тех случаях, когда КЭДО будет организовано на базе «сторонних» информационных систем, потребуется интеграция с ЕИСУКС. Формат такой интеграции пока не определен.

Все проблемы не кажутся критичными, но могут потребовать компромиссов при реализации. В этой ситуации для целей КЭДО лучше выбирать программные продукты вендоров с богатым опытом внедрений и доработки информационных систем в самых разных организациях.

КЭДО в госорганах на примере Directum

Программные продукты Directum разработаны в России, входят в реестр отечественного ПО, совместимы с российскими и свободно распространяемыми программами. При облачной поставке ИТ-решения Directum размещаются в ЦОДах на территории Российской Федерации.

Обработка сообщений граждан через интеграцию с ПОС. Опыт Тюменской области В число 3000+ клиентов вендора входят многие государственные учреждения, в том числе Роструд, Минприроды РФ, Правительство Удмуртской Республики, Администрация Губернатора Владимирской области, Правительство Астраханской области и другие. Почему они выбирают программные продукты Directum? Решения для госсектора учитывают специфику отрасли, содержат передовые инструменты, перечень которых постоянно расширяется, и взаимодействуют с государственными информационными системами (ПОС, МЭДО, СМЭВ и пр.).

Как отправить в отпуск 50 тысяч человек: изучаем систему КЭДО под нагрузкой В то же время у компании богатый опыт внедрения КЭДО и цифровизации кадровых процессов для разных заказчиков, среди которых «Лента», «ЮТэйр», ESTEL, «Европлан», Федеральный центр медицины катастроф и другие. В этих организациях перевели в цифру документы и HR-процессы на базе системы Directum HR Pro. В нее входят готовые решения для КЭДО, приема на работу, ознакомления с ЛНА, управления отпусками и командировками.

Что важно знать о новом формате кадрового электронного документа уже сегодня Система полностью соответствует требованиям законодательства в области кадрового ЭДО (407-ФЗ, 377-ФЗ и 63-ФЗ) и поддерживает форматы кадровых документов, утвержденные Приказом Минтруда России № 578н. Новинки, которые инициирует государство, оперативно находят свое отражение в системе.

В Directum HR Pro доступны возможности самостоятельной настройки бизнес-процессов в режиме no-code — без программирования. Для этого ведущему пользователю достаточно освоить несложный визуальный редактор и сконструировать в нём процессы с учетом потребностей конкретной организации.

Схема согласования заявления на отпуск в Directum HR Pro

Для крупных ведомств с разветвленным штатом важна масштабируемость ПО. Платформа в основе Directum HR Pro прошла нагрузочное тестирование, которое подтвердило ее отказоустойчивость при одновременном подключении 50 тыс. пользователей. Это значит, что в системе могут работать организации со штатом 100-200 тыс. человек.

Решения внутри экосистемы Directum взаимодействуют друг с другом бесшовно, одновременно развиваются и обновляются, не требуют дополнительных затрат на настройку интеграций.

Экспертиза Directum на стыке двух областей — цифровой трансформации в госорганах и перевода кадровых процессов в электронный вид — дает вендору возможность предложить государственным ведомствам проработанные решения для КЭДО с учетом специфики отрасли уже сегодня. Экономический эффект от цифровизации кадровых процессов не заставит себя ждать: внедрение КЭДО сокращает расходы на организацию документооборота в 3-5 раз и ускоряет его в 8 раз. Цифровизация бизнес-процессов по сравнению с внедрением только КЭДО эффективнее еще в 4 раза. И даже только выстраивание в цифре управления отпусками снижает затраты на процесс до 10 раз.

Изображение: freepik.com