Кадровый голод: как СЭД помогает удерживать опытных работников и обучать новых

Что касается первого пункта, внедрение информационной системы помогает справляться с возрастающими объемом задач прежним количеством сотрудников. Опыт клиентов показывает, что со структурированными регламентами на рутинную работу уходит в 3 раза меньше времени. Освободившиеся часы можно направить на задачи, требующие творческого подхода и высокой экспертизы.

«Нужна система — выбери хорошую» — как руководителю проекта собрать хотелки с будущих пользователей? Также выстроенные процессы снижают текучку кадров. Людям становится интереснее и легче работать, ведь они видят результат. Это важно, потому что уход одного сотрудника влияет на всю компанию: человек уносит с собой не только знания и опыт, но и — такое часто бывает — клиентов, полезные контакты, технологии, идеи.

«Палки в колеса» во время обучения новичка

Даже если вам удастся быстро найти замену, это все равно потери. Процесс адаптации нового сотрудника в среднем занимает от двух недель до шести месяцев. В это время компания тратит усилия и ресурсы на его обучение. А он может не оправдать надежд и тоже уйти, потому что столкнется с типичными проблемами новичка в небольших и средних компаниях:

1. Нет информации об устоявшихся правилах работы. Первые задачи могут вызвать непонимание. Неизвестно, в какой последовательности выполнять поручения, какой результат ожидается, в какие сроки.
2. Устаревшие инструкции и документы, которые описывают должностные обязанности. Если они не поддерживаются в актуальном состоянии, сотрудник может быть сбит с толку.
3. Нехватка информации или ее избыток на начальных этапах. Первые дни в новой компании — это стресс. С одной стороны новичку надо дать исчерпывающую информацию для успешного старта, с другой — не перегрузить данными, которые он все равно не запомнит сразу.

Как компании упростить процесс адаптации:

1. Накапливать и оформлять корпоративные знания. Это поможет новому сотруднику быстрее погрузиться в работу, меньше отвлекать коллег и раньше выйти на высокие темпы.
2. Повысить прозрачность действующих процессов. Так будет проще подхватить задачи.

Накопление и оформление корпоративных знаний

В современном бизнесе корпоративные ценности и знания становятся основным инструментом управления. Они объединяют, мотивируют и направляют коллектив. Поэтому информацию следует собрать в одном месте, обеспечив к ней доступ всем работникам.

В базе знаний обязательно фиксировать информацию:

• ценности компании и в каком направлении развивается бизнес;
• систему менеджмента качества и организационную структуру;
• технологии работы по каждому подразделению;
• информацию о продукте, услугах и клиентах;
• всё, что вы считаете нужным транслировать в компании.

Пример оформления структуры компании в Базе знаний в системе Directum Lite

Каждому разделу или направлению знаний нужен ответственный эксперт — сотрудник, который дополняет и актуализирует информацию.

Например, новичку будет полезен раздел, где описана общая корпоративная информация. Темы, которые помогут ему за один рабочий день познакомиться с компаний. Экспертом по этому направлению будет HR-специалист.

Пример оформления структуры информации для новичка, Directum Lite

Если информация о компании доступна в едином и обновляемом источнике, это облегчает внутреннее обучение сотрудников на разных уровнях. Новичкам легче влиться в работу, среднему персоналу —переходить на новый уровень или пробовать себя на другой должности, а линейным руководителям —расширять свои обязанности.

Пример оформления статьи в Directum Lite

Подключаем нового сотрудника к действующим процессам

Обычно в первые дни новому сотруднику дают типовые задачи, чтобы он усвоил основные правила и заодно изучил нужные документы. Совершить критические ошибки новичку не дадут особенности информационной системы.

Настроенные поэтапные процессы, регламенты или маршруты согласования

В каждой компании сотрудники постоянно взаимодействуют: выполняют задачи, реализуют проекты, готовят документы, согласуют их и утверждают. Каждый процесс включает в себя действия, которые несколько участников должны сделать по цепочке.

Часто в организациях уже есть принятые правила, но если перенести их в СЭД, то работа будет происходить быстрее, чётче, без лишней беготни и переговоров. Например, в Directum Lite исполнителям не нужно запоминать, кому отправлять задачи и не придётся самостоятельно контролировать сроки — система все это сделает за них. Причем весь процесс будет как на ладони: этапы, переписка, создающиеся документы сохранятся в одном месте.

Права доступа и роли

Роли в компании используются для объединения сотрудников по их обязанностям. Они помогают быстро назначать человеку права доступа к документам и объектам системы.

Порядок в документах и безупречная репутация: как внедрить СЭД и избежать саботажа Пример: в понедельник в компанию приходит новый юрист. Накануне администратор системы заводит карточку сотрудника, включает его в роль «Ответственные за договоры». Утром работник уже имеет доступ к необходимым процессам, документам и всей функциональности системы.

Командная работа в Agile-досках

Контролировать и отслеживать работу команды можно через такой инструмент, как Agile-доски. Визуализация дает быстро оценить, кто какие работы выполняет. Если коллега внезапно выпал из процесса, то замещающий сможет легко подхватить его задачи.

Пример: каждую неделю команда ИТ-подразделения должна распределить задания между сотрудниками. Для этого на доске есть тикеты-задачи и колонки-этапы. Сотрудник передвигает свой тикет в другой столбик, пока задача не будет выполнена полностью. Видно, у кого тикетов много, у кого меньше, на каком шаге они застряли.

Все перечисленные инструменты сокращают период, когда новичок превращается в настоящую «боевую» единицу. Руководство быстрее начнет получать результат, а сотрудник удовлетворение от работы.